菊地様は「セミナー編集者」という肩書きで、各分野のプロフェッショナルやアーティストのセミナーやコンテンツビジネスを裏から手がけるお仕事をされています。

これまでアウトソーシングサービスを利用されたことはありましたか？

スーパー秘書を利用するまでは全て自分で事務業務をしていました。
予約管理システムを活用し、事務局対応がオンライン完結できる仕組みにしていたのですが、効率的である反面、柔軟さや人の温かみを感じることができない点がデメリットに感じていました。

ただ、一人一人に私自身が対応していくとなると全てを把握しないといけません。
私は事務が苦手なので、そういった事務的な業務を手放したほうがいいと考え、スーパー秘書に依頼することにしました。

数あるアウトソーシングの中でスーパー秘書を選ばれた理由は？

ちょうどオンライン秘書サービスのCMが流れており、何社か調べて実際に話を聞きました。

スーパー秘書はセミナーや研修を行うクライアントが多いということで、そこで必要な業務に慣れている印象を受けました。また、お話していてコスト面やコミュニケーションの取り方で、自分にとって利用しやすいサービスだと思ったので依頼をすることにしました。

どのような業務を依頼されていますか？

１. 事務局対応
・セミナーの日程の更新
・申込みフォームの作成
・入金のチェック
・顧客メール対応（入金御礼、リマインド、案内など）
・売上の計上
・請求書や精算書の作成

２. その他
・商標登録の手続き代行
・出張旅費の精算

もうスーパー秘書がいないと回らない状況になっております。

秘書スタッフの対応について

事務局対応ではドライ過ぎない感じがいつも素敵だと思っています。
メールに気の利いた一言を入れていただいたりしてすごく感謝しています。

秘書スタッフさんはお客様の顔が見えない分、送ったメールがどういう結果になっているのか分からないと仕事に気持ちが入らないと思っています。
セミナーや講座でお客様から喜びの声をいただいた時に、裏に事務局のメンバーがいることを必ず伝えてメッセージをいただいています。
そのメッセージを秘書スタッフさんたちに共有し、事務局対応へのやりがいを感じていただき感情のシェアが出来るよう私自身も心がけています。

スーパー秘書を利用してからの変化はありましたか？

スーパー秘書を利用するようになってから法人化して、今2年目です。
私が売上をあげるための仕事に集中できるので、会社の売上は1年目より倍以上になりました。

また、精神的なところで安心感が凄く大きいです。
やはり一人でビジネスをしていると全部自分の責任なので様々な不安も大きく、経営面以外の事務的な部分のサポートは必要だと感じます。
そこをスーパー秘書が事務のプロとしてクオリティ高くサポートして、バックで私や会社を守ってくれているというのはとんでもない安心感ですよね。

社員を直接雇う場合だと自社にノウハウが蓄積していくメリットはありますが、何かしらの事情で辞められてしまうリスクも高いです。
スーパー秘書の場合だと仮に担当の秘書スタッフさんが変わっても、スーパー秘書の中でマニュアル化され新しい秘書スタッフさんが引き継いで担当してくれます。
売上が上がって更に安心感が持てるようになったというのはすごく大きな変化だと思います。

まだ利用していない方へ一言いただけますか？

私が苦手な事務対応をしたらお客様へのメールも誤字脱字だらけ、日付も間違えるし…関わる皆の仕事も増えて逆に困ってしまうと思います。
自分が苦手とすることを手放したいと思っている人、自分のやっていることをより沢山の人に広げたいとか、よりサービスを大きくしたいけれど誰の手を借りたら良いか分からないという人にはすごく良いサービスなのではないでしょうか。

ただ同時に依存してはいけないと思っていて…でも今はスーパー秘書におんぶに抱っこですね。

また、いずれは社員を雇おうと考えているケースでも、最初にスーパー秘書でマニュアル化して流れを作ることで内製化しやすくなります。
アウトソーシングから雇用への移行を検討する際にもスーパー秘書の導入はありだと思います。