スモールビジネス経営者やフリーランスの仕事は、多くの場合、自分の稼働時間とともに売上も伸びる仕組みなので、一人で事業を行う場合は自分が動くしかありません。

加えて本業以外の経理処理や、事務作業、PR活動など事業ではやることがたくさんありますよね。

でも人を雇いたくても、雇うほどの仕事でもない。

人を雇うのはリスクがあるので、なかなか雇えない。

そんな悩みを抱えているスモールビジネス経営者も多いかもしれません。

今回は「そろそろ誰か手伝ってほしい」とお考えのスモールビジネスの経営者やフリーランスの方々に向けて、オンライン秘書の活用方法を解説します。

そもそも「オンライン秘書」って何？

「秘書」というと、どこか堅いイメージがあるのではないでしょうか。

秘書はある程度大きな会社の社長しか雇うことができないと考えている方もいらっしゃるかもしれません。しかし、最近ではインターネットの発展により、秘書をより手軽に誰でも利用できる時代になりました。

オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、文字通り秘書が担うアシスタント業務をオンラインで代行してくれるサービスです。

かつての秘書代行サービスは、オフィスに出向いての電話対応や書類整理など簡単な作業が中心でした。

しかし、最近はITが発展し、電話やメールの返信だけではなく、様々なサービスに対応できる秘書サービスが利用できるようになっています。

最近流行っている理由

WEB検索数の傾向を調べるGoogleトレンドでも、5年前の2016年と比べると2021年の検索数は倍です。

こうした変化の背景にはインターネットの発達と、働き方の変化があると考えられるでしょう。

まずインターネットが発達したことで、コミュニケーションの中心が電話からメール、そしてSNSに変化しました。

インターネット上で仕事のやりとりが完結できるため、働く場所を選ばず地域を超えて仕事を依頼することができます。

さらには働き方の変化により、出産や育児で仕事を引退した女性が社会復帰するとともに、副業をする人が増えてきました。

そのためオンライン秘書サービスでは、こうした優秀な人材を活用して、コストをおさえ高品質な秘書業務を提供することができるようになってきたのです。 また、近年の副業や起業の増加や企業の人手不足から、優秀な秘書を一時的に利用したいというニーズが増えていると考えられます。

オンライン秘書の主なサービス内容

いざオンライン秘書を利用してみようと思うと、少し敷居が高い気がしますよね。

しかし、最近では幅広い業務を業務単位で安価に対応してくれるオンライン秘書サービスが増えています。具体的にはどんな業務に対応しているのでしょうか。

経理処理

代表的な業務のひとつが経理処理です。

決算書作成などの専門的な業務は対応できない場合も多いですが、領収書の入力や売上の入力、請求書や発注書の発行など事務手続きに対応できます。

特に一人で事業をしていると手間がかかるのが領収書入力。

しかし、オンライン秘書を利用すれば、領収書をまとめて送るだけで経理システムやExcelに入力してくれます。

また、毎月のルーティンワークである請求書の発行代行も便利です。

事務局対応

もう一つ代表的な業務が、メールや電話対応などの事務局業務です。

一人で事業をやっている事業者にとって、メインの仕事をしている間はメールや電話対応ができない場合が多くあります。

重要な連絡に対応できないのは大きな機会損失です。

エンドユーザーとの事務連絡など、経営者自身が対応する必要のはない事務局業務はオンライン秘書にアウトソーシングするのがおすすめです！

スケジュール管理

最近では便利なスケジュール管理アプリがスマホでも使用できるようになってきました。

しかし、それでもアポイントの件数が多くなると自分では管理できなくなってきますよね。

そこでスケジュールの調整を行ってくれるのがオンライン秘書です。

空きスケジュールから予定を提案してくれるほか、顧客との打ち合わせ前のリマインドなど調整を行ってくれます。

資料作成

営業資料づくりや企画書づくりはなかなか骨の折れる作業です。

骨子を作成するのは経営者ご自身に作成いただくものの、Wordや手書きの資料をもとに、整頓された資料化をオンライン秘書が代行します。

SNS更新

最近の人気なのがSNS更新です。

ブログの更新から、Facebookやインスタグラムの更新、そしてYouTubeの更新作業までオンライン秘書が担当してくれます。

元となる写真、映像などのコンテンツは経営者自身で用意するのが一般的ですが、コンテンツを作成したらそのあとの細かい作業はオンライン秘書にお任せ下さい。

Youtube動画などはテロップやスライドをいれることも可能です。

あるスモールビジネスの経営者は、ブログの更新をオンライン秘書に依頼しています。

毎朝、文章を書いたら秘書に送るだけで、秘書がレイアウトを考え、画像も添えてアップロードしてくれます。アップロード作業は何気に手間のかかる作業なので、その経営者は非常に助かっているそうです。

オンライン秘書のメリット・デメリット

オンライン秘書はとても便利だということが理解いただけたと思います。

一方でオンライン秘書はメリットもある反面、デメリットもあります。メリットとデメリット、それぞれをご紹介します。

メリット：人を雇うよりもコストをおさえて外注できる

オンライン秘書は便利な一方で料金が気になる、という方も多いのではないでしょうか。

例えばスーパー秘書™であれば、月額3万円台から利用できます。

もしあなたが秘書を雇うなら、アルバイトでも最低月10万円以上になるでしょう。

何よりも雇うより安く、事務作業を外注できることがメリットです。

求めるスキルやボリュームによっては割高になる

一方で、まだ一人でこなせる程度の業務量であれば、割高になるケースもあります。

たまに忙しい時だけ単発で仕事を外注したいなら、月額3～4万円を毎月払うよりも、1回あたりの金額で支払う方が安くなるでしょう。

また、一般的なオンライン秘書サービスはアウトソーシングで事務作業を包括的にお願いするため、専門家や社員のような役割を求めていると、ニーズに合わないかもしれません。

オンライン秘書は、ある程度、専門的ではなくて、毎月発生する業務を外注したい場合に利用するのがおすすめです。

オンライン秘書のおすすめサービス３選

最後に代表的なオンライン秘書サービスをご紹介します。

キャスタービズ

最近、CMで話題なのがキャスタービズですね。

料金は2021年7月現在で、6ヶ月契約で30時間稼働してくれるベーシックプランで月額13.2万円、12か月契約なら月額11.8万円です。

月額コストが10万を超えるので、ある程度、安定して事業を運営している経営者の方におすすめです。

クラウドワークス

オンライン秘書代行ではありませんが、クラウドソーシングのクラウドワークスもオンライン秘書を探すにはとてもおすすめです。

スポット利用が可能なため、単発で領収書入力やSNS更新をお願いしたい時は特に便利でしょう。

ただしクラウドワークスのサイトから自分自身で秘書を探す必要があります。

また、登録者も品質が一定ではないので、場合によっては自分に合わない秘書に発注することになる場合もあるかもしれません。

スーパー秘書™

小規模経営者や個人事業主に人気なのがスーパー秘書™。

最も安いプランは、3万円代で10時間の業務を遂行してくれます。

ブログ・SNS投稿や、資料作成、動画編集など専門的な業務にも対応しています。

依頼する業務量に応じて柔軟にプランを決められるだけでなく、価格と品質のバランスを実現している点で、柔軟性が高いサービスです。

まとめ

この記事を読んでいるあなたは、きっとオンライン秘書を利用しようかどうか、悩んでいるはずです。

しかし、最も大事なのは、あなたの時間ではないでしょうか。

時間さえあれば、あなたはもっと多くのお客様にサービスを提供でき、そして多くの収入を得られるはずです。

実際にオンライン秘書を利用した経営者は、自分の時間が増え、自分の仕事に集中できるようになっただけではなく、プライベートの時間が増えて自分磨きにも投資できるようになりました。

こうした良い循環を生み出すためにも、ぜひ「時間を買う」という考え方としてオンライン秘書を利用してみるのはどうでしょうか。