業務マニュアルの整備が大切という事はわかっていても、マニュアル作成にまで手が回らない。そんな時、マニュアル作成代行サービスの利用を検討してみるのはいかがでしょう。マニュアル作成を外注するメリットやデメリット、費用相場や専門業者を紹介していきます。是非、最後までご覧ください。

マニュアル作成を外注するメリット

業務マニュアルの必要性は理解しているけれど、社内にリソースがない…
マニュアル作成代行のサービスがあるらしいけれど、よくわからない。
マニュアル作成代行を依頼するといくらかかかる？メリットやデメリットはある？
など、不安に思う方が多いでしょう。
マニュアル作成には時間と手間がかかるため、なかなか実行に移せないという声をよく聞きます。
それなら、マニュアル作成を外注してしまいましょう。

社内でもマニュアル作成はできますが、世の中にはマニュアル作成のノウハウを持った専門チームがいます。
プロに外注すれば、要点が整理された使いやすいマニュアルを手に入れることができます。
外注費を支払ってでもマニュアルを作成するメリットは次の3点です。

業務の効率化、品質向上につながる

多くの作業は一定の順番や基準が存在します。
作業する人によって手順や基準が異なると、品質や作業時間にばらつきがでてしまうでしょう。
マニュアルでルールや基準を明確に規定すれば、品質が一定になるだけでなく、ミスの削減、時間の短縮にもなります。

特に経験豊富なベテラン社員のコツ、成績優秀な社員が意識していることなど、社内で明文化されていないポイントは積極的にマニュアルに盛り込みましょう。
マニュアルが整備されていると、新人や異動してきた社員の教育も簡単に。
手取り足取り教える手間や時間がいらなくなり、小さな疑問ならマニュアルを見て自分で解決できるため、教育コストを大幅に削減できます。
ミスが減り、スムーズに業務が進むようになると、会社全体に時間の余裕が生まれ、業務効率の向上や業務改善にも積極的に取り組めるようになります。

属人化を防ぐ

担当者によって作業方法が異なる場合や担当者が1人で対応している場合、担当者の急な休みや異動で引継ぎができず、その業務が行えなくなることがあります。
「担当者が不在のため業務ができない」という状況が繰り返されると、お客様から信頼されなくなってしまいますね。

マニュアルで作業が「見える化」されていれば、緊急事態にもすぐに対応でき、会社の業務が止まることはありません。
個人の理解度や経験によって業務に差が生じがちですが、マニュアルがあれば一定の水準を常に保つことが可能。
口頭での教育に比べてブレが少なくなるというメリットもあります。

自分では最善の方法だと思っていても、他人から見ると改善点が見つかることも。
また、代行業者は社内では暗黙の了解となっている事項も明確に言葉にしてマニュアルに記載するため、業務が客観的に整理されます。

さらに、今までの経験からマニュアル作成だけでなく業務のフローについてアドバイスをしてくれることも。
短期間でわかりやすいマニュアルが出来上がるだけでなく、業務の「見える化」が進むことでムダがあぶりだされ、さらなる業務の効率化が実現します。

マニュアル作成代行に依頼できること

いざ自社でマニュアルを作成しようとすると、スケジュール管理から担当者決め、実際の作成と大きな時間と手間がかかります。
実際にどこまで代行業者に依頼できるのでしょうか。

マニュアルの新規作成

自社にマニュアルが全く存在しない状況からでも、代行に依頼することができます。
「こんな業務のマニュアルを作りたい」と業務の概要、マニュアルの使用者や目的、現在の課題などを伝えれば、代行業者が最適なフォーマットやレイアウトを提案してくれます。

ドラフトの一部を作成しおおよその方向性が決まってから全体を作成していく代行業者ならば、「完成したらイメージと違った」というリスクを減らせるでしょう。

マニュアルの更新、リライト、改定

既にマニュアルがあったとしても、作業手順や仕様に変更があると更新が必要です。
また、業務を行っていく中でさらに改善点が見つかったら、マニュアルもブラッシュアップしていきたいですね。

更新や改定は新規作成に比べれば労力は少ないものの、こまめに作業が発生して面倒なもの。
外注して、自社の人的リソースを有効活用しましょう。

マニュアル代行会社はさまざまなマニュアルを見ているため、わかりやすくブラッシュアップすることも可能です。
マニュアルを使っているのにミスが多い、新人の覚えが悪いなど、自社で作成したマニュアルの効果があまり感じられない時は、改定依頼をするのもおすすめです。

紙のマニュアルの電子化

デジタル化が進んだ今、マニュアルも電子化することが求められています。
紙のマニュアルは見やすい、すぐに手に取れるというメリットはあるものの、紛失のリスクがあるほか、改定が重なるとわかりにくくなりがち。

電子化されていれば、マニュアル内の情報を簡単に検索できますし、テレワークやリモートワークなど、どこにいてもマニュアルにアクセスすることが可能です。
改定も簡単で、改定履歴を残しておくことも可能です。
紙のマニュアルを電子化に変換するだけでも、外注が可能です。

また、動きが必要な業務は、動画マニュアルに変更するのもおすすめ。
文章では長くなってしまっても、動画なら数秒から数分で理解できることも。また、外国人に説明するなど、言葉の壁がある場合でも動画は有利です。
動画の編集は時間がかかるため、代行業者に依頼しましょう。

マニュアル印刷（冊子作成）

マニュアルの電子化が進んでも「取扱説明書」に代表される製品マニュアルなどは、印刷して冊子化しておきたいというニーズが存在します。
自社で作成や改定を行う場合、マニュアル印刷や製本だけを外注することも可能なので、費用を抑えることもできます。

一方、作成・リライトから、冊子にするためのレイアウト変更、印刷まで一連の全ての工程を代行業者に依頼することもできます。

マニュアルをもとにした研修

マニュアル作成代行だけでなく、マニュアルを利用した研修も代行業者に依頼することができます。
誰もが見てわかりやすいマニュアルが一番ですが、口頭や対面で補足したい場面も出てくるでしょう。
経験豊富な講師による研修を行うことで、社員のマニュアルの理解を深めます。
ただ、対応できるサービス会社が少ないため、希望する場合は代行会社選びが重要です。

業務マニュアルの作成から納品までの流れ

実際に作成から納品までの流れを追ってみましょう。

企画・設計

まずは、どのようなマニュアルを作成するのか、大きな方針を決めます。
紙なのか電子化するのか、誰が使用するマニュアルなのか、どのような目的で使用するのかといった、マニュアルの基本的な部分を代行業者に伝えましょう。

電子化の場合は、Word、Excel、PowerPoint、Googleドライブなど、自社でも管理や更新がしやすいものを選びましょう。

When：いつ
Where：どこで
Who：誰が
What：何を
Why：なぜ
How：どのように
という5W1Hを意識すると、マニュアルの設計が明確になります。

せっかく作ったのに使い勝手が悪かった、効果を実感できないという事態には陥らないよう、最初が肝心です。

ライティング、デザイン

実際にマニュアルの内容を執筆・作成していきます。
マニュアルは業務の効率化、品質向上が目的であるため、とにかく「わかりやすい」文章やデザインであることが求められます。

・一つの文には一つの情報だけ
・一文を短くする
・難しい言葉を使わず、誰にでもわかる簡単な言葉を使う
・専門用語を使う時は慎重に
・二重否定など、誤解を招きやすい表現は避ける
・ですます調、である調など文体を揃える

といった工夫を行い、作成していきます。

また、デザイン面においては

・適度な余白を作り、情報を詰め込み過ぎない
・文字の大きさ、太さ、色、アンダーラインなどでメリハリをつける
・図やイラストを使用する

など、「必要な時に、必要な情報を、素早く探せる」 デザインを意識しています。

人間の視線の流れから、紙の場合はアルファベットのZの形にそって、Webマニュアルの場合はFの流れに沿って読めるようにデザインするなど、代行業者は工夫を凝らして作成を進めていきます。

図表やイラストの作成

文だけでわかりにくい場合、図や画像、グラフ、イラスト、フローチャートなどを使用します。
文を読む手間が減るだけでなく、読み間違いなどによる誤解も減らす効果があるため、積極的に使いたいものです。
特に、フローチャートは業務全体を俯瞰的に見せることに優れています。

たとえば、「上の部品を反時計回りにまわす」と文字だけで表現されていた場合、どの部品を回すのか、瞬時に判断できません。
また、反時計回りはどっち？と考える時間も発生します。
この悩んだり考えたりする時間はムダですし、ミスにつながりやすくなるため、出来る限り排除したいものです。

オリジナルのイラスト作成、カメラマンによる写真撮影は追加の費用がかかることが一般的ですが、わかりやすさを重視して積極的に利用するようにしましょう。

製本

電子化が進んでいますが、紙によるマニュアルにも根強いニーズがあります。
特にページ数が多いマニュアルや冊子化は自社では対応できないため、印刷会社に依頼しましょう。
汚れに強い用紙を使用する、防水加工をするといった特殊加工にも対応してもらえます。
納品前に代行業者が検品を行うため、受けとるだけでOKです。

マニュアル作成代行サービスの外注先を選ぶポイント

マニュアル作成代行サービスを行う会社は数多く存在しており、それぞれに特徴があり、得意な分野があります。
自社で作りたいマニュアルに対応できる業者なのかを必ず確認してください。
外注先を選ぶ際にチェックしておきたいポイントは次の3点です。

ノウハウ、実績の豊富さ

外部に依頼したにもかかわらず、品質が低い、なんだか使いにくいようでは困ってしまいますね。

代行業者にも得意・不得意があります。
まずは、過去にどのような業界のどのようなマニュアルを作成したのか、どのくらい作成した経験があるのかといった実績をチェック。
同じ業界、業態が近い企業のマニュアルの作成経験が豊富ならノウハウがあると推測できるため、安心です。
多くの場合、ホームページ内に事例・実績を掲載していますので、簡単にチェックできます。

セキュリティ体制があるか

マニュアルには業務内容や仕組み、流れといった内容が含まれており、機密情報にあたるものも含まれるでしょう。
万が一、自社の機密情報がサービス代行会社から漏洩した場合、経営に大きなダメージを与えます。
セキュリティ体制があるか、ある場合はどのような体制を取っているのか、詳細まで必ずチェックしてください。

また、価格は安ければ安いほど良いというものではありません。
セキュリティや品質を維持するためには、費用が必要です。
サービス代行会社のホームページを見れば、おおよその価格が掲載されており、詳しく問合せれば見積もりも出してもらえるでしょう。
他社と比較してあまりにも価格が安い場合、セキュリティや品質に不安がある場合があります。

親身になってくれるか

低価格で高品質、短納期で対応してもらえるのが一番ですが、自社の希望が叶わないマニュアルでは意味がありません。
こちらの希望を聞いてもらえない、納期が守られない、コミュニケーションが少ないといったトラブルがあると、外注をしたにもかかわらず負担が増してしまいます。
最初の問い合わせへの対応が迅速かつ丁寧か、悪い口コミが多くないかなど、マニュアルの品質だけでなく代行業者の対応もチェックしてください。

マニュアル作成代行の費用相場

実際に代行を依頼すると、いくらぐらいになるのでしょうか。

マニュアルのボリュームや内容によりますが、おおよそ1ページ(A4)あたり6,000～15,000円前後です。
また、企画料として15～30万円が発生します。
さらに、イラスト作成や写真撮影は1点2,000～10,000円といった価格設定が一般的です。

PDF化、HTML化をする際は1ページあたり数百円～5,000円程度が相場。
基本設計やテンプレート作成などを一式で依頼する場合は15～30万円を見積もっておきましょう。
また、代行業者によっても価格が変わってきます。

マニュアル作成代行の専門会社

専門的なノウハウを有し、クオリティの高いマニュアルの作成が可能です。
企画からライティング、図やイラストの作成、製本、電子化など一貫して対応してもらえるほか、業務フローについてコンサルタントを受けられることも。
ただ、研修などマニュアル作成以外の業務には対応できない可能性が高いので注意が必要です。

フリーランス

クラウドソーシングのサイトなどを利用して、フリーランスに外注することもできます。
フリーランスによって価格設定が異なり、1ぺージあたり・1文字あたり・A4用紙1枚あたりなど、計算方法も人によってさまざまです。
交渉次第で料金を抑えることもできるでしょう。
ただ、個人への依頼になるため大量の業務は難しく、複数人に分割して依頼する場合は、その都度、説明と料金交渉が必要です。
また、人によってスキルに大きな差があるので見極めが肝心です。

自社の社員（内製）

社内の実情を知っている社員が作る場合、費用は所定の給与内に含められるため、追加の費用は不要です。
外部のマニュアル作成ツールを使用する場合は、月額料金や年額料金が発生しますが、コストを掛けたくないと思ったら内製が一番でしょう。

ただ、通常業務と並行して行われるため、業務が忙しくなるとマニュアル作りが進みにくいことも。
チーム全員でマニュアル作成を試みたものの、責任と権限の所在が曖昧で作成自体が頓挫した、別々に作業したらばらつきが出たといったトラブルも多く、事前の入念な準備が欠かせません。

また、マニュアル作成のノウハウもないため、時間がかかるわりには品質がイマイチということもあります。

オンライン秘書サービス（例：スーパー秘書）

バックオフィス業務を強みとするオンライン秘書サービスでもマニュアル作成に対応しています。

さまざまなスキルを持ったスタッフが在籍しているため、ライティング、イラストや写真の撮影、電子化まで一括して依頼ができます。
しかし、オンライン秘書サービスはマニュアル作成代行専門業者ではないため、企画や設計、業務フローのコンサルティングには対応できないケースがあります。

一方、紙のマニュアルの電子化や既にある業務マニュアルをヒアリングしながらブラッシュアップするなどの対応は得意としています。
料金はマニュアルの量、内容によって変動するので、まずは相談して概算の見積りをもらいましょう。
オンライン秘書サービスの嬉しいところは、研修や作成したマニュアルを使った業務も対応可能な点です。
定期的な改定にも対応してもらえるなど、少ない労力で大きなサポートを受けられます。

業務マニュアル作成の専門業者5選

ヒューマンサイエンス

https://www.science.co.jp/document/field.html

マニュアル作成を熟知した経験豊富なコンサルタントが、どのようなマニュアルを作成したらよいかわからない段階からサポートしてくれます。
大量ページ案件、複数案件の同時進行でもOKというのが嬉しいポイントです。

Dojoシリーズ

https://tepss.com/manual-consulting/

完全請負型・常駐型でマニュアルを作成します。
社内で作成したマニュアル作成ツールを利用するため、短納期の対応が可能。
さらにeラーニングコンテンツも作成してもらえます。

Studistリーンソリューション

https://cnsl.studist.jp/services/consulting_create

原稿作成や画像・動画の撮影代行などに対応しています。
マニュアリスト養成講座があり、将来的に自社でマニュアル作成をしたいと考えている人におすすめです。

サイバーテック

https://www.cybertech.co.jp/xml/service/manual-creative

IT製品・サービスの操作マニュアル作成代行が得意な会社です。
IT分野に詳しいスタッフが多く、必要最低限の情報だけでマニュアルを作成してらえるため、負担が少なくなるでしょう。

フィンテックス

https://www.fintecs.co.jp/academy/lp2/

36年以上の実績がある経験豊富な会社です。
クラウド型マニュアル専用サービス「クラウドック」を利用し、低コスト・高品質・短納期が可能なほか、動画マニュアルも対応しています。

専門業者はマニュアル作成に特化しているため、高品質のマニュアルが出来上がります。
ただそこまでの品質は不要、定期的な改定をお願いしたい、簡単な修正だけを頼みたいといった場合には、コストが高く不向きです。

また、マニュアルにそって行えばできるルーティン業務を一緒に任せたいといった場合は対応ができないため、別の外注先を探す必要があります。

オンライン秘書サービスなら作成したマニュアルを使って、作業も依頼できるほか、秘書が気づいた点を定期的に改定していくため、1ストップでの対応可能です。

スーパー秘書でのマニュアル作成方法

オンライン秘書サービスのスーパー秘書でもマニュアル作成依頼を受けることはあります。
実際の事例をもとにスーパー秘書での対応方法を記載いたしますね。

事例1：メルマガ配信スタンドの設定＆配信方法マニュアルの作成

メルマガ配信スタンドを使って毎月4本のDMを配信している起業家のAさん。

今まで自分一人で作業をしていたのでマニュアルは不要だったが、新たにパートを雇用して、メルマガの配信やDMのスポット配信をお願いすることになったそう。
そのため、メルマガ配信スタンドの基本的な使い方や配信設定のルールなどをマニュアル化して欲しいという依頼でした。

メルマガ配信スタンドの基本的な使い方は、サービスマニュアルがあったので、必要な部分のみをスーパー秘書のコーディネーターが抜粋。
配信スケジュールやメルマガ設定などAさん独自のルールについては、Aさんに作業動画をZoomで録画してもらい、秘書スタッフも実際に同じ作業をしました。
そのうえで、操作方法のスクショを管理画面上でとりながらGoogleドライブでマニュアル化しました。

事例２：業務フローの企画設計からマニュアルの作成

美容コンサルティング会社のB社は、新たにオンラインサロンを立ち上げていました。
オンラインサロンの見込顧客への対応からサロン入会者への事務局対応まで、最適な業務フローを立ち上げて、マニュアル化して欲しいとの依頼でした。

スーパー秘書ではOFFICITというスーパー秘書の知見やノウハウを活かした業務改善・業務フローの構築提案ができるオプションがあります。
今回はOFFICITとの併用で業務フローの企画構築からマニュアル作成、その後の顧客対応まで一貫して対応しました。
複数回のZoomでのヒアリングやチャットワークでのやりとりを通して、ツールの選定から業務フロー構築まで対応可能です。

まとめ

業務の効率化、品質向上につながるマニュアル。
代行業者に依頼して、自社に大きな負担をかけることなく使いやすいマニュアルを手に入れましょう。

数あるマニュアル作成代行業者の中でもスーパー秘書は幅広い業務に対応しています。
マニュアルの形式もご希望に合わせますし、専用のシステムを利用して欲しいといった要望にも対応可能です。

・どのような実績がある？
・どのようなスケジュール感で進んでいく？
・事務局対応までお任せするならいくらくらい？

など、興味を抱いた方は、まず以下よりお役立ち資料をダウンロードしてみてください。
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