株式会社きずな縁の西原さまは仙台市青葉区の森のいぬねこ病院2店舗と、ドッグウッドガーデンというドッグカフェ１店舗の合計３店舗の経営、さらに獣医師として日々動物病院での診療をされています。

アウトソーシングサービスを利用しようと思ったきっかけは？

雇われ院長として獣医師の業務だけ行っていたのですが、前社長が体調面で事業を手放す必要が出てきたことを機に会社を買い取り経営者というポジションになりました。

経営に関する仕事は獣医師として犬猫の診療とは違い、不慣れなこともありとても大変でした。
流石に一人で全ては出来ない…と思い始めアウトソーシングを検討しました。

また、経営となるとお金を扱う部分もありますから、信頼関係がないと任せることが出来ないと思います。
改めて経理を担って頂ける人材を募集すると言っても、ゼロから信頼関係を築くのも難しいと思います。
それであれば業務が得意な方にアウトソーシングした方が安心だと考え、スーパー秘書と契約しようと思いました。

数あるアウトソーシングの中でスーパー秘書を選ばれた理由は？

一番初めに思いついたキーワードが「オンライン秘書」で、そのキーワードからいくつかネットで探しました。

しかし、いざ契約しようと思っても、自分の頭の中の整理が出来ておらず、どの業務をお願いするかがはっきりしていませんでした。
その上、頭の中を整理する余裕も時間もなかったので、とにかく幅広く業務を請け負うサービスを考えていましたが、他社だとコストが上がっていき割に合わないと感じました。

一方、スーパー秘書は、幅広く業務を請け負ってくれ、窓口が業務のエキスパートに仕事を割り振ってくれるのはもちろんのこと、低コストで導入出来る、そんなコストパフォーマンスの高さに魅かれました。

そして、導入時の打ち合わせで、マンツーマンで頭の中を整理してくださり、さらにその場で具体的な依頼内容まで掘り下げていただくことが出来ました。
コミュニケーションを取る中で、僕の負担を取り除くような仕事の請け負い方を提案して下さり「スーパー秘書なら間違いない」と思いました。

どのような業務を依頼されていますか？

１. 経理業務関係
・領収書の整理
前月分の経費として使った領収書を現金分と各社クレジットカード分で分けて日付順に整理

・経理入力
Excelの現金出納帳へ入力

２. TikTok投稿関係
質問に獣医師の立場で返信したものをピックアップ

3. 動物病院の売上診療関係
月ごとに出された売上診療の一覧から人数、件数、金額を集計しExcelの累計表に入力

スーパー秘書に依頼してから変化はありましたか？

最近では、新しく仕事を依頼するときに、業務を分解してアウトソーシングの可否をシステマチックに判断出来るようになったと感じます。
依頼するにあたって業務の整理の仕方からアイデアやアドバイスをいただく中で、自然とそのスキルが培われたのかなと感じています。

動物病院の獣医師としての経験しかないので、一般の会社の事務や総務の仕事が当初は分からなかったのですが、事務の得意な方の仕事ぶりを見る中でどこまで頼んで良いかが分かるようになりました。
そして、私が予想していたよりも頼めることが多かったように思います。

時間的な余裕ができたことで事業計画や経営計画に着手出来るようになりました。
その結果、まだ経営者として3年目ではありますが、資金調達で銀行との交渉もスムーズにいっています。

コーディネーターや秘書スタッフの働きぶりはいかがですか？

想像していた以上のクオリティなので大変ありがたいです。

正社員として雇用するほどの作業量ではないため、パートも検討しました。
パートだとクオリティの担保に保証はないですが、その点、アウトソーシングではそれぞれの業務の得意な方に作業をしてもらえるので成果に満足できるのもありがたいですね。

まず相談してみてほしいです。
「どこまで依頼出来るか分からない」「依頼したい業務とコストが見合うか分からない」など迷う理由はあると思いますが、スーパー秘書の方で整理してくれます。

時給換算だとどうしても割高に感じるかもしれないですが、経営者の立場だとスーパー秘書を利用することで得た時間で何十倍もの利益を生み出すことが出来ます。

また、オンラインだとコミュニケーションに限界があると感じていましたが、コーディネーターさんも秘書スタッフさんもしっかり話を聞いてくださり対面と変わらないくらいのコミュニケーションがとれるのも嬉しいです。