以前、スーパー秘書のコーディネーターについてお伝えをしました。コーディネーター自身は普段は「在宅ワーク」で各々の時間と場所で、クライアントとオンライン秘書スタッフの窓口となって仕事を行なっています。
・日頃から「在宅ワーク」中心で、どのようにしてクライアントとのコンタクトやオンライン秘書スタッフのマネジメントを実施しているのか？
・直接会わないで、どうやって「在宅ワーク」を稼働しているのか？
遠隔の状況で他の人と仕事をするには難易度が高くもみえますよね。
以前にも触れましたが、在宅で業務ができるのは、テクノロジーの進化によって、ITツールや通信機器のおかげです。つまり、オンラインツールを上手に使いこなしているので、遠隔でも、実際に直接会っているかのように業務を対応できているのです。
例えば、チャットサービスの「Chatwork」や「InCircle」、オンラインミーティングの「Skype」、「Zoom」など、「在宅ワーク」に便利なオンラインツールはたくさんあります。
これら、様々なITツールがあるわけですが、「在宅ワーク」にはご自身で使い勝手が良いものは何か、しっかりと把握しておきたいものです。
使い勝手の良いオンライン会議アプリ「Zoom」
スーパー秘書は主にオンライン会議アプリZoom を使って、クライアントや社内の打ち合わせを実施しています。このZoomというオンライン会議アプリは在宅ワークをするうえでとても便利なツールの1つです。
例えば、Skypeは画面で相手の顔を見ながら会話をすることができますが、自分のIDアカウントを作らなければ使えません。Zoomはアカウント作成をする必要はなく、主催者から発行されたURLにアクセスするだけでミーティングをすることができます。（開始前に一度、Zoomのサイトにアクセスして、インストールする必要はあります。）Skypeは相手のIDを探して呼びさないと会話ができませんが、手軽に簡単にミーティングを開始できるところがZoomの魅力です。
また、Zoomは主催者がミーティングを開始してコントロールする仕組みですが、主催者が録音・録画をワンクリックですることができます。（参加者は録音・録画ができませんが、主催者が許可をすることで録音・録画できます）Skypeの場合は録画などを行う場合は別のソフトが必要なので、その点でもZoomの使い勝手が良いです。さらに、Zoomの場合は、スマートフォン、タブレット、PCの場合全てに画面共有ができる点もメリットです。
遠隔であっても安心できるミーティング実施が可能
Zoomは打ち合わせのための移動などの手間も省けて、画面で顔を見ながら、使い勝手の良い操作・機能でお客様と打ち合わせができるので、安心して会議を行うことができます。また、録音・録画した記録を振り返ることもできるので、議事録の作成も必要がなく、とても便利です。
在宅ワークであっても、社内コミュニケーションが活性化
スーパー秘書は、以前、Skypeを使用していた際は、相手のIDを呼び出さなければならず、それが手間になっていることもありましたが、現在は、Zoomのおかげで、URLをクリックするだけでミーティングを実施できるので、電話のような感覚で手軽でミーティング自体もスムーズに進むようになりました。Zoomを導入した結果、以前よりも全体として社内ミーティング実施の頻度も増えています。コーディネーターとオンライン秘書スタッフの間でのやり取りも、より柔軟に行えるようになりました。
ミーティング実施以外には、社内でお互いのノウハウを共有し合う講座やZoomランチ会、Zoom飲み会などのオンライン食事会を開催したりもしています。
このようなZoomを使ったランチ会や飲み会は、最近、世間でも話題になっています。インターネット回線を使い、カメラやマイクを通して飲み会のように集まった気になれるオンライン食事会です。メンバーがどこにいても参加ができますし、店舗の予約は不要で自宅で飲み物と食べ物を用意するだけなので経済的であり、帰りの電車やタクシー代も不要です。
Zoomというオンライン会議アプリをスーパー秘書で導入したことで、これまで以上に在宅ワーカー同士の社内コミュケーションが活性化しました。
まとめ
Zoomは高画質・高音質で、URL発行型でアクセスも簡単。在宅ワーカーにとっては手放せない便利なITツールの一つになりそうですね。
このようなITツールは随時進化して、新しいツールが台頭してきているのも事実なので、在宅ワークをするうえで、常に最新のITツールのトレンドはチェックしていきたいですね。
