2024年6月20日
2021年7月1日
「アウトソーシングサービスに興味はあるけど……スーパー秘書™に実際、仕事を依頼したらどうなるの？」と考えているスモールビジネスの経営者や個人事業主の方へ。
今回はスーパー秘書™に問い合わせいただいてから対応するプロセスと、様々な業務で活用しているクライアントさんの事例をお伝えします！
初回相談後、担当コーディネーターが決定
スーパー秘書™に最初に問い合わせいただいた時は、まず営業担当が相談内容をヒアリングします。この初回相談は、無料です。
お話した上で「ちょっと違う」と思ったら、ここでお断りいただいても構いません。
「スーパー秘書™にお願いしたい」との要望があった場合は、担当コーディネーターを決めます。コーディネーターとは、それぞれのクライアント様に１名ずつつく、お客様窓口的存在です。
スーパー秘書™のコーディネーターは全国各地に10名以上おり、完全オンラインで仕事しています。平日昼間、夜間、土日祝日など、ご希望のレスポンス時間や、依頼したい業務内容に合わせて、最適なコーディネーターを選定します。
Zoomなどで初回打ち合わせ
打ち合わせはZoomなどのビデオ会議システムで行います。
営業担当が事前にヒアリングした「スーパー秘書™に依頼したい業務」について、担当コーディネーターが詳細をおうかがいします。お困りごとや業務の方向性をヒアリングしながら、スーパー秘書?で対応できる業務内容や具体的な方法を提案することもあります。
そうして業務量や優先順位、納期を確認して、業務フローをクライアントと一緒に整理します。秘書スタッフがスムーズに業務をスタートできるよう、疑問点は事前にできるだけクリアにするようにしています。
業務内容を整理して、ムダなく効率的に運用
スーパー秘書™にお仕事を依頼してくださるのは、一人で会社を経営している方や、個人事業主の方も多いです。これまで自分一人で回していた業務を、他の人に依頼するのは初めてというケースもあります。「何をどういう形で依頼するのか」を整理するのが、最初は難しいかもしれません。
コーディネーターと話をするプロセスを経て、「あれもこれも、やらなくちゃ」と思っていた業務内容がだんだん細分化して、整理されてきます。やりとりを重ねるうちに、本当に依頼したい業務が明確になることもあります。今まで抱え込んでいた業務をアウトソーシングすることで、ムダなく効率的に運用できる状態にシフトします。
ポイントの見積もり・有効活用
業務内容と業務フローが整理されたら、ポイントの見積もりをします。業務にかかる時間や難易度に基づいて、ポイント数を設定しています。
プラン内のポイントを超過することのないよう調整して、業務に対応しています。もしもポイントが余ってしまう時は、有効活用できるように追加業務を提案することもあります。
業務内容に合った秘書スタッフをアサイン
それと同時に、業務内容や業務量がマッチする秘書スタッフをアサインします。初回打ち合わせ時のクライアント様の印象やイメージを思い浮かべながら、相性が良さそうな秘書スタッフを選ぶよう心がけています。社内のデータベースには、一人一人の秘書スタッフが対応可能な業務の情報が蓄積されているんです。
スーパー秘書™のコーディネーターには、毎月ミーティングを開催しているコミュニティがあります。ここでおすすめの業務ツールやノウハウなどの情報を共有しています。
秘書スタッフも定期的に、勉強会を行っています。動画編集など、最新の情報について学び、常にスキルアップしているんです。スーパー秘書™の案件だけでなく、どこでもオンラインで仕事できる人材を育成することを目指しています。だからこそ、さまざまなクライアントのニーズに対応することができるのです。
WEB関連やライティングなどの専門知識が必要な場合は、業務リーダーと協議します。
こんなふうに秘書スタッフの選定を進めながら、業務内容に応じた適切な見積もりをするようにしています。
オンラインで完結！進捗管理、最終チェックもお任せ
担当する秘書スタッフが決まったら、いよいよ業務がスタートします。秘書スタッフが業務に慣れるまでのサポートも、コーディネーターの仕事です。業務の引き継ぎや進捗管理、秘書スタッフのマネージメントもコーディネーターが行います。
スーパー秘書のコーディネーターも秘書スタッフも、完全オンラインで仕事を行っています。データはチャットワークやDropboxなどのオンラインツール、メールなどでやりとりし、業務は全てオンラインで完結します。
コーディネーターが最終チェックしてから納品するので、依頼した側が何から何まで確認する必要はありません。コーディネーターが秘書スタッフをマネージメントして、クオリティを管理します。
「本業に注力したいのに、雑務に追われる」とお悩みの方も、安心して本業に専念することができるようになります。
物件探しから書類作成までスーパー秘書™を活用
愛知県で複数の事業を行っているAさんは、「新規事業の立ち上げを一人でやるのはツライ」と思っていました。そんな折に知人の紹介で、スーパー秘書™の存在を知りました。
最初は新規事業の物件探しの依頼がありました。秘書スタッフが探した物件情報が次々にチャットで届き、スピーディに物件を見つけることができました。それ以外にも、書類作成などの業務の依頼がありました。
Facebookページの広告運用の依頼にも対応
半年ほど前に「SNS広告を出したい」とAさんは考えました。「自分ではやったことがないし、やり方もわからない」とのことで、スーパー秘書™に問い合わせがありました。
営業がヒアリングした内容を共有し、ホームページなどに目を通してから、Zoomで初回打ち合わせをし、Facebookまるっと運用代行オプションを追加で契約しました。
今でもFacebook運用秘書スタッフが毎月打ち合わせして、ご要望や方向性を確認しながら進めています。
Facebookページにはお店のホームページや連絡先などの情報を掲載し、ヘッダ画像も作成しました。
そうして画像や文章を作成して、お店のFacebookページに投稿します。リーチ数やクリック数の反応を見ながら、FacebookとInstagramに広告を出して運用しています。
毎月の運用結果は、レポートにまとめます。広告別の数値が確認できるので、「どれが反応が良くて、どれがイマイチだったのかわかりやすい」とのお声もいただいています。
Instagramの投稿や教育用動画の作成
サロンのスタッフは、施術するのが仕事です。ソーシャルメディアの運用までお願いするわけにはいきません。
秘書スタッフが、お店のInstagramの投稿も担当したこともあります。
それからスタッフの教育用の動画作成の依頼もありました。編集済の動画が何本かYouTubeに限定公開でアップされています。
「やってほしいことを、できるスタッフに気軽に頼める。パートさんを一人雇うよりずっといい」とAさんはおっしゃっていました。
たしかに一人のスタッフに対応できる業務内容は限られています。
スーパー秘書™なら、コーディネーターを中心としたチームで対応することで、「なんでもできるスーパーな人材」と仕事しているような体験ができるのです！
スーパー秘書™に向いていない業務
しかしながらスーパー秘書™には、向いていない仕事内容もあります。
いつも自分に寄り添ってくれる在宅秘書を求めるなら、直雇雇用の社員や直接契約の業務委託の方が適しているといえます。
それからデザインが凝ったWEBページなどは、専門のデザイナーさんに依頼した方が、クオリティの高いサイトを制作することができます。
秘書スタッフとの普段のやりとりは、チャットやメールが中心です。文字でのやりとりでは細かいニュアンスが伝わらず、何度もやりとりするうちに、稼働がかかってしまうケースもあります。
忙しい経営者はチャットやメールのチェックがなかなかできないこともあって、やりとりに時間がかかってしまうこともあります。
スーパー秘書™に向いている業務
スーパー秘書™はズバリ「単純作業」が得意です。とくにルーティンワークを得意としています。領収書やレシートの束をバサッと送って、仕分けが得意な秘書スタッフが、エクセルなどに入力することもできます。
テキストだけ入力したものやメモを元に、グラフや図解を入れたわかりやすい資料を作成することもできます。
撮影した動画データを編集して、テロップを作成したり、サムネイル画像を入れたりすることもできます。
要するに「こんなふうにしてほしい」という指示が明確だと、手足となって作業しやすいのです。
スーパー秘書™のロゴには、魔法のランプが描かれています。「アラジンの魔法のランプ」のジーニーのように、「お客様の魔法のランプでありたい」との想いがこめられています。
「専門的な仕事の意図をくみ取ってやってくれるところがほしい」
「雑務から解放されて、本業に注力したい」
「ちょっとでもお願いできるところがあったら、楽なのに」
こんなふうにお困りの中小企業の経営者や個人事業主の方は、まずは私たちにお悩みをお聞かせください。
何もかも「自分でやらなければ」と抱え込むのではなく、自分が苦手な作業をアウトソーシングできるようになれば……自分が本当にやりたい仕事だけに、注力できるようになりますよ！
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この記事の執筆者
ウェルカムキャット合同会社代表 下川真由美
じぶんメディアコンサルタント／ライター
東京造形大学卒業。小劇場にてチラシ・当日パンフ作成・情報誌掲載など制作業務３年、ＤＴＰ業務に12年間携わる。官公庁のマニュアル作成業務に９年間関わり、イラスト作成、編集、印刷、製本まで担当。印刷業の現場で身につけたノウハウをブログ化した「画像加工の便利帳」は、『週刊ダイヤモンド』の人気ブログリストに掲載。ネットスキルアップ塾「彩塾」ではＳＮＳコミュニティのサポーターを２年間担当。
2013年よりライターとして活動。日経ＢＰnetにて、藤巻幸大流「ニッポンの見方・面白がり方」取材・執筆担当。グルメポータルサイトのライティング案件では、新人ライターの原稿を添削して、納品することもある。ホームページ、ブログ、FacebookなどのWEBコンテンツを中心に、雑誌や会報誌などのライティング業務を行っている。
