ChatGPTは研修コンテンツに使える?!研修業務を効率化できるお役立ちツール・サービス

2024年4月5日

2023年4月20日

 

新しい年度がスタートしました。

研修登壇続きで、忙しい講師の方々が、私の周りにも結構います。

 

今回は多忙な研修講師の方々が、研修の準備段階から研修後まで活用できる、お役立ちツールやサービスに関する情報をまとめてみました。

 

 

 

コンテンツ作りにAIは、どこまで使えるか?

連日、研修登壇が続く人気講師の方は、たくさんのテキストやスライド資料を作る必要があります。

「もっと効率よく作る方法はないか?」と、頭をかすめることもあるでしょう。

 

効率化できるツールの一つとして、いま注目されているのがChatGPT。

 

「2023年の新入社員研修 1日オンライン(Zoom)でやる場合の研修コンテンツを作ってください」と、私もChatGPTにリクエストしてみました。

 

その結果、ChatGPTが作成してくれた、新入社員研修のためのオンラインコンテンツがこちらです。

 

自己紹介、コミュニケーションやチームビルディング、振り返りとアクションプラン作成だけでなく、なんと昼食休憩まで組み込まれていて、ビックリしました!

 

たしかに研修全体の構成を考えるには、便利かもしれませんね。

研修テキストの目次をChatGPTで作成

ChatGPTに「パワハラ研修のテキストの目次を作ってください」と入力してみました。

ChatGPTで生成した目次は、こちら↓

よくよく見ると、いちばん下に但し書きがあります。

「この目次は、参考として提供されたものであり、すべての研修に適用できるわけではありません。研修の目的と参加者のニーズに合わせて、内容を調整してください。」と。

たたき台となる目次や構成案をChatGPTで作るところまでは、効率化できますね。

言語化できないニーズを汲み取って、すり合わせるのは、人間ならではの感性が必要です。

AIが得意な作業と、人間でなくてはできないことを、うまく使い分けられるといいですね。

実在しないお店情報、リンク切れ

ChatGPTに「町田で人気のイタリアンのお店を教えて」ときいてみました。

出てきた結果では、町田市が「神奈川県」になっているではないですか?!

(よく間違えられますが、町田市は東京都です!)

住所や電話番号もテキトーだし、お店も実在しません。

そもそもChatGTPにメッセージを送るフォームの下には、こんな但し書きがあります。

「ChatGPTは、人、場所、または事実に関する不正な情報を生成する場合があります。」と。

ChatGPTで表示される情報は、実在するものではない点は、念頭に置いておく必要があります。

試しに「パワハラに関するニュース、新聞記事をChatGPTに集めてください」とメッセージを送ってみました。

さらに「ニュース記事のURLも表示してください」と入力してみたところ、URLが表示されます。

ところがこのURLをクリックすると、全部リンク切れでした。

ニュースなど、事実に基づくデータを集めるのには、ChatGPTは不向きといえます。

ニュースを検索するなら、Microsoftの「Bing」

実在するニュースなどのデータの検索には、マイクロソフトの「Bing」の方が適しています。

「パワハラに関するニュース」と入力して検索すると、最新のニュース記事のリンクが表示されます。

 

「BingはAIを利用しているため、驚きや間違いが起きる可能性があります。必ず事実を確認」との表示もあります。

AIを使用する際は、ファクトチェックは人間が行う必要があります。

必要な情報を手に入れるには、どんな問いを立てるかが重要です。

どんなコンセプトで情報を集めるのか、集めたデータをどう判断し、活用するかは、人間が考える必要がありますね。

【研修前】事例や裏付けデータのリサーチにオススメのサービス

最近は、「研修テーマに合わせて、深堀りした情報がほしい」とのお問い合わせも増えています。

たとえば「ハラスメントの最新事例」などです。

 

とくにここ数年は、価値観の変化のスピードが速いので、情報がすぐ古くなってしまいがち。

研修で紹介する事例としては、信頼性のあるものを選びたいですよね。。

 

そうはいっても研修が続く忙しい時期には、調べものをする時間も限られてきます。


多忙な研修講師のみなさんが、裏付け資料や事例探すのに、オススメのサービスがあります。


それは、オンラインクイックリサーチです。

オンラインクイックリサーチ は、Yahoo!やGoogleなどの検索エンジンを使って調べものをしてくれるサービスです。

リサーチ結果と所感をまとめたレポートを作成

たとえば最近の新入社員の傾向、ハラスメントの事例等、調べたいテーマについて、リサーチ専門の秘書スタッフがリサーチ結果と所感をまとめたレポートを作成します。


私もZoomの音声トラブルの対処法についてリサーチ依頼して、自分では思いつかなかった視点でのリサーチ結果や所感が、新鮮でした。

 

生身の人間の目のフィルターを通してのフィードバックは、AIにはできない領域だと感じました。

AIはたしかに優秀で、うまく使えば効率化につながります。

その一方で、それぞれの視点からの判断やフィードバックは、人間だからできることですよね。

AIをうまく活用しながら、人間ならではの個性や独自性を加味するようにしたいものです。

オンラインクイックリサーチのお客様の声・成果物事例


オンラインクイックリサーチ のサービス内容の詳細は、こちらの記事に書きました↓

【無料】オンラインクイックリサーチ

 

実際にサービスを利用したお客様の声は、こちらで紹介しています↓

無料リサーチ体験!お客様の声

実際にどんなデータが届くのか、気になる方へ。

リサーチ結果の成果物事例は、こちらからダウンロードできます↓


初回無料なので、まだ試したことない方は、ぜひ!

オンラインクイックサーチのサービス内容の詳細は、こちら

 

研修資料の作成も代行できます!

研修登壇が続く時期には、提案書やスライド資料、テキスト作りも同時進行になります。

 

「内容は自分で考えないと」と、考えておられる研修講師の方も多いですよね。

 

でもメモ書きしたものを渡して、パワーポイントでスライド資料を作成できたら、ラクだと思いませんか?

 

スーパー秘書™では、手書きメモやワードにまとめたテキストを元に、パッと見てわかりやすい資料作成も可能です。

 

あわてて資料作成したものをコピーしたら、透かしが表示されて、画像を差し替えるなんてケースもあります。

文字だけ入ったPowerPointの資料に、商用利用OKの画像を探して入れることもできます。

会社のイメージカラーやロゴを入れてデザインすることも可能です。

画像やグラフを入れるなど、デザインの部分はアウトソーシングすることで、自分の頭でしかできないコンテンツ作りに集中することができるようになります!

 

【研修中】研修のテクサポ派遣も、ご相談ください!

最近は対面研修に戻りつつあるものの、まだまだオンライン研修も多いですよね。

 

クラスの中に感染者が出て、対面研修の予定だったのが、急遽オンラインやハイブリッドに変更になるケースもあります。

 

1クラスの人数が100人とか、人数が多い場合はワンオペは難しいです。

 

こんな場合には、研修のテクニカルサポートを派遣することもできますので、ご相談くださいね。

ブレイクアウトルームでグループ分けしながら、話し続けるのはなかなか大変です。

ブレイクアウトセッションや投票機能、動画の共有などをテクサポに任せることができれば、本当にラクです。受講生の顔や反応を見ながら、講師として話すことに集中できますよ!

スケジュールのリマインドも、秘書スタッフにお任せ!

あってはいけないことではありますが・・・あまりに忙しすぎる時には、うっかりダブルブッキングしてしまったり、日時を勘違いしてしまうこともあります。

 

間違えて早めに着く分にはいいのですが、その逆だったら遅刻になってしまい、信用問題に関わります。

過密なスケジュールの中、いつまでに、何をするべきなのか?を、きちんと把握しておく必要があります。

研修前に事前送付する必要のあるもの、当日確認すること、研修後に送る講師所感など。

一つの研修が終わると、また次の研修でも、それぞれ必要なタスクがあります。

たとえばGoogleカレンダーを共有し、締切の前日などに、秘書スタッフがリマインドメールを送ることもできます。

次の研修の予定や、終わった研修のタスクが常に気になっていると、それだけで頭がいっぱいいっぱいになってしまいます。

 

スケジュール管理をアウトソーシングすることで、脳内の容量に空きができます。

その分、目の前の研修に集中でき、良いパフォーマンスを発揮できるようになります!

【研修後】アンケートを集計し、次に生かす

研修はやったら終わりではありません。アンケートの内容やフィードバックは、次の研修に生かしたいものです。

 

そうはいっても研修の登壇が続くと、振り返る間もなく、次の研修に頭を切り替えなくてはなりません。

 

目を通しきれてないアンケートが、たまっていく一方・・・なんてことはないでしょうか。

アンケートやフィードバックの内容に全部目を通したうえで、よい感想もよくない感想も、要点をピックアップすることもできます!

 

よかったことだけでなく、改善点や反省点もふまえ、秘書スタッフがポイントをまとめます。

 

こうした資料を作成しておけば、研修登壇が一段落した時に、まとめて効率よく振り返ることができます。やりっぱなしではなく、次の研修に生かすことができるわけです。

 

領収書整理や経理事務もお任せ!

怒涛のように研修登壇が続くと、交通費や宿泊費も含めて、領収書やレシートもたまってきます。請求書も作成する必要もあります。

 

経理事務が苦手な講師の方も、多いのではないでしょうか。(私も苦手です^^;)

 

領収書やレシートの山をそのまま送るだけで、仕分けが得意な秘書スタッフが仕分けして、エクセルなどに入力することもできます。請求書発行など、経理事務をお任せすることも可能です。

経理事務をアウトソーシングすれば、今度の確定申告の時には、大変な思いをしなくて済みます。

 

任せられる雑務は得意な人にお任せすることで、登壇内容に集中することができます。

あなたが手放したい業務は、何でしょうか?

 

忙しい研修講師のみなさんがステップアップするために、お役に立てる情報があれば幸いです!

 

スーパー秘書への資料請求・お問い合わせは、こちら から、お気軽にどうぞ!

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この記事の執筆者

ウェルカムキャット合同会社代表 下川真由美


ウェルカムキャット合同会社代表 下川真由美

じぶんメディアコンサルタント/ライター

東京造形大学卒業。小劇場にてチラシ・当日パンフ作成・情報誌掲載など制作業務3年、DTP業務に12年間携わる。官公庁のマニュアル作成業務に9年間関わり、イラスト作成、編集、印刷、製本まで担当。印刷業の現場で身につけたノウハウをブログ化した「画像加工の便利帳」は、『週刊ダイヤモンド』の人気ブログリストに掲載。ネットスキルアップ塾「彩塾」ではSNSコミュニティのサポーターを2年間担当。
2013年よりライターとして活動。日経BPnetにて、藤巻幸大流「ニッポンの見方・面白がり方」取材・執筆担当。WEBコンテンツを中心としたライティング業務や添削、Facebookページの広告運用やスタッフ育成業務にも関わる。日本マインドワーク協会理事長・濱田恭子著『キマジメさんの「いっぱいいっぱい」でしんどい!がラクになるセルフ・マインド・マネジメント』(ビジネス社刊)の文章チェックも担当。