生き残るために!!コスト削減とリスクヘッジ

緊急事態宣言が再び発令され、
首都圏の鉄道各社では、終電時間が繰り上げられました。

コロナの影響は、まだまだ続きそうです。

街の中を歩いていると、
閉店したお店も増えていることに気づきます。

その一方で、客足が戻りつつあるお店もあります。

この先、生き残っていくためには、どうすればいいのか?

コスト削減、人材の問題、
スタッフに万が一のことがあった場合のリスクヘッジも想定して、
いま何ができるかを、まとめてみました。

家賃・光熱費・交通費など固定費を見直す

これまで補助金や給付金で、なんとかしのいできたものの
今後の資金繰りに頭を悩ませている経営者も多いかもしれません。

まず見直したいのが、固定費です。

リモートワークが中心になり、
「そもそもオフィスって必要なのか?」と
考える人も、増えてきました。

大企業が本社ビルを売却して、
地方に移転するケースも出てきました。

とある知人の会社は、会議室事業から撤退して、
郊外にあるコンパクトなオフィスへ移転しました。

スタッフの自宅から近くなったので、
通勤時間も交通費などの負担も少なくなったとか。

オフィスの面積が少なくなれば、それだけ
光熱費も抑えることができます。

家賃や光熱費、交通費など固定費を削減できるだけでなく、
スタッフにとっても、働きやすい環境になりました。

オフィスビルの賃貸契約の更新の時期に、
移転を検討するのも、一案です。

オンライン化に対応!
Zoomテクニカルキャストの活躍

実はスーパー秘書™の本部のある弊社オフィスも、
これまで2部屋借りていたオフィスを、
1部屋だけに集約して、リフォームしたんです。

スーパー秘書™は、もともと完全リモートワークなので、
出勤する必要もありませんし。

動画撮影の仕事なども、
会議室は一つあれば、十分ですから。

最近は、オンライン研修が増えてきたので、
パソコンやWEBカメラを新しく購入して、
オンライン対応の設備を整えている研修会社もあります。

Zoomテクニカルキャストとして
活躍する秘書スタッフも、増えてきました。

オンライン化の波は、今後も続きそうなので、
世の中のニーズに合わせて、
環境を整えることも、大切です。

人件費は削減と採用コスト

時短営業に伴うアルバイトの休業手当を支給しない
飲食チェーン店のニュースも、記憶に新しいです。

営業時間短縮に係る感染拡大防止協力金は一律で、
スタッフが複数存在する店舗では、十分とはいえない補償額です。

年度末を区切りに、契約期間を更新しない
いわゆる「派遣切り」する会社もあるでしょう。

非正規雇用のスタッフを減らすことによって、
たしかに人件費の負担は、軽減できるかもしれません。

しかしながら、オンラインで面接を実施している現在、
また新しいスタッフを採用するのも大変です。

採用コストがかかることも考慮に入れ、
柔軟に対応できるチーム作りを考える必要があります。

いま一緒に仕事しているスタッフが、
長く働き続けられる環境を整えることも大切です。

オンラインで、仕事の話以外もできる場づくり

コロナがいつ収束するかが見えない社会状況の中で、
不安な気持ちで過ごしている方も多いでしょう。

自宅にこもってのテレワーク生活では、
他の人と会話する機会が少なくなります。

「仕事の内容と直接関係ないから」と
不安や悩みについて話せる場がないのは、シンドイです。

テレワークのストレスがたまりにたまって、
ある日突然、辞めてしまう人もいるかもしれません。

オンラインだと、雑談がしにくい面があります。

スーパー秘書™の秘書スタッフたちのオンラインミーティングでは、
「チェックイン」というのを、よくやります。

「最近、どんなことがあった?」
「今どんな気分?」

家族の出来事とか、ちょっとした雑談を
オンラインミーティングの前にするんです。

スーパー秘書™では、秘書スタッフの勉強会や
交流会も、定期的に開催しています。

仕事をする上で、人と人との
コミュニケーションって、大切だと思います。

オンラインでも、仕事以外の
会話をする場を作るのは、オススメです◎

スタッフが濃厚接触者になったら?

コロナで家族や知人が亡くなったという
SNS投稿を見ると、考えさせられるものがあります。

濃厚接触者であることが判明すると、
家族全員が、自宅待機になります。

少ないスタッフで回している会社の従業員に
濃厚接触者が出てしまったら、どうでしょう?

社内でそのスタッフの役割が大きいほど、
業務不能になった時のダメージは大きいでしょう。

新型コロナウィルスの変異種も出てきて、
ワクチン開発も、まだ時間がかかりそうです。

テレワーク中心で仕事していて、
自宅とスーパーの往復程度しか外出していなくても、
新型コロナウィルスに感染したケースもあります。

あまり起こってほしくないことですが、
スタッフがPCR検査を受けたら陽性判定で、
自宅待機になる可能性もあるわけです。

万が一のことを想定して、
対処法を考えておく必要があります。

先行き不透明だからこそ、リスクヘッジ

新型コロナウィルス感染とか
PCR検査で陽性まではいかなかったとしても・・・

家族の介護や体調などを理由に
仕事が続けられなくなることはあります。

テレワークを導入していたとしても、
コミュニケーションが十分にとれなくて、
スタッフが定着しないケースも考えられます。

一人のスタッフの責任が大きければ大きいほど、
その人がいなくなった時の損失は、大きいです。

状況によっては、引継ぎも十分にできないケースもあります。

先行き不透明な現在の社会状況では、リスクヘッジも必要です。

土日や夜間もチームで対応!

そんな中、チームで対応できるスーパー秘書™も、
リスクヘッジの一つになるかもしれません。

サービス業の経営者の方には、
「土日や夜間も対応してほしい」という要望があります。

これ、一人でやると、大変ですよね!

スーパー秘書™では、案件のボリュームによって
複数の秘書スタッフのチームで対応しています。

スーパー秘書™は、もともと完全リモートのワークスタイルです。

平日昼間に対応できる秘書スタッフもいますし、
土日や夜間に対応可能な秘書スタッフもいます。

それぞれ都合の良い時間帯に稼働できる
秘書スタッフがチームで対応するわけです。

チームで対応することで、
秘書スタッフも、無理なく仕事を続けることができます。

メンバー入れ替え時の引継ぎもスムーズ

もし秘書スタッフの一人が体調不良になったり、
家庭の事情があったとしても、
他の秘書スタッフが対応することができます。

チームのメンバーが入れ替わったとしても、
メンバー同士で業務内容を共有し
問題なく事業を継続することができます。

会社で正社員やパートさんを雇っていたら、
新しい人に仕事を教えるのも大変ですが、
社員教育や業務の引継ぎも楽になります。

AIの英文翻訳チェック、
英語のビデオ会議アテンドも可能

海外渡航も制限されている現在、
海外とのやりとりも、オンライン中心です。

英語の資料が必要な時に
Google翻訳を使うこともありますよね。

でもAIの翻訳って、ネイティブの方が見ると、
「えっ?!」と思うような表現になってしまうことがあります。

やっぱりAIには限界があって、
人間の目でチェックする必要もあるんですよね。

スーパー秘書™の中には、
海外在住の秘書スタッフも何人かいます。

AIで翻訳したものをチェックして、
微妙なニュアンスを修正することも可能です。

英語の通訳が必要なビデオ会議のアテンドも可能です。

英文に翻訳した資料作成や
英語の通訳が必要になった時にも、対応できますよ!

時給制ではなく、稼働した分だけ!費用は必要最低限

同様のアウトソーシングサービスを提供している会社は、
時給制のところが、結構多いようです

スーパー秘書™では、実際に稼働した分だけ
負担すればよいので、費用を必要最低限に抑えることができます。

領収書の束だけ、バサッと送っていただければ、
仕分けが得意な秘書スタッフが仕分けして、
エクセルに入力する作業も対応できます。

領収書整理作業も、
アウトソーシングすると、楽になりますよ!

毎月のルーチンワークは、
スーパー秘書™の得意分野です。

領収書整理や見積書や請求書などの作成など、
全部一人でやっている一人社長さんへ。

人に任せられる作業を手放すと、
自分にしかできない仕事に集中できるようになりますよ!

ビジネスの業務効率化のために

先行き不透明な現在は、コストを抑えて効率化すると同時に
頭の中に余白を作っておくことも大切です。

いま目の前にある仕事や作業でいっぱいいっぱいだと、
先のことを考える余裕がなくなってしまうからです。

仕事上の悩みって、話せる相手は少ないですよね。

経営者って、孤独な存在です。

かといって、悩んでいる同業者同士で話していても、
解決策は、見つかりにくいもの。

スーパー秘書™のコーディネーターはまずお話をお伺いして、
どんなふうに業務を効率化できるかを一緒に考えます。

第三者に話を聞いてもらうことで、
思わぬ突破口が見つかるきっかけになるかもしれません。

初回の相談は無料なので、気軽にご相談くださいね^^

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この記事の執筆者

ウェルカムキャット合同会社代表 下川真由美

じぶんメディアコンサルタント/ライター

東京造形大学卒業。小劇場にてチラシ・当日パンフ作成・情報誌掲載など制作業務3年、DTP業務に12年間携わる。官公庁のマニュアル作成業務に9年間関わり、イラスト作成、編集、印刷、製本まで担当。印刷業の現場で身につけたノウハウをブログ化した「画像加工の便利帳」は、『週刊ダイヤモンド』の人気ブログリストに掲載。ネットスキルアップ塾「彩塾」ではSNSコミュニティのサポーターを2年間担当。
2013年よりライターとして活動。日経BPnetにて、藤巻幸大流「ニッポンの見方・面白がり方」取材・執筆担当。グルメポータルサイトのライティング案件では、新人ライターの原稿を添削して、納品することもある。ホームページ、ブログ、FacebookなどのWEBコンテンツを中心に、雑誌や会報誌などのライティング業務を行っている。

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