2024年4月16日
2020年6月1日
緊急事態宣言中は、テレワークが推奨され、
店舗は、休業せざるを得ませんでした。
全国で緊急事態宣言が解除され、
外出する人が、増えつつあります。
今後も、生き残っていくために
給付金や補助金、助成金などの申請のため
いろいろ書類をそろえている方も、多いです。
弁護士や社会保険労務士、中小企業診断士など、
士業の方は、こうしたお金に関する
相談や問い合わせが増えているようです。
申請業務自体は、有資格者でないと、対応できません。
「自分にしかできない仕事」に集中することができれば、
より多くの方を、サポートすることが可能になります。
士業の方は、専門性の高い業務を行うプロフェッショナルですが、
「こまごまとした事務作業は、苦手」という方も、おられるのでは？
たとえば、現在急増している
電話やメールの問い合わせの一次受付だけでも、
アウトソーシングするだけで、だいぶ楽になります。
返信しなければならないメールがたまっていると、
それだけでも、気になってしまいますよね。
「やらなくちゃいけないこと」から解放されると、
脳に隙間ができて、本当にやりたいことに集中できます。
たとえばスーパー秘書は、
電話やメールでの対応以外にも、
こんな業務のサポートが可能です。
スケジュール管理
納期やスケジュール管理も含めて、
秘書業務を、まるっと代行いたします。
あれもこれも「やらなくちゃ」と思っていると、
時間を勘違いしてしまったり、
ダブルブッキングしたりしまいがちです。
スケジュール管理をアウトソーシングすることで、
こうしたミスを防ぎ、業務に集中できるようになります。
経理データの入力
たまりにたまった領収書やレシートの山を
レターパックで送るだけでＯＫ。
仕分けになれた秘書スタッフが領収書整理をして、
エクセルや経理ソフトに、データ入力します。
請求書や領収書の作成
見積書や請求書、領収書などの書類を作成します。
メール送付や郵送も、代行することができます。
毎月の顧問料の支払いを銀行引き落としに変更
毎月の顧問料の請求書を作成して、
振込を依頼して、入金を確認して、領収書を送付。
この顧問料の支払い、銀行引き落としに
変更する手続きも、代行することができます。
毎月のルーチンワークを
効率化するお手伝いも可能です。
提案書などの資料作成
この時期、いろんなお客様から
相談を受ける機会も多いでしょう。
それぞれのお客様の困りごとを
解決する提案をする、提案書。
表やグラフ、写真やイラストを使用して、
よりビジュアルで伝わりやすい提案書を作成できます。
YouTube動画の撮影、編集
最近は、YouTubeを視聴している人が
非常に増えているので、利用しない手はありません。
お客様の声をインタビューした動画を
YouTubeにアップして、自社サイトに
動画を埋め込んで投稿することも可能です。
わざわざスタジオを借りたり、
特別な機材をそろえなくても、大丈夫です！
ＺＯＯＭの録画機能を使えば、
自宅やオフィスのパソコンの前で話をするだけで、
動画を録画することも、可能なのです！
動画で話している様子を見ることで、
人柄が伝わり、相性も事前に確認できます。
お客様にインタビューした対談動画を、
YouTubeにアップするのも、効果的です。
お客様の声のブログ投稿
「この先生にお願いしてよかった」というお客様の声を
ブログなどで情報発信していくと、それを見て、
また仕事の依頼につながることも多いです。
お客様にインタビューした音声を、
テキスト化することもできます。
ＺＯＯＭの録画機能を使えば、
YouTube用の動画だけでなく、
文字起こししたブログ原稿も作成可能です。
顔出しＯＫのお客様だったら、
動画の画面の画面キャプチャーをとって
ベストショットの写真を選ぶこともできますよ！
ホームページやLPの制作
このコロナ渦の影響で、新しいサービスメニューを
作った経営者や士業の方も、いらっしゃるでしょう。
今はみんな情報を、スマホで検索して調べます。
新しいサービスメニューを掲載した
スマートフォン対応のホームページにすれば、
ネット経由での問い合わせにも、つながります。
ホームページのリニューアルまでは手が回らなくても、
新サービスに特化したLPを作ることも可能です。
サービス内容を紹介する小冊子を作って、
ＰＤＦファイルでダウンロードできれば、
メルマガ登録者数を増やすこともできます。
こうしてネットで、ある程度、
情報が伝わる仕組みを作っておけば・・・
ある程度、サービスについて
理解したお客さんが、集まってきます。
メールや電話で問い合わせがあった時も、
ＰＤＦの小冊子などを送るようにすれば、
対応時の負担を軽減することもできます。
Facebookページの更新やFB広告の運用
会社や事務所のFBページを作ったはいいけど、
「作りっぱなしで、なかなか更新できてない」
・・・という方も、結構いらっしゃいます。
FBページに、ブログ記事をシェアしたり、
お客様の声をのせると、ページが活性化します。
ビジネスユーザーは、結構
Facebookを利用しています。
顧客層や地域を限定して、
Facebook広告を出すこともできます。
「FB広告、使ったことない」という方は、
設定方法など、わからないですよね。
広告ターゲットの設定も含めて、
予算に応じて、FB広告の運用を
まるっと依頼することもできますよ！
1,000万円の受注があった社労士さんの事例
実際にスーパー秘書を利用してくださっている
社会保険労務士のＡさんの事例を紹介します。
Ａさんは、社会保険労務士以外にも
コンサルティングの仕事もしておられます。
形の見えない「コンサルティング」というサービスで、
実際にどんな困りごとを解決することができるのか、
図表を使った、わかりやすい提案書作成の依頼がありました。
その結果、なんと1,000万円近くの受注があり、
前年比1.5倍の売上を達成したそうなんです！
このように、提案書作成をアウトソーシングすることで、
売上アップを実現することも可能になります。
助成金の申請が通った経営者の事例
ある経営者の女性の事例を紹介します。
これまで全部、自分一人でやっていた
事務のルーティンワークを、
アウトソーシングすることにしました。
そうすることによって、これまで先延ばしにしていた
助成金の申請作業を進めることができるようになりました。
既に２件の助成金がもらえることが決まり、
あと１件は、承認待ちとのことです。
この女性経営者の方は、ご自身で調べて、
いくつかの助成金に申請することにしたわけです。
新型コロナに関しては、
持続化給付金、助成金や補助金、融資など
さまざまな支援制度があります。
本来、支援の対象になるはずなのに、
支援制度について、知らないがために
申請できないのは、もったいないですよね。
専門知識を持った士業の出番！
そんな時、専門知識をもったプロフェッショナルに
相談することができたとしたら・・・
コロナの影響で、困難な状態におかれている方々を
一人でも多く、救済することにつながります。
税理士や社会保険労務士、中小企業診断士といった
士業の方の専門知識は、大きな助けになります。
だからこそ、今は士業の方にしかできない
業務に集中することが、大切です。
たまったメールの対応や電話での問い合わせ、
これを全部、自分でやるのは、大変ですよね。
一次対応をスーパー秘書に任せて、
優先順位をクリアにしたうえで、
自分したできない業務にだけ集中できるとしたら・・・？
今、とても困っている経営者や個人事業主の方の相談に
一人でも多く、対応できるようになるのではないでしょうか。
士業など、専門知識をもった方の
助けを必要としている人は、たくさんいます。
一人でも多くの人が、この時期を乗り越えて、
笑顔で未来を迎えることができるためにも・・・
他の人にできる業務は、アウトソーシングして、
「自分にしかできない業務」に集中する士業の方が
増えたらいいなと、願っています。
「ちょっと、相談だけでもしてみようかな・・・」と思ったあなた、
気軽にお問合せくださいね＾＾
【6/30まで限定】士業の方へ無料プレゼント
税理士や社労士さんなど、
士業の方限定の特別なお知らせです。
この記事の執筆者
ウェルカムキャット合同会社代表 下川真由美
じぶんメディアコンサルタント／ライター
東京造形大学卒業。小劇場にてチラシ・当日パンフ作成・情報誌掲載など制作業務３年、ＤＴＰ業務に12年間携わる。官公庁のマニュアル作成業務に９年間関わり、イラスト作成、編集、印刷、製本まで担当。印刷業の現場で身につけたノウハウをブログ化した「画像加工の便利帳」は、『週刊ダイヤモンド』の人気ブログリストに掲載。ネットスキルアップ塾「彩塾」ではＳＮＳコミュニティのサポーターを２年間担当。
2013年よりライターとして活動。日経ＢＰnetにて、藤巻幸大流「ニッポンの見方・面白がり方」取材・執筆担当。グルメポータルサイトのライティング案件では、新人ライターの原稿を添削して、納品することもある。ホームページ、ブログ、FacebookなどのWEBコンテンツを中心に、雑誌や会報誌などのライティング業務を行っている。