身近な自動化・DX化で経費削減・業務効率化を実現

2024年4月4日

2023年7月4日

自動化・DX化という言葉を、最近よく耳にするようになりました。

AIが普及して、いろんな作業を自動化することができるようになり、便利な時代になりました。

また、QRコードやフォーム作成など誰でも簡単にできるDXが普及していますね。

今回はスーパー秘書™のオプションとして立ち上がった「OFFICIT(オフィシット)」を利用することで、自動化・DX化を実現したスモールビジネスの事例を紹介します。

 

業務の自動化とは?アウトソーシングも自動化の1つ!

業務の自動化とは、何かしらのテクノロジーを利用して、今まで人がしていた作業を最小限に抑えることを意味します。

例えば、最近Zoomでは、自動文字起こしができるようになりました。

なんと話している言葉が、そのまま文字になって画面に表示されるんです!

Zoomで録画すると、動画や音声と一緒に字幕のテキストデータも保存されます。

これまでGoogleドキュメントの音声入力は使ったことがありましたが、Zoomの自動文字起こし機能の方が、精度が高い印象です。

これまで手動でやっていた文字起こしが、AIでできるようになり、本当に便利だと思います。

それから問い合わせメールを送った時に、自動返信メールが届くのも、自動化の一つです。

手動でいちいち返信しなくても、勝手にやってくれて楽チンですよね。

なお、アウトソーシングすることも、自分でやってきた業務を手放すという意味では、自動化の一手段といえるかもしれません。

 

DXって、意外と身近なもの

ここ数年、「DX」という言葉も、よく耳にするようになりました。

「DX」のDは「degital/デジタル」の頭文字です。

Xは「transformation/トランスフォーメーション」を表します。

たとえばAIを導入することで、これまで手作業でやっていたことが、効率的かつスピーディにできるようになります。

しかしながら単にデジタル技術を取り入れることが、DXではありません。

デジタル化することで業務プロセスや仕組みを変革し、それによって新たな価値提供ができるようになり、企業の価値を向上することを目指すものなんです。

DXという言葉を聞いて、大手企業が独自のシステムを取り入れるようなイメージを持っている方も多いかもしれません。

実はDXって、そんな大がかりなものではなく、スモールビジネスでも実現できるものなのです。

Googleカレンダーで予定を共有、システムで予約フォームを作成、QRコードを活用するなども、DX化の例といえます。

以下のブログでもスモールビジネス経営者がすぐに取り入れられるようなDXの身近な事例をご紹介していますので、是非参考にしてみてください。

 

スモールビジネス経営者のための簡単DXガイド|2023年最新版

 

予算をかけなくてもできるDXは、身近にたくさんあることに気づきますよね。

 

属人化を防ぎ、業務効率化をはかるためアウトソーシングした事例

人材育成企業のA社では、月に1回イベントを開催しています。

しかし、その事務局対応には沢山の課題があったんです。

 

イベントのお知らせは毎回、BCCでメールしていました。

前日のリマインドメールや領収書なども、全て手動で送っていたんです。

さらにA社では、メールアドレスの一覧のマスターがない状態でした。

最近、名刺交換した方のメアドが漏れていて、「イベントの案内が届いていない」と言われることもありました。

メールアドレスの一部はエクセルなどに入力してあるものの、名刺やパンフレットなどの紙でしか確認できない方も多かったのです。

デジタルとアナログのデータが、混在している状態でした。

またA社では、担当のスタッフしか最新の顧客情報を把握できていない状態だったんです。

イベントの開催日が近づいていると、土日も出勤して、メール対応をしていることもありました。

そうすると、人件費も結構かかってしまいます。

 

「属人化を防ぎ、業務効率化をはかるために、これまで社内で作業していたものを、アウトソーシングできないか」というのが、A社の課題でした。

 

 

さらに、A社では「顧客情報を一元化して常に最新の状態にしたい」「申込から決済、領収書発行まで一貫して対応できるツールはないのだろうか…」という要望がありました。

つまり、自動化とDX化を進ませて業務効率化をはかりたかったんです。

ただし、自動化とDX化を進ませる際に1つ気になったのは「事務局対応が機械的になってしまうのでは」という懸念です。

「やっぱりお客さまには、ひと手間加えた言葉を入れて、あたたかみのあるコミュニケーションがとりたい」との気持ちも大きかったのです。

お客さまの顔を思い浮かべながら、「先日のイベントで●●●を気にいっていただけて、嬉しく思いました」などと、メールには一筆書き添えるようにしていました。

しかしながら一人一人のお客様へのメールに、丁寧なコメントを書き添えようとすると、時間も人件費もかかってしまうのが悩みでした。

 

スーパー秘書™オプションの「OFFICIT」の導入で自動化・DX化を推進

そこでA社は業務改善・業務フロー構築を専門にしているスーパー秘書™のオプション「OFFICIT」を利用することにしたのです。 A社で「最も優先したいこと」と「変えたくないこと」を確認したうえで、スーパー秘書™のコーディネーターたちは、A社の要望に対応できるツールの情報を出し合いました。

その結果、あるメルマガスタンドを導入することで、A社の

要望だった「顧客情報の一元化・最新化」「申込から決済まで1つのツールで一貫すること」が実現できることがわかったのです。

今では毎月のイベントの案内も、リマインドメールも、領収証も、メルマガスタンドから送付できるようになりました。

これまでバラバラだったメールアドレスも、メルマガスタンドに登録することで、顧客情報を一元化できます。

さらに、他のスタッフやアウトソーシング先でも業務を代行できるようになり、業務の属人化も防ぐことができ、作業時間も大幅に削減出来るようになりました。

いちいち手動でメールや領収書を送っていた時と比べて、ツールを導入後は顧客リストの漏れやミスも少なくなりました。

それからメルマガスタンドから送るメールには、お客さまの名前を自動挿入できます。

「暑い日が続きますので、●●さんも体調にはくれぐれも気をつけてくださいね」など、一人一人のお客さまに話しかけているような一文を添えて、メールを送ることもできます。

A社でこれまで大切にしてきた、ひと手間かけたあたたかみのあるコミュニケーションも、形を変えて続けられるようになったのです。

「OFFICIT」を利用したお客さまの声

今回、「OFFICIT」を利用した人材育成企業から、感想をいただきました。

「当団体の規模、目的、活動内容、財務状況を踏まえた具体的なプログラム提案をいただくことができ、これから具体化していこうと考えています。」

「スーパー秘書さんと協働しながら効率的で正確な情報管理ができそうです。相談しなければ知りえない提案をいただけたことが大きな収穫でした。」と、満足いただけたようで、嬉しく思いました。

自動化・DX化って大がかりな予算をかけてシステムを導入するのではなく、意外と身近なものなんだと、今回の事例を通じて実感しました。

 

上流から下流までの流れを把握して業務効率化

従来のスーパー秘書™では、今やっている業務をそのまま代行していました。

その一方で「いい方法知っていたら、教えてほしい」と、お客さまに言われることも結構あります。

担当のコーディネーターが知っていることがあれば、情報共有をしたり出来る範囲でのご提案することはできます。 しかし、スーパー秘書™は基本的にはクライアントが現在実行している方法で業務を代行するサービスなので、こま切れの情報提供となり、

課題解決を専門と出来ない点がずっと気になっていました。

「業務改善や業務フローの構築でもっとお役に立ちたい」

「事務代行の知見やノウハウを提供して、業務の効率化に貢献したい」

そう考えて上流から下流までの業務の流れを把握して、業務改善や業務効率化できる提案ができるようになったのがスーパー秘書™オプションの「OFFICIT」なんです。

 

オフィス業務で、こんな困りごとはありませんか?

日々の業務に追われているスモールビジネスの経営者や個人事業主は、なかなか業務全体の流れを見直す余裕すらないかもしれません。

煩雑な業務でミスや漏れが多発しているとか、どこを改善していいかわからないけど、非効率的だと感じているなど・・・

スーパー秘書™ではマニュアルを作成することもできます。

事務局などのバックオフィス業務フローの改善、顧客管理の一元化、経理周りの業務を得意としています。

A社のようにDX化することで、業務効率化や経費削減を実現することも可能なのです。

 

業務の進め方に疑問がある方、ご相談ください!

今やっている業務の進め方に疑問をもっている方は、スーパー秘書™オプションの「OFFICIT」にご相談ください。

「新規事業の業務フローをゼロから立ち上げてほしい!」という相談もOKです!

これまでの事務代行サービスの知見とノウハウを凝縮して、最適ツールを選び、自動化・DX化をはかりながら業務フローの構築や業務改善をサポートしいたします。

「OFFICIT」に関するお問い合わせや相談は、こちら

 

スーパー秘書への資料請求・お問い合わせは、こちら から、お気軽にどうぞ!

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この記事の執筆者


ウェルカムキャット合同会社代表 下川真由美

じぶんメディアコンサルタント/ライター

東京造形大学卒業。小劇場にてチラシ・当日パンフ作成・情報誌掲載など制作業務3年、DTP業務に12年間携わる。官公庁のマニュアル作成業務に9年間関わり、イラスト作成、編集、印刷、製本まで担当。印刷業の現場で身につけたノウハウをブログ化した「画像加工の便利帳」は、『週刊ダイヤモンド』の人気ブログリストに掲載。ネットスキルアップ塾「彩塾」ではSNSコミュニティのサポーターを2年間担当。
2013年よりライターとして活動。日経BPnetにて、藤巻幸大流「ニッポンの見方・面白がり方」取材・執筆担当。WEBコンテンツを中心としたライティング業務や添削、Facebookページの広告運用やスタッフ育成業務にも関わる。日本マインドワーク協会理事長・濱田恭子著『キマジメさんの「いっぱいいっぱい」でしんどい!がラクになるセルフ・マインド・マネジメント』(ビジネス社刊)の文章チェックも担当。