2024年10月7日
セミナーやイベントはもちろん、近年ではオンラインサロン（コミュニティ）などの参加者への事務局業務を外注に任せたいという企業が増えてきました。
セミナーやイベントを開催しているけれど、以下のような課題をお持ちの方は事務局代行サービスを検討してはいかがでしょうか？
・煩雑なフローが多く、自分や社員の手がまわらなくなっている
・ 参加者対応に無駄や漏れが多く、クレームが多い…
・ 事務局対応してくれる人を雇いたいけど、採用コストを捻出できない
・ フローの整備や提案もしてほしい
この記事では、事務局代行サービスの基本概要から、具体的なメリット、選び方のポイント、費用の相場、事例を詳しく解説していきます！
初めての事務局業務の外注を検討している方でも安心して利用できる情報を提供しますので、ぜひご覧ください。
事務局代行サービスとは？
事務局代行サービスの基本概要
セミナーやイベント開催に関する業務で、運営に関してルーティン的に発生する管理や顧客対応などの幅広い業務に対応するのが事務局代行サービスです。
事務局業務はセミナーやイベントの参加者とのやりとりが多く発生するため、丁寧かつミスのない対応が求められます。
一方、事務局業務は定型化できる「事務作業」が大半なので、実は外注するのに適しています。
事務局代行サービスを利用すれば企業は内部リソースを効率的に活用し、経営、戦略、企画といったコア業務に専念することができます。
また、事務局業務を得意とする専門スタッフが業務を担当するため、質の高いサービスの提供から顧客満足度の拡大にもつながり一石二鳥だと考えられます。
どんな業務に対応できるのか？
- セミナーやイベントの運営に関する業務：会場手配、講師の宿泊手配、顧客管理、アンケート作成など
- 顧客の問い合わせに関する業務：電話やメールでの顧客対応など
- データ管理に関する業務：顧客情報や各種データの整理など
- 経理関連業務：請求書や領収書の発行、入金確認など
- セミナーアテンド業務：対面/オンラインでのセミナーアテンドなど
なお、上記業務以外にも資料作成やHPの更新、SNSで告知対応などセミナーやイベント開催に関わる多岐に渡る業務に対応している事務局代行サービスも多いです。
また、近年ではセミナーやイベントをオンライン開催する企業も増えています。
スーパー秘書では、Zoomで開催するセミナーやイベントのアテンドにも対応しています！
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どんな用途で利用するのか？
事務局代行サービスは、事務作業の効率化やコスト削減を目指して、セミナーやイベントを運営する個人事業主や中小企業から大企業まで幅広い企業が利用しています。
具体的にどんな用途で利用するのか以下に事例を記載します。
- 大人数向けセミナーやイベント
・講演会
・講座（単発）
・連続講座
・ワークショップ
・サミット
- 少人数向けセミナーやイベント
・個人向けコンサルティング
・個人セッション
・コーチング - オンラインサロン（コミュニティ）
事務局代行サービスを利用するメリット
事務局対応のプロフェッショナルたちが、セミナーやイベント運営に関してルーティン的に発生する管理や顧客対応をワンストップで行うのが事務局代行サービスです。
では、どんなメリットがあるのかを以下で詳しく見てみましょう。
顧客満足度の拡大
事務局代行サービスは事務局対応を得意とするスタッフが所属しています。
高品質なサービスを提供することで、顧客の満足度が拡大し、企業のイメージアップにもつながります。
- ミスや漏れの減少：事務局対応の専門知識を持つスタッフが対応するため、ミスが少なく、質の高いサービスを提供できる
- カスタマイズ対応：ニーズに応じて、電話やチャット対応など柔軟に対応できる
- 細やかで丁寧な対応：お礼やリマインド、気のきいた一文を沿えるなど、人ならではの細やかで丁寧なメール対応ができる
社内リソースをコア業務に集中
事務局対応のプロフェッショナルが迅速かつ正確に顧客対応を進めるため、自社のスタッフは事務から解放され経営、戦略、企画といったコア業務に集中することが可能です。
- 幅広い業務対応：事務局に付随する資料作成、HP更新など様々な業務にも対応できる
- 人的リソースを活用：社員の負担が軽減されて本来の業務に集中できる結果、稼働時間・残業代が減少する
コスト削減
自社で事務局業務を行う場合、教育費や設備費がかかりますが、事務局代行サービスを利用すれば外注費のみとなるためコスト削減につながります。
- 設備費：事務局業務に必要な設備やツールを購入する必要がなくなり、初期投資を抑えられる
- トレーニング費：自社でスタッフをトレーニングする必要がなくなる
- 契約期間の柔軟性：必要に応じて短期間での契約ができる
事務局代行サービスの主な業務内容
具体的にどのようなサービスを提供しているのでしょうか。
代表的な業務について記載します。
イベントやセミナーの参加者対応（顧客対応）
セミナーやイベントを主催する際は、参加者からの問い合わせに日々メールや電話で対応する必要が出てきます。
事務局代行サービスは、電話やメールでの対応が主ですが、場合によってはチャットでの対応も可能です。
また、セミナーのリマインドや御礼メールなど、細やかな気遣いも任せることができます。
このような顧客対応は、企業の信頼性を高めるために非常に重要です。
迅速で丁寧な対応が顧客満足度を向上させ、信頼関係を築く基盤となります。
【問い合わせ対応の具体例】
- 電話対応：顧客からの問い合わせに対して一次対応を行います。
- メール対応：顧客からの問い合わせ対応はもちろん、セミナーリマインドや御礼メールなども対応します。
- チャット対応：SNSやアプリを通じて、リアルタイムに対応します。
セミナーやイベントの運営対応
セミナーの事前準備から運営、事後処理までを代行し、企業や団体が主催するセミナーを成功に導きます。
【イベントやセミナー運営の具体例】
- 事前準備：参加者の登録、会場の手配、スケジュールの作成
- 当日運営：セミナーやイベントのアテンド（Zoom/会場）
- 事後処理：アンケート収集と分析、報告書作成
イベントやセミナーの集客対応
イベントやセミナーを開催するにあたって、チラシの配布やプレスリリースの作成、SNSでの発信など様々な集客活動を行う必要があります。
※事務局代行サービスによって対応できないケースもあるので、事前に各社のサービス内容を確認ください。
【集客対応の具体例】
- 制作関係：チラシ、プレスリリースの作成など
- ライティング関係：メルマガの作成＆配信など
- ＳＮＳ発信関係：ＳＮＳ投稿や広告配信など
- 告知関係：ＨＰの更新や告知サイトへの掲載など
事務局代行に強いスーパー秘書では上記全ての業務に対応可能です。
集客から顧客対応までまさにワンストップで外注できる点が評価をされています。
事務局代行サービスの選び方とポイント
サービス提供会社の選定基準
事務局代行サービスを利用する際には、まず適切なサービス提供会社を選ぶことが重要です。
適切な会社を選ぶための基準を以下にまとめます。
【選定基準の具体例】
- 実績と経験：選定する会社がどの程度の実績と経験を持っているか。過去のプロジェクトやクライアントの評価、口コミを確認する。
- サービス内容：イベント運営、資料作成、問い合わせ対応など、自社のニーズに合うサービスを提供しているか。
提供されるサービスの範囲と内容を詳細に確認する。
- 価格設定：料金体系が明確で、コストパフォーマンスが高いか。安価だけではなく、サービスの質とのバランスを考慮する。
- サポート体制：トラブル発生時の対応や、サービスの柔軟性などサポート体制が充実しているか。
自社に適したサービスの見極め方
以下のポイントを参考に、自社に最適なサービスを見つけましょう。
【自社のニーズの把握】
まず、自社のニーズを明確にすることが必要です。
どのような事務局対応をしてもらいたいのか、具体的にリストアップしましょう。
- 業務内容の特定：イベント運営、資料作成、問い合わせ対応など、具体的な業務内容を決める
- 業務量の確認：どの程度の業務量があるのか、日常的に発生する業務か、一時的なものなのかを確認
- 予算の設定：事務局代行サービスにかけられる予算を設定し、予算内で最適なサービスを選ぶ
【サービスの比較】
事務局代行サービスを提供している会社は数多く存在します。
複数のサービス提供会社を比較し、自社に最適な代行業者を選びましょう。
- 提供されるサービスの詳細：各社が提供するサービスの内容を比較し、自社のニーズに最も合致するサービスを選ぶ
- 費用対効果の比較：料金と提供されるサービスの質を比較し、コストパフォーマンスが高いかを確認
- カスタマイズの可否：自社のニーズに合わせてサービスをカスタマイズできると良い
【契約内容の確認】
契約内容は詳細に確認し、理解しておきましょう。
- サービス範囲：提供されるサービスの範囲を明確にし、契約書に記載されているか
- 料金体系：料金の内訳、支払い方法、追加費用の有無が明確になっているか
- 契約期間：契約期間と更新方法、解約条件が明らかになっているか
【連絡体制の確認】
トラブル発生時に迅速に対応してもらえるかの確認も必要です。
- 緊急時の連絡先：緊急時の連絡先が公開されているか
- 連絡手段：メール、電話、チャットなど、連絡手段が複数用意されているか
- 対応時間：業務に対応可能な時間帯が自社にあっているか、緊急時は時間外にも対応してもらえるか
上記のポイントをしっかりと確認することで、自社に最適な事務局代行サービスを選び、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
事務局代行サービスを依頼する際の流れ
事務局代行サービスに初めて依頼する場合は、依頼する際の流れを理解しておきましょう。
事務局代行サービスの利用の流れ
1. 初回相談（問い合わせ）
まず、事務局代行サービスと以下の点について初回の相談をしましょう。
- ニーズの確認：どのような事務局対応をして欲しいか具体的に伝える
- サービス内容の確認：ニーズと提供されるサービスの詳細が合致するかを確認
- 料金の見積もり：必要なサービスに基づいて料金やプランの見積もりを依頼
２. 契約締結
契約書は必ずリーガルチェックしてから締結するようにしましょう。
- サービス範囲：提供されるサービスの詳細と範囲
- 料金：支払い条件や料金の内訳
- 契約期間：契約の有効期間と更新条件
３．依頼前の準備
契約をしてからスタートするまでの間に以下の準備を進めておくことで、スムーズに事務局代行サービスへ業務が移行できます。
- マニュアルの作成＆整備：業務フローや使用するツールのマニュアルを作成
- 作業手順の確認：具体的な作業手順や進行方法
- パスワードや連絡先リストの作成：必要なツールやシステムのパスワードや担当者の連絡先リストの作成
４． 担当者の選定
自社の担当者を選定し、サービス提供会社との連絡体制を整えます。
担当者間でのコミュニケーションが円滑に行えるようにしましょう。
５． 初回ミーティング
業務開始前に事務局代行サービスのスタッフと初回ミーティングを行い、詳細な業務内容や進行方法について打ち合わせを行います。
業務開始後のトラブルを防ぐために欠かせないミーティングです。
業務実施中のコミュニケーションのとりかた
業務が開始された後も、円滑な連絡体制を維持することが重要です。
依頼内容やボリュームによって異なりますが、一般的なスタイルを記載します。
1. 定期ミーティング（オンライン）
問題点や改善点を早期に把握し、対応するために定期的にミーティングを行い、業務の進行状況を確認します。
- 週次ミーティング：毎週の進捗確認や問題点の共有
- 月次ミーティング：月ごとの成果報告と次月の計画
2. メールとチャット
日常の連絡には、メールやチャットを活用します。
迅速な対応が求められる場合には、チャットが有効です。
- メール：重要な連絡事項や正式な書類のやり取り
- チャット：日常的な質問や迅速な対応が必要な場合
3. 緊急時の連絡方法
緊急時には、即座に連絡が取れる体制を整えておきます。
電話や専用の緊急連絡システムを利用すると良いでしょう。
事務局代行サービスの料金相場
依頼内容や業務の難易度、システムやツールの有無、ボリュームによってかかる稼働は異なるので、費用感の相場を出すのは非常に難しいと言えます。
どの事務代行サービスでも最初に依頼内容を詳しくヒアリングし、見積りを出すのが一般的です。
スーパー秘書でも事務局業務を受ける際、料金の質問をいただくことがよくあります。
その際は、「最初の1ヵ月はご自身や自社のスタッフがしている稼働の1.5倍程度の稼働が発生します。少しずつ慣れてくると、かかる稼働が少なくなってきます。」とお伝えしています。
例えば、自身で平均月10時間程度、顧客対応に時間を割いている場合。
10時間×1.5＝15時間程度でスーパー秘書に外注すると考えると、スーパー秘書のプランＭをご提案する流れになります。
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コストパフォーマンスの考え方
事務局代行サービスを利用する際には、単に費用だけでなく、コストパフォーマンスを考慮することが重要です。
コストパフォーマンスとは、支払った費用に対して得られる価値や効果を指します。
効率化によるコスト削減
事務局代行サービスを利用することで、社内リソースを効率的に活用できるため、結果的にコスト削減につながります。
また、社員が本来の業務に集中できるようになれば、生産性が向上し、企業全体の効率も上がります。
専門知識と経験の活用
専門的な知識や経験を持つスタッフが業務を担当するため、質の高いサービスを受けることができます。
これにより、業務のミスやトラブルが減り、最終的にコストパフォーマンスが向上します。
契約期間の柔軟性とスケーラビリティ
事務局代行サービスは企業のニーズに応じて柔軟に対応できるため、必要に応じてスケールアップやスケールダウンが可能です。
そのため、無駄なコストを抑えつつ、必要な時に必要なだけのサービスを受けることができます。
スーパー秘書でも繁忙期には利用プランをあげて、閑散期にはプランをダウンすること方も多くいます。
よくある質問：事務局代行サービスについて
実際に事務局代行サービスの利用を始める前に、よく聞かれる質問について回答します。
Q.個人情報を適切に扱ってくれるか不安です。
A． 契約時に、個人情報の取り扱いに関する取り決めを明確にしておくことが重要です。
その際は以下を確認すると良いでしょう。
- プライバシーポリシーの確認：サービス提供会社のプライバシーポリシーを確認し、個人情報の収集、利用、保存方法を確認する
- 契約書の確認：個人情報の取り扱いに関する条項を契約書に盛り込み、双方が合意した内容を明確にする
ただし、何を依頼するか・しないかの最終判断はクライアントにあり、自社で依頼内容を精査してから外部に委託するようにしましょう。
Q事前に実施しておくべきセキュリティ対策があれば教えてください。
個人情報を扱う業務を依頼する際には、自社でも適切なセキュリティ対策が必要です。
例えば下記のようなセキュリティ対策をしてから依頼すると良いでしょう。
- データ暗号化：個人情報を保存する際には、データを暗号化する
- アクセス制限：個人情報にアクセスできるスタッフを限定し、権限管理を徹底する
- 定期的な確認：セキュリティ対策が適切に実施されているかを定期的に監査する
- 定期的なパスワード変更：システムやツールについては定期的にパスワードを変更しましょう
Q.事務局代行サービスのスタッフが合わないので変更してもらえますか？
事務局代行サービスのスタッフと合わない旨をまずは事務局代行サービスの窓口に相談してみましょう。
例えば事務局代行サービスのスタッフのミスが多いという理由で担当変更を希望する場合。
事務局代行サービスはミスの原因の分析を行います。
というのも、フローが複雑であったり、マニュアルが整備されていないことが原因で発生するミスの場合は、スタッフを変更してもまた同じような現象が起きてしまうからです。
ミスの原因の対策を練ったのちに、可能な限りで人選の調整をするケースが多いでしょう。
事務局代行サービス利用事例の紹介
具体的な導入事例
事務局代行サービスの具体的な導入事例を通じて、その利便性や効果を理解しましょう。ここでは、異なる業界の企業がどのように事務局代行サービスを活用したかを紹介します。
事例1：IT企業のオンラインセミナー運営
あるIT企業では、新製品の発表セミナーを定期的にオンラインで開催しています。
しかし、セミナーの準備や運営には多くの時間とリソースが必要でした。
そこで、事務局代行サービスを導入し、以下のようなサポートを受けました。
- セミナー告知と参加者募集：SNSやメールを通じて広報活動を実施、セミナー告知サイトへの掲載
- 参加者管理：オンライン登録フォームを提供し、参加者リストを管理
- 顧客対応：セミナー参加者の問い合わせ対応、領収書発行など
- 当日運営：Zoomセミナーアテンド対応
- 事後フォロー：アンケートの送付、回収、集計対応
事例2：非営利団体の資金調達イベント
非営利団体が資金調達のためのチャリティイベントを開催する際、事務局代行サービスを利用しました。
事務局フローのマニュアルが整備されていなかったので、マニュアルの作成からサポートを受けました。
- マニュアル作成：事務局フローのマニュアル作成
- 顧客対応：顧客の問い合わせ対応
- 当日運営に関わる業務：ボランティアスタッフへのマニュアル作成、参加者名簿の作成、資料作成、備品発注、講師やスタッフの新幹線の予約
- 事後フォロー：寄付金の集計、参加者へのお礼状送付
まとめ
事務局代行サービスは、多岐にわたる事務局対応を外部に委託できるサービスです。
顧客満足度の拡大、社内リソースをコア業務へ集中、コスト削減、専門知識の活用など多くのメリットがあります。
事務局代行サービスの費用は、サービス内容や稼働時間などよって異なりますが、契約期間を柔軟に対応してもらえるケースが多く、自社に合ったプランを選べばお得に高品質なサポートを受けられるでしょう。
セミナーやイベントの事務局代行はスーパー秘書へお任せください！
セミナーやイベントの管理、資料作成、問い合わせ対応など多くの事務局対応を行ってきたスーパー秘書の得意分野です。
社内で事務局のトレーニングを積んだスタッフが対応するので、顧客満足度の高いサポートをお約束します。
料金プランも複数ご用意しており、ニーズに合わせて柔軟に対応できますので、お気軽にご相談ください。