2024年9月2日
事務代行サービスを利用することで、業務効率化やコスト削減が期待できます。
しかし、初めて利用する場合「何を依頼できるのか？」「自社に合っているのか？」といった不安から一歩踏み出せないでいる方も多いかもしれません。
この記事では、事務代行サービスのメリットはもちろん、注意点や事務代行サービスの選び方について分かりやすく解説します。
事務代行サービスの利用の流れや料金相場についても触れているので、是非、業務の外注化の参考にしてください。
最後まで読んでいただくことで、自社に最適な事務代行サービスが見つかるでしょう！
そもそも、事務代行サービスとは？
事務代行サービスとは、経理入力や顧客対応など一般事務からWEB画像作成、動画編集などクリエイティブ制作まで幅広い事務作業を外部業者に委託できるサービスです。
昨今、コロナでリモートワークが普及したこともあり、事務代行サービスの多くがオンラインで業務の対応にあたっています。
事務代行サービスを活用することにより、業務の効率化とコスト削減を図ることができます。
まずは、事務代行サービスの利用の流れ、依頼できる業務の種類、そして他のアウトソーシングサービスとの違いについて詳しく説明します。
事務代行サービス利用の流れ
事務代行サービスは、日々抱えている幅広い事務作業を外注できるサービスです。
依頼主である企業（個人事業主）は事務代行サービスと業務委託契約を結び、特定の業務を依頼します。
- ニーズのヒアリング：事務代行サービスの窓口がニーズを詳しく聞き取ります。具体的な業務内容や頻度、納期、成果物イメージなどを確認し、どんな業務を代行するかを決定します。
- 契約の締結：ヒアリングで決定した業務範囲や料金（利用プラン）、契約期間を明記した契約書を締結します。
- 業務の開始：業務を実施し、報告・連絡を行います。
- 成果の確認：成果物を確認し、必要に応じて依頼主はフィードバックを行います。
どのような業務が依頼できるのか
事務代行サービスで依頼できる業務は多岐にわたります。
以下に代表的な業務を挙げます。
■代表的な依頼可能業務
- データ入力：顧客情報や売上データなどの入力作業など
- 経理業務：経理データ入力、請求書の発行、経費精算など
- SNS更新対応：SNSの更新やWEB広告の配信など
- 顧客対応：事務局対応や電話対応など
- 書類作成：契約書や報告書の作成など
- 動画編集：YouTubeチャンネル作成や動画編集など
- デザイン業務：WEB画像作成やロゴ作成など
- WEB業務：HPの更新やLP作成など
これらの事務作業を外注することで社内のリソースをより重要な企画や戦略に関する業務に集中させることができます。
事務代行サービスと他のアウトソーシングサービスの違い
事務代行サービスは特定の事務作業を外部に委託するサービスですが、他のアウトソーシングサービスとはいくつかの点で異なります。
■事務代行サービスとBPOの違い
BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）とは、事務作業に限らず、企業のビジネスプロセス全体を外部業者に委託することを意味します。
BPOは、カスタマーサポートや物流、ITサポートなど、幅広い業務をカバーします。
一方、事務代行サービスはあくまで事務作業に特化したサービスです。
| 特徴 | 事務代行サービス | BPO |
|---|---|---|
| 対象業務 | 事務作業に特化 | ビジネスプロセス全般 |
| コスト | 比較的低コスト | やや高コスト |
| 導入のしやすさ | 簡単に導入可能 | 導入に時間がかかる場合がある |
| 対応範囲 | 限定的 | 広範囲 |
■事務代行サービスとコールセンターの違い
コールセンターは、主に顧客からの電話対応を専門とするサービスです。
電話対応は事務代行サービスでも対応していますが、コールセンターはマーケティング調査やカスタマーサポートなど専門的な電話対応に特化しています。
事務代行サービスは、コールセンターのように電話対応に特化しているわけではないので、携帯電話の貸与が必要だったり、架電対応できないケースもあります。
よって、事務代行サービスに電話対応業務を依頼する際は、希望とする対応が可能かを確認しましょう。
事務代行サービスの導入メリット
事務代行サービスの導入メリットは、業務効率化やコスト削減に大きく貢献する点だと言えます。
では、事務代行サービスが業務効率化やコスト削減にどのように貢献できるかを以下で具体的に説明します。
■タスクの分担化
事務代行サービスを利用することで自社の社員は、煩雑な事務から解放され、コア業務に専念できるようになります。
例えば、資料作成やデータ入力などに追われていた社員が、経営分析や戦略立案といったより付加価値の高い業務に集中できるようになります。
■専門知識と技術の活用
事務代行サービスは、各事務作業に特化した専門知識と技術を持ったスタッフが集まっています。
WEB、デザイン、動画編集、顧客対応などそれぞれの業務を得意とするスタッフが実際の業務を遂行するため、業務を効率的かつ正確に実施することができます。
また、オンラインでサービスを提供する事務代行サービスがほとんどのため、最新システムやAIといったITツールを駆使してヒューマンエラーを軽減できます。
■依頼ボリュームの変動が可能
内容やボリュームを柔軟に変更しながら依頼をすることができます。
例えば繁忙期には追加の依頼をおこない、閑散期には依頼量を減らすことも可能です。
■人件費や設備投資費の削減
事務代行サービスを利用することで、社員の人件費や社会保険料、福利厚生費、パソコンやプリンターなどの設備投資費を削減できます。
特に、繁忙期に一時的に増員する必要がある場合など、外注は非常に効果的です。
導入事例と効果
ある中小企業では、経理業務の大半を事務代行サービスに委託しました。
その結果、経理担当者は戦略的な財務管理に集中できるようになり、企業の財務状況が大幅に改善されました。
また、経理業務にかかるコストも約30%削減されました。
大量のデータ入力作業を事務代行サービスに依頼することで、データ入力の正確性が向上し、プロジェクトの進行がスムーズになりました。
さらに、データ入力にかかる時間が50%短縮され、コストも大幅に削減されました。
事務代行サービスの注意点！利用前に知っておくべきこと
メリットが多い事務代行サービスですが、利用する際にはいくつかの注意点を把握しておくことも重要です。
以下に、特に重要なポイントを詳しく説明します。
コミュニケーションの重要性とその方法
社員のように採用や教育の必要はないものの、事務代行サービスのスタッフとの円滑なコミュニケーションは欠かせません。
コミュニケーションが足りないと誤解やミスが発生しやすくなり、結果的に業務の効率が低下します。
では具体的にどのようなコミュニケーションをとれば良いのかを以下で説明します。
■定期的なオンラインミーティング
定期的にZoomなどでオンラインミーティングを設定することで、業務の進捗状況や問題点を共有し、すみやかに対応することができます。
また、メッセージベースではなく直接顔と顔を合わせるオンラインミーティングは関係性の構築にも効果的です。
■明確な指示と目標設定
業務を依頼する際には、具体的かつ明確な指示を出すことが重要です。
また、業務の目標や期待する成果を事前に共有することで、事務代行サービスのスタッフも適切に対応できます。
■問題発生時の対応策
万一問題が発生した場合には、すぐに対応できるように準備しておくことが重要です。
問題が発生した際の連絡手段や緊急連絡先、対応策を事前にマニュアルやガイドラインにまとめておくことで、早急なトラブル解決につながります。
サービスを選ぶ際に最低限確認したいチェックポイントと注意点
事務代行サービスを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントがあります。
このポイントを事前に確認することにより、自社に最適なサービスを選び、トラブルを防ぐことができます。
■事務代行サービス業者の信頼性と実績
まず、業者の信頼性と実績を確認しましょう。
公式サイトや口コミ、レビューを参考にし、過去の実績や評判を確認することが重要です。
また、どのような企業と取引をしているかも確認すると良いでしょう。
■提供するサービスの範囲
事務代行サービスの範囲は業者によって異なります。
依頼したい業務や求める対応がサービスに含まれているか、具体的に確認しましょう。
例えば、電話対応や即時対応、土日祝日対応の可否などを確認すると良いでしょう。
■料金体系と柔軟性
利用プランや料金の詳細を確認し、どんなケースに追加費用が発生する可能性があるかをチェックしましょう。
料金が明確でない場合、後から予想外のコストが発生することがあります。
また毎月、利用プランや料金が柔軟に変更できるかもチェックポイントの一つです。
■サポート体制
トラブルが発生した場合の対応やサポート体制も確認しておきましょう。
迅速に対応できるサポート体制が整っているか、担当者との連絡がスムーズに取れるかを確認することが大切です。
会社の電話番号があるかの確認と、きちんとその番号に連絡がつくのかも事前に確認しておくと良いでしょう。
■契約内容の確認
契約期間や解約条件、業務範囲の詳細を事前に確認し、不明点があれば質問しておくことが重要です。
特に解約や休止の条件は確認しておくことをおすすめします。
■セキュリティ対策の確認
適切なセキュリティ対策を講じているか、データの取り扱いが適切かを確認することが重要です。
チェックリスト
事務代行サービスを選ぶ際に役立つチェックリストを以下に示します。
事務代行サービスを契約する際にご活用ください！
1.信頼性の確認
- 過去の実績をチェック
- 口コミやレビューを確認
- 取引先企業の一覧を確認
2.サービス内容の確認
- 提供している具体的なサービス内容を確認
- 依頼したい業務や求める対応がサービスに含まれているか確認
3.料金体系や利用プランの確認
- 料金の明確性を確認
- 追加費用の有無を確認
- 毎月の利用プランや料金の変更の可否を確認
4.サポート体制の確認
- トラブル発生時の対応を確認
- 担当者との連絡がスムーズに取れるか確認
- 連絡がとれる会社電話番号か確認
5.契約内容の確認
- 契約期間を確認
- 解約条件を確認
- 業務範囲の詳細を確認
6.セキュリティ対策の確認
- セキュリティ対策で実施していることを確認
事務代行サービスを選ぶ際にはこれらのポイントをしっかりと確認し、自社に最適な事務代行サービスを選ぶことが成功のポイントとなります。
自社に合った事務代行サービスを見つけるには？
事務代行サービスを導入する際には、自社に最適なサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、サービス選定のための基準や選定ポイント、導入前に確認すべきことについて詳しく解説します。
自社のニーズに合ったサービスを選ぶための基準
まず、自社の依頼したい業務を明確にすることが重要です。
どのような業務を外注したいのか、どの程度のサポートが必要なのかを具体的に考えましょう。
どの業務を外注するかを具体的にリストアップします。
まずは、自分が今抱えている事務作業を全て書き出しましょう！
そのあと、
・自分にしかできない業務
・自分がしたい（好きな）業務、それをすることで活力になるような業務
を外して残った事務作業が外注できる業務ということになります。
どの程度のサポートを必要としているかを考えます。
サポートレベルもですが、希望とする対応時間や曜日なども検討しましょう。
例えば、土日祝日の対応も必要なのか？平日の午前のみの対応でＯＫなのか？などです。
これらを検討することにより選ぶ事務代行サービスも変わってきます。
STEP３：依頼したい業務の優先順位を決める
依頼したい業務や必要なサポートレベルを決めたら、何から依頼したいか優先順位をつけていきましょう。
いきなり全ての業務を依頼することは難しいケースも多いので、まずは円滑に業務が遂行されるように優先順位をつけましょう。
導入前に準備すべきこと
事務代行サービスを導入する前に、以下の準備をすることをおすすめします。
■業務マニュアルの作成
外注する業務について、具体的なマニュアルを作成しておくことをおすすめします。
業務の手順や注意点を明記することで、業務を正確に遂行できるようになります。
業務マニュアルの作成が苦手な場合は、マニュアル作成から対応できる事務代行サービスもあるので、まずは相談してみましょう。
※スーパー秘書では業務マニュアルの作成から対応可能です。
■関係各所の連絡先や想定される質問集の作成
関係各所の連絡先をまとめておくと事務代行サービスのスタッフも安心して業務に入れます。
■想定される質問集の作成
委託する業務で想定される質問への解答集があれば、事務代行サービスのスタッフからの質問を軽減することに繋がります。
事務代行サービスの料金相場
事務代行サービスを利用する際には、料金相場や費用の目安を把握しておくことが重要です。
これにより、適正価格でサービスを利用し、コストパフォーマンスを最大化することができます。
以下に、事務代行サービスの一般的な料金体系、コストパフォーマンスの高いサービスの見つけ方、そして費用対効果を最大化するためのポイントについて詳しく解説します。
事務代行サービスの一般的な料金体系
事務代行サービスの料金体系は、依頼する業務量、提供するサービスの質によって異なります。
以下に、一般的な料金体系の例を示します。
■固定料金制
固定料金制は、月額や週額で一定の料金を支払う形式です。
この形式は、定期的に一定量の業務を依頼する場合に適しています。
事務代行サービスの「スーパー秘書」の場合は、月額利用料44,000円（月10時間相当の事務作業）から利用できるプランがあります。
事務代行サービスによってプランは違いますが、月額50,000円から200,000円程度が相場であり、社員を雇用するよりコストは低いと言えます。
■時間単位制
時間単位制は、実際に業務を行った時間に応じて料金が発生する形式です。
繁忙期などに短期間で大量の業務を依頼する場合に適しています。
時間単位制は業務内容に応じて単価が変わることもあるので以下に目安を記載します。
・データ入力業務 1,500円～/時間
・経理関連業務 2,000円～/時間
・電話対応 1,500円～/時間
・顧客対応 2,000円～/時間
■プロジェクト単位制
プロジェクト単位制は、特定のプロジェクトや業務内容に対して一括料金を支払う形式です。
特定の期間内に完了するプロジェクトに適しています。
以下に目安を記載します。
・データベース構築 10万円～
・LP制作 10万円～
・年度末の決算関連業務 30万円～
コストパフォーマンスの高いサービスの見つけ方
コストパフォーマンスの高い事務代行サービスを見つけるためには、以下のポイントを考慮することが重要です。
■サービス内容の比較
複数の事務代行サービスから見積もりを取り、提供されるサービス内容を比較しましょう。
料金だけでなく、業務の質やサポート体制も確認することが重要です。
■実績と評判の確認
Googleサイトの口コミなどから実績や評判を確認することで、信頼性の高いサービスを選ぶことができます。
もちろん口コミ全てが正しいわけではないのであくまで参考にしましょう。
■トライアル期間の活用
トライアル期間を設けている事務代行サービスも多いです。
スーパー秘書では1ヵ月限定の「お試しプラン」を用意していて19,800円で10時間相当の事務業務を依頼することができます。
この期間を利用して、実際のサービス内容や対応の質を確認しましょう。
費用対効果を最大化するためのポイント
事務代行サービスを利用する際には、費用対効果を最大化することが重要です。
以下のポイントを参考にしましょう。
■明確な目標設定の共有
事務代行サービスを利用する目的や期待する成果を明確にし、事務代行サービスのスタッフにも共有しましょう。
これにより、依頼主と事務代行サービスの業務遂行における目線合わせができます。
■業務の優先順位付け
外注する業務の優先順位を付け、最も重要な業務から依頼するようにします。
これにより、限られた予算内で最大の効果を得ることができます。
■定期的な確認とフィードバック
業務の進行状況や成果について定期的に確認し、必要に応じて事務代行サービスのスタッフにフィードバックを行います。
これにより、業務の質を維持し、改善点にすみやかに対応することができます。
■リソースの最適化
社内リソースと外部リソースを適切に配分することで、効率的な業務運営が可能になります。
例えば、定期的な業務は外注し、戦略的な業務は社内で対応するなど、リソースのバランスを考えましょう。
まとめ
自社のニーズに合った事務代行サービスを選ぶために、業務内容や必要なサポートを明確にしましょう！
次に、信頼性と実績、サポート体制を考慮して事務代行サービスを選定します。
これらのステップを踏むことで、事務代行サービスを効果的に利用することができます。
業務効率化とコスト削減を目指す企業にとって、事務代行サービスは非常に有効な手段です！
アウトソーシングはスーパー秘書へお任せください！
バックオフィス業務に時間やリソースが足りない場合、その他専門のサポートが必要な場合には、スーパー秘書をご利用ください。
スーパー秘書は、画像作成からライティング、資料作成、顧客対応など幅広い事務作業に対応し、お客様の課題を解決する親身な対応をお約束します！