売上の変動に耐えられる組織づくりが出来た

株式会社ケアシステム研究所

代表李哲様

訪問マッサージ事業では、施術者はもちろんのこと保険請求をする事務が必要となります。

患者様へのバックサポートを手厚くしたいと考え正社員を一人採用したのですが、売上の変動があるなかで雇用を維持しないといけないというプレッシャーがありました。

また、採用したからには育成や教育をする必要があります。
しかし、私自身は外回りもするのでなかなか時間を割くことができず、負担が大きかったです。

現在は事務員が一人いてオフィスでしかできないことを対応してもらい、オンライン業務をスーパー秘書にお願いしています。

コロナの影響もあり売上の変動があるのですが、その変動に耐えられるような組織づくり・事業づくりというところを目指しています。

紙ベースで出力や保管をする必要がある業務は事務員が行い、その他オンラインで出来ることはなるべくスーパー秘書にお願いしています。

印刷業務もスーパー秘書で出来ないことはないと思いますが、自社で対応できる場合はその方が時間もコストも効率的だとコーディネーターさんからアドバイスをもらいそうしています。

訪問マッサージの保険請求業務は、必要な書類に加えて加算をつけるとか、この加算をつけるならこの書類も必要など、細かなルールがあり間違えると戻ってきてしまいます。

このルールをお伝えするのがスーパー秘書を利用し始めた当初は大変だったのですが、一旦流れ始めたら問題も起こらずスムーズに運用してもらえています。

お陰さまで契約した当初より売上が倍くらいになりました。

売上が倍になるということは事務作業も倍になるのですが、スーパー秘書が秘書スタッフさんを拡充してくれているおかげで新たな社員を雇用することもなく21平米の事務所でなんとかなっています。

また、私の無茶振りにもちゃんと丁寧な対応をしてくださりありがたいと思っています。

基本的には社内の事務員やスタッフと相談しながら様々なことを決めているのですが、外部の見識がほしい時に、実務の実行方法など相談ベースでお話が出来るのも助かっています。

例えば、「こんなことで困っているのですがどう思いますか？」という質問など相談ベースで投げると「このようにした方がいいのではないですか。」といった提案をいただく感じです。

また、出来ることや出来ないことをはっきり言ってくださるのも良いですね。

「アウトソーシングサービスは何ができるか分からない」とか、料金を見て「高い」と判断してしまう方もいるかと思いますが、スーパー秘書の良いところは結構なんでも出来るというところです。

初回相談は無料なので半信半疑で「これ出来る？」と聞いてみてもいいのではないかと思います。

手元に事務員を置くと給料の他に労災保険や社保など労働管理のコストがかかります。
また、社会保険を整えるために社労士を契約したり、事務所を準備したりとトータルコストで考えるとスーパー秘書のコストはお得だと感じています。

小規模事業者はどうしても経営者が動き回らないといけないので、最初からトップスピードで走ってくれる人がいるというのは価値のあることだと思います。