忙しい事業主や経営者を支える救世主として、オンライン秘書サービスが昨今注目されています。
オンライン秘書とはどんなサービスか？依頼できる業務内容から人気のオンライン秘書サービスまで分かりやすくお伝えします。
自社に合ったオンライン秘書の選び方もご紹介していているので、最後まで是非ご覧ください。

オンライン秘書とは？

インターネットを通して企業の業務を代行するサービスを指し、オンラインアシスタント、オンライン事務代行と呼ばれることもあります。
スケジュール管理やメール対応、資料作成、経理・人事といったバックオフィス業務から、販売促進、WEB関連業務といったマーケティングやクリエイティブな業務まで、幅広い業務を請け負います。

近年、リモートワークや副業が浸透したことで急速に市場が拡大しました。
オンラインの打ち合わせに対する抵抗感が減り、導入する企業、個人事業主が増加。
副業としてオンライン秘書を始めるスタッフも増えています。
つまり、今は質の高い、多様なスキルを持った人材をオンライン秘書として活用できるのです。

オンライン秘書は多くの場合、チーム制で動いているため、包括的に業務を遂行することが可能です。
さまざまなスキルを持ったスタッフに分割して仕事を依頼できるため、個人のスキルやスケジュールに左右されません。スケジュール通りで期待通りの成果を得られます。

ガイアモーレが運営するスーパー秘書はコーディネーターが窓口となり、秘書に業務を割振ります。
複数の業務を依頼する場合でも、依頼主はコーディネーターに業務説明をするだけでOKです。
担当者の選定、品質チェック、コスト管理はコーディネーターが行って納品するため、負担を大きく減らすことが可能です。

オンライン秘書のメリット

コア業務に注力できる

直接的な利益を生み出さないノンコア業務、バックオフィス業務は企業にとって必要なものです。
ただ、どうしても後回しになってしまう、コア業務に注力して売上を立てたいと考える経営者も少なくありません。
ノンコア業務は定型化された業務が多く、基本的な流れを押さえれば誰でも対応できるものがほとんどです。
ノンコア業務をオンライン秘書に任せれば、経営者はコア業務に注力できます。

人件費などのコストを削減できる

自社でパートを雇用した場合、拘束した時間で給与が発生します。
業務量が少ない場合でも、勤務した時間分の給与は払わなければなりません。
一方、オンライン秘書は自社で雇用しているわけではないため、福利厚生費の負担や、社会保険料の労使折半は不要。
オンラインで業務を行うため、交通費の支給もありません。
また、オンライン秘書なら必要な時に必要なだけの業務を頼むことができます。
繁忙期だけ、月初だけといった依頼も可能なほか、成果物に対してコストが発生するという設定もできます。
必要な業務を必要な期間だけ、専門知識や経験豊富な人材に依頼できるため、人件費などのコストを大幅に削減した状態で、質の高い業務サポートが受けられるのです。

採用・教育費用、労力も最小限

自社で採用する場合、求人を出した後、応募書類の確認、面接、契約、教育と戦力となるまでに、膨大な費用と労力がかかります。
オンライン秘書では、サービス提供会社が高スキルの人材を選び抜き、適性に合わせてアサインしてくれます。
そのため、自社で育てるよりも少ない費用と労力で高品質のサポートが期待できます。
急ぎでサポートをお願いしたい場合も、迅速に対応してもらえるケースがほとんどです。
また、せっかく自社で育てた社員が退職してしまった場合、採用・教育からやり直すが必要があります。
しかし、オンライン秘書ならチームで業務に取り組んでいることが多いため、担当していたスタッフが続けられなくなったとしても、すぐに別のスタッフが引き継ぎます。
業務を安定して回すことができるため、BCPの観点からもメリットがあります。

幅広い業務に対応可能

もし、新たなサービスを立ち上げたいと思ったとき。

・WEBサイトの制作
・プレスリリースの作成
・SNSでの集客活動
・メルマガ作成＆配信
・顧客の問い合わせ対応
…etc

と業務は膨大にあります。

WEBサイトの制作ができる人材がライティングや顧客対応ができるとも限りません。
もし、これらの業務を社員を雇って対応しようとすると、最低でも3人以上の人材を採用する必要があると考えます。
一方、オンライン秘書の場合、それぞれの業務が好きで得意な人材が集まっているため、窓口1本に依頼すると適切な人材をアサインします。
事務からクリエイティブ業務まで幅広く対応できるのも、オンライン秘書の強みです。

オンライン秘書のデメリット

自社に知識やノウハウが蓄積されない

オンライン秘書に外注することで業務を効率化できる反面、社内の技術や知識・経験が向上しないというデメリットがあります。
ただ、オンライン秘書に依頼するものは、ルーティーンとなっている業務やデータ入力、WEB制作など自社にノウハウの蓄積が不要な業務のことが多いでしょう。
また、オンライン秘書にマニュアル作成も併せて依頼しておけば、自社に知識として残しておくことも可能です。

密なオンライン上のコミュニケーションが欠かせない

メールや電話、その他SNSツールを使ってオンラインでのやりとりがメインとなるため、細かいニュアンスが伝わりづらい部分があります。
目の前で働いている自社の社員であれば、直接話して相談できることも、オンラインかつメッセージベースでのやりとりがメインのオンライン秘書には、分かりやすく指示だしすることが大切です。
また、社員ではないため会社の基礎となる知識やビジョンの共有から始める必要もあります。
意識して密なコミュニケーションをとっておかないと、業務の進め方や成果物に認識の違いが生じてしまうでしょう。
成果物は途中で確認する、定期的にミーティングを行うなどの工夫が必要です。

オンライン秘書のサービス内容

さまざまな業務を依頼できますが、代表的な業務を紹介します。

秘書業務

予定のリマインドやアポイント取りといったスケジュール管理、出張の交通機関、宿泊場所の予約、各種書状の作成・送付、名刺入力など、細かく煩雑な事務作業を行います。

一般事務

回収したアンケートの入力といったデータ入力業務、手書きのメモをもとにした資料の作成、ブログやSNSの更新、メールマガジンの配信といった、細かくて時間のかかる業務を行います。

経理業務

たまった領収書の整理、会計ソフトへの入力、請求書や発注書の発行など、クラウド会計ソフトを中心に指定のソフトで対応します。
入金確認や支払処理に対応するサービスもあります。

営業事務

プレゼン資料の作成・推敲、スケジュールや顧客管理、電話・メール対応などを請け負います。
また、細かい情報を盛り込まなければならない契約書の確認も任せられます。

デザイン（紙・WEB）

チラシ・画像作成のほか、LP・バナーの制作まで、媒体を問わず依頼が可能。
Canvaやペライチなどのツールを使って、低コストで仕上げることもできます。
最近は、動画編集に対応できる人材も増えています。

セミナーなどの事務局業務

セミナーを開催する会社の場合、参加者名簿の作成や問い合わせ対応、リマインドやお礼のメール送信など、細やかな対応が必要です。
会場手配、当日の受付対応、zoomの操作代行など、サービス提供会社によって多彩なメニューが用意されています。

人事・採用業務

勤怠や残業管理、人事評価用のフォーム作成といった人事関連業務も、オンライン秘書の得意分野です。
求人媒体の選定や求人票の作成、応募者からの問い合わせ対応といった採用業務も依頼できます。

販促業務

ブログ記事やメルマガの作成、SNSへの投稿、動画編集、WEBリサーチといったマーケティング業務は、専門的なスキルを持ったオンライン秘書に依頼できます。
別の視点から提案を受けることで、新たな販路が開拓できるかもしれません。

オンライン秘書の価格相場

稼働時間に応じて毎月固定の料金が発生する月額制、業務内容や量に応じて料金が変動する従量制の2種類があります。

月額制が導入されているオンライン秘書サービスの方が多い傾向です。
月額制は、稼働時間に応じて1カ月の料金があらかじめ設定されており、業務量に合わせてプランを選択します。
繁忙期などに予定の稼働時間を過ぎてしまった場合は、超過料金を支払うことで継続して業務を行ってもらえるのが一般的です。
シンプルでわかりやすいうえ、費用の見通しが立てやすいことがメリットです。

従量制は業務内容や難易度、量に応じて料金が設定されます。
使い方によっては月額制より費用を抑えられることがありますが、料金の計算が煩雑になりがちです。
依頼する業務内容によって単価も異なるため、慎重に見極めましょう。

月額制の場合、1ヵ月あたりの稼働時間が10時間～30時間、5万円～15万円程度のことが多いようです。
1時間あたりに換算すると、3000円前後になります。
フリーランスなどの個人と契約する場合では一般的に、時給1,000～3,000円程度ですみますが、毎回業務の説明や契約が必要なほか、個人のスキルによってパフォーマンスに差が出ます。
継続的な業務を依頼するなら、オンライン秘書サービスはコストパフォーマンスが良いといえるでしょう。

オンライン秘書サービス比較

さまざまな事業者がオンライン秘書サービスを展開しています。
それぞれ特長があるので、チェックしてみてください。

1.スーパー秘書® 

専属窓口となるコーディネーターがいるため、チーム力の高さが魅力。
依頼する業務の形が定まっていない状態でも、コーディネーターが一緒に整理して形にしていきます。
事務から専門業務まで幅広く対応しており、業務量に応じて多彩なプランが選択できます。
また、19,800円で2ヵ月間利用できる「お試しプラン」があるので、「いきなり契約するのは抵抗がある」「まずは自社とオンライン秘書の相性が合うか試してみたい」といった方にもおすすめです。

2. herstyle　

バックオフィス業務のほか、レセプションの受付業務代行、ワークショップ・セミナー・講演会の運営代行という、オンライン以外のサービスも提供しています。
全て女性で運営しているという特長もあります。

3.なげっぱ　

名前のとおり、業務丸投げで一般事務やWEB制作業務を請け負ってくれる会社です。
初月から契約期間の縛りなく利用でき、月額料金は業界最安値をめざしています。

4. 猫の手アシスタント　

1件ずつ依頼が可能なため、毎月ルーティーンで依頼する業務があるのではなく、単発で必要な時に必要な分だけサポートを受けたい方におすすめのサービスです。
時間制を導入しており、30分1,000円から依頼ができます。

5.タスカル　

事務作業から人事・総務、経理、幅広い仕事に対応しており、最短即日からのサポートが可能です。
10時間単位/月での契約になるため、依頼する業務量の調整が必要です。

6. レンワーク　

バックオフィス業務やIT業務を中心とした月額での定期的な利用のほか、起業・スタートアップ支援、案件ごとのスポット依頼が可能。業務改善コンサルティングも実施しています。

7. Radice For your Business　

専属アシスタントが窓口も業務も担当し、アシスタントマネージャーが常時、業務進行の管理するチーム制です。
1カ月ごとの契約となり、縛りはありません。

8. BizMow　

ベンチャー企業、スタートアップ、コンサルタントなど、少数精鋭メンバーで仕事をしている会社におすすめのサービス。
オンライン秘書業務がメインですが、対面による打ち合わせにも一部対応しています。

9. ビーフォロー　

配送センターを保有しており、一部のオフライン作業にも対応可能。
業務量に応じて複数のプランが用意されているため、コストパフォーマンス良く業務を依頼できます。

10. セリーズ(Selly-s)　

マーケティング、インサイドセールスなど、営業・マーケティング領域のフロント業務に特化しています。
SaaSなどBtoBビジネスを主体とした企業におすすめです。

オンライン秘書サービスを選ぶ際におさえるべきポイント

業務の対応範囲

依頼したいと考えている業務を提供している会社を選びましょう。
一般的なバックオフィス業務でも、サービス会社によって対応できる範囲が異なる、別途料金が発生するなど、制限がある場合があります。
また、繁忙期の数ヶ月だけ使用したい、長時間さまざまな業務に対応してほしいなど、利用期間にも注意しましょう。
最短契約期間が決まっている場合、繁忙期だけの利用が難しい場合があります。

サービスの品質

安くても質が悪い、ミスが多い、連絡が遅いようでは、意味がありません。
オンライン秘書サービスを導入したことで、仕事が増えるようでは困ります。
密にコミュニケーションをとってくれる、納期通りに想定通りの品質で提出してくれるといった品質の面も必ずチェックしましょう。
お試しやトライアルを設定しているオンライン秘書も多くあるので、活用してみるのも良いでしょう。

費用、プラン

依頼するサービスと費用が見合っているかは重要なポイントです。
安いからと飛びついたプランでは業務量が収まらず、超過料金を払ったら結構高くついたというケースは、よくあることです。
事前の見積もりの段階で相談し、適切な費用・プランを選定してください。親身になって相談にのってくれないサービス会社は避けた方が良いでしょう。

セキュリティー対策

業務のために個人情報や機密情報を渡すこともあるでしょう。
大事な顧客情報や機密事項が漏れてしまっては、ビジネスに大ダメージを与えてしまいます。
サービス会社がどのようなセキュリティー対策を行っているかを必ずチェックしましょう。
秘密保持契約契約(NDA)を締結しておくと安心です。

サポート体制

スポットで急ぎの業務や、土日や夜間などの時間外に対応してもらいたい業務もあるかもしれません。
サービス会社によっては追加料金が発生するものの、緊急時や時間外業務に対応している場合があります。

小規模企業の経営者・個人事業主は、オンライン秘書で本業に注力！

オンライン秘書に業務を依頼することで、経営者や個人事業主は煩雑な業務から逃れ、本業に注力できます。
特に1人を雇うほどの仕事がない、経理と一般事務とWEB制作を行う人材が必要だけど3人は雇えないといった場合は、オンライン秘書を活用すべきです。

一度頼んでしまえば、基本的には同じチームが担当してくれるケースが多いため、いちいち説明する手間もなく、安定したサポートが受けられます。
仮に対応していたチームのメンバーが抜けても、新たな人材のアサインはオンライン秘書がしてくれて、かつ引継ぎまで行うので、依頼主の負担はかかりません。

業務面では優秀な社員が増えたかのように感じられますが、社員1人を雇用するよりずっと低コスト。
経営を大きく圧迫しない状態で、今まで以上に多くの業務を遂行できます。
事業規模の拡大にともない、バックオフィス業務が負担になってきたと感じ始めたなら、オンライン秘書に外注できるものは外注しましょう。

オンライン秘書FAQ

クラウドソーシングとの違い

仕事を依頼したい企業とその仕事を受けたい個人をオンライン上でマッチングするサービスがクラウドソーシングです。
バックオフィス業務だけでなく、ロゴやWEB制作、キャッチフレーズの作成といったクリエイティブな業務に対応できる人材も多く、依頼できる業務が幅広いのが特徴です。
成果に対して報酬を支払うケースが多く、コストは交渉次第です。

あくまで企業と個人間のやりとりになるため、個人の選定・契約締結・納期管理などを毎回行う必要があり、負担に感じる人も多いでしょう。

一方、オンライン秘書サービスは、企業と仕事を受ける個人の間に、両者のニーズをマッチングさせる仲介機関が入ります。
そのため、個人の選定、コスト調整、納期管理はオンライン秘書サービスのクライアント担当が行います。
経営者は面倒な庶務を行うことなく、成果物を確認するだけでOKです。
また継続的に業務を依頼することもできます。

オンライン秘書は安い方がいいの？

費用が安ければ安いほど良いと考える人もいます。
しかし、多くの場合、価格と品質は比例するものです。
安いからと詳しい調査をしないままサービスを選んだ場合、予想を大きく下回る品質の成果物が納品されるかもしれません。
中には、「内容に齟齬がでないよう依頼は必ずフォームに入力」など細かいルールを設けているオンライン秘書もあります。
価格が安いから契約したけれど、かえって依頼する際に整理が必要で負担が増えた…なんてケースもあります。

また、オンライン秘書スタッフに教育が行われているか不安にもなります。
スーパー秘書の場合は、オンライン秘書スタッフの採用やマネージメント、スキルアップの勉強会などを人事チームが管理しているので、人材の担保がされています。
低価格だけで判断するのではなく、品質と依頼できる業務や依頼方法、コストが見合っているかを必ず確認しましょう。

どんな人がオンライン秘書で働いているの？

フルタイムの正社員でバリバリ働いていたけれど、育児や介護などを理由に在宅での働き方を希望して、オンライン秘書に登録している人が多いです。
スキルや経験値が備わっているからこそ、育成の必要はなく、即戦力として業務にあたってもらえます。

次に多いのが、プロのフリーランスです。
デザインやＷＥＢ、動画編集などのクリエイティブ業務に対応でき、個人でも十分にお仕事を獲得できる人たちです。

最後に、最近増えてきているのが副業での登録です。
日中は正社員として本業に従事し、夕方以降、オンライン秘書として活躍しています。
夜や祝日に顧客対応して欲しいという場合に、重宝される人材です。

特殊な業界でもオンライン秘書は活用できる？

オンラインで対応できる業務であれば何でも対応できるのがオンライン秘書。
スーパー秘書では、コンサルタントや士業の他に医院、動物病院、美容室、ダンス教室、学習塾と様々な小規模事業者の経営者にご利用いただいています。

まとめ

さまざまな会社がオンライン秘書サービスを提供していますが、小規模企業の経営者・個人事業主におすすめなのが、スーパー秘書です。
あなたの仕事・ビジョン・働き方を理解し、真心こめてサポートします。
おすすめするのには、次の5つの理由があります。

1．多様な業務に対応

秘書、経理といったバックオフィス業務からWEB制作、ブログ記事作成や動画編集といった情報発信業務まで、多彩な業務に対応します。
特に、事務局業務には自信があります。
最近はzoomで開催されるセミナーも多く、講師業をしている方の中には、zoomの操作をしていると講演に集中できないという経験がある方もいるでしょう。
その場合は、zoomの操作は訓練を受けたオンライン秘書にお任せください。

2．サポート歴5年以上の優秀な専属窓口「コーディネーター」

スーパー秘書の窓口であるコーディネーターはサポート歴平均5年以上のベテランが多数を占めます。
幅広いオンライン対応のバックオフィス業務に精通しているのはもちろん、仕事・ビジョン・働き方を理解した真心こもったサポート力が評価されています。
あなたはコーディネーターに依頼したい業務について説明するだけでOK。
コーディネーターがスタッフのスキルに合わせて業務をアサインし、品質と納期を管理して提出します。
まるで魔法のランプのように予想以上の成果物が仕上がってくるため、あなたの業務負担を大きく減らすことができます。
どのように仕事を依頼してよいかわからない、マニュアルがないという状態でも構いません。
コーディネーターが依頼内容を整理し、業務として依頼できるところからサポートします。

3．スーパー秘書を有効活用するための「ちょっとしたお節介」

オンライン秘書を契約しても、依頼の仕方が分からず辞めてしまったという方も少なくないかと思います。
スーパー秘書では、依頼の出し方の整理や業務の棚卸からお手伝いします。
また、オンライン秘書の枠に留まることなく、クライアントの成功に向けて私たちが持つ知見やノウハウの提供も惜しみません。

4．依頼ボリュームに合わせた3つのプランは毎月変更可能

外注費は1円も無駄にしたくないものです。
毎月依頼したい業務量に合わせて3つのプランをご用意しています。
時期によって繁閑に差が大きい場合は、月によってプランの変更も可能。またプラン分を使い切れなかったら翌月に繰り越しもできます。
コーディネーターが業務量から見積もりを出しますので、お気軽にご相談ください。

5．事務だけではない！バラエティ豊富なオプション

業務改善や業務フローの構築を行う「OFFICIT（オフィシット）」、Zoomセミナーアテンドサービス「Zoomテクサポ」などの事務だけではない様々なオプションもご利用いただけます。

この業務もお願いできる？このくらいの業務ならどのプラン？いくらになるの？など、興味を抱いた方は、まずお役立ち資料をダウンロードしてみてください。
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