早いもので2024年ももうすぐ終了します。
振り返ってみて、どんな1年でしたか？
年始に立てた目標はどれくらい達成できたでしょうか。

12月は1年の活動を振り返り、良かった点や改善点を見つけ、次の1年を飛躍の年にするための準備に充てたいものです。

しかし、12月は営業日が少ないため業務が前倒しになったり、決算があったり、あちこちから忘年会のお誘いがあったりと、バタバタした日が続きます。
さらに年賀状作成、お歳暮の準備、年末年始休業の案内などの年末年始ならではのバックオフィス業務が発生します。
毎日が綱渡り状態という方もいるかもしれません。

それなら、年末年始に発生するバックオフィス業務も外注し、ゆったりとした気持ちで新年を迎えてみませんか。

今回は、年末年始に発生するバックオフィス業務10個を紹介し、スーパー秘書スタッフならどのように解決するかを紹介します。
ぜひ、スーパー秘書スタッフの利用を検討してみてください。

1.年賀状のデザイン

プライベートでは年賀状じまいをする人が増えていますが、ビジネスでは今でも年賀状は大事な存在です。
やはり、お世話になっている取引先や大事なお客様には、新年のご挨拶をお届けしたいもの。
近年は、はがきではなくデジタルで年賀状を作成し、メールに添付して送信をするという企業も増えています。

ただ、紙でもデジタルでもデザインを考えるのが毎年大変という声をよく聞きます。
毎年同じデザインを使いまわしていると、受け取った側は心がこもっていないと感じてしまうことも。
また、新年の挨拶ですから定型文だけでなく、新年の抱負や企業のビジョンなど、メリットを伝えられるようなものにしたいですね。

年賀状のデザインに悩んだら、スーパー秘書にお任せください。
デザインが得意なスタッフが御社の事業や目的に合わせて、はがきでもデジタルでも最適なデザインを作成します。
写真を入れてほしい、干支や縁起物を入れてほしい、一筆入れるスペースを空けておいて欲しいなど、遠慮なく希望をお伝えください。

依頼費用が気になるという方には、Canvaのテンプレートを使ってデザインコストをおさえることも可能です。

比較的低コストで、オリジナリティあふれる年賀状が完成しますよ。

2.年賀状の一筆や宛名書き

デジタルの年賀状が浸透している今だからこそ、紙の年賀状で挨拶することの価値が高まっているといえます。

2024年10月、はがきの郵便料金が85円に値上げされました。
つまり紙の年賀状を送るということは、コストをかけてでもご挨拶したい大切なお客様であることの証となるのです。

また、1年間お世話になったお礼、新年の抱負やビジョンなどを、手書きで一筆加えるだけで、誠意がぐっと伝わります。
相手を思いやるようなコメント、体調を気遣うようなコメントも良いですね。
新年早々、良い印象を与えることができれば、新年のスタートダッシュができるでしょう。

年賀状に宛名書きはつきものです。
今は住所録をパソコンで保存しておけば、プリンターで宛名を印刷することができます。ただ、枚数が多ければ多いほど時間もかかり、大きな負担となるため、宛名印刷を外注してしまいましょう。
住所録を渡せば、印刷・ポストへの投函までお任せできます。
さらに、宛名を手書きにすれば真心も伝わります。

一筆も宛名書きも、手書きが良いけれど字に自信がないという方は、スーパー秘書にご相談ください。
字に自信があるスタッフが、丁寧に心をこめて手書きし、記入後はポストへの投函まで行います。
筆ペンで書いてほしいなど、ご希望にも応えます。

もちろん、デジタル年賀状の送信業務も対応可能です。

手間のかかる年賀状関連業務を外注すれば、12月もコア業務に注力できます。

3.お歳暮の送付・返礼

お歳暮選びから送付リストの管理、配送手配、返礼の準備など、意外と手間がかかるお歳暮関連業務。
しかし、お世話になっている人への感謝を表すものですから、手を抜くことは許されません。
手渡しが望ましいとされていますが、双方の予定を合わせるのは大変です。
訪問が難しい場合は、配送の手配を行いましょう。

最近はコンプライアンスを理由にお歳暮を贈らない・受け取らない企業も増えています。
また、リモートワークが進んでいるため、取引先が毎日オフィスに出社しているとも限りません。

お歳暮の贈答が禁止と昨年連絡を受けていたにも関わらず贈ってしまったり、リモートワーク中心の取引先に傷みやすい食材を贈ってしまったりした場合、喜ばれるどころか先方に大きなご迷惑をかけてしまうことになるでしょう。
今まで以上にお歳暮の送付先、贈り物選びには注意が必要です。

スーパー秘書なら送付の手配はもちろん、お歳暮の選定もお手伝いします。
秘書スタッフが予算にあったお歳暮をピックアップ。
あなたはその中から選んで、送付リストを渡すだけでOKです。
あとはスーパー秘書が発注・配送まで全て手配します。

また、お歳暮を受け取ったらできるだけ早くお礼状を出すことがマナーです。
ただ、年末の忙しい時期には抜け漏れが発生しがち。
外注して、大事な取引先やお客様へお礼状を出しそびれることのないようにしましょう。

大事なのは誰が手配したのかではなく、企業としてお客様や取引先へ感謝の気持ちを伝えることです。

4.忘年会や新年会の会場や宿泊・交通機関などの予約

コロナ禍が去った今、年末年始は社内、取引先など、さまざまなメンバーで忘年会、新年会が予定されているでしょう。
参加者全員が入れる広さの会場、駅近、飲み放題付きなど、希望条件にあった会場を探すのは意外と面倒なものです。
予約の際も店舗の営業時間に電話をかけたり、メールで問い合わせたりと、こまごまとした業務が発生します。
特に年末年始は飲食店も混むため、第一希望の会場が予約できるとは限りません。
予約業務に時間を取られ、コア業務に注力できないのはもったいないこと。

スーパー秘書なら希望条件をお知らせいただければ、秘書スタッフが会場をピックアップします。あなたはリストの中から選ぶだけでOK。
予約やこまごまとした店舗への申し送りも秘書スタッフが行います。

また、遠方に出向く場合や、遠方からのお客様を招待する場合、交通機関や宿泊施設の予約が必要になるでしょう。
交通機関なら希望のルートや時間帯、宿泊施設なら希望するエリア、金額、日時を指示するだけで、秘書スタッフが予約まで行います。

煩雑な予約業務はスーパー秘書に任せて、忘年会・新年会を楽しみましょう。

5.オンラインストレージ上の管理文書の整理

年末はオフィスの掃除だけでなく、オンラインストレージの整理も行いましょう。
ついつい忙しくて、さまざまな書類がごちゃごちゃになっていませんか。
不要なものが多ければ動作が遅くなりますし、探す手間と時間が増えるので、業務効率が低下します。

ただ、地味な作業なうえ、業務量が膨大で時間もかかるので、年末の忙しい時期に整理ができないという人は多いもの。

オンラインストレージの整理もスーパー秘書にお任せください。
重複しているファイルをピックアップする、容量の大きなファイルを圧縮する、重要度の低いファイルをUSBメモリや外付けHDDなど外部環境に移す、内容・作成時期ごとにフォルダを作成し整理する、データのバックアップを作成する、フォルダの構造を再編成するなど、オンラインストレージ上の大掃除を行います。

大掃除後は、再び混乱することがないよう保管ルールを定めたマニュアル作成も行います。

オフィスだけでなく、オンラインストレージ上も整理して、さっぱりとした気分で新年を迎えたいものですね。

6.年始のスケジュール調整

年始の挨拶に行ったら取引先はまだ休業中だった、外出中で会えなかった、アポイントを取っていなかったため長時間待機したでは、時間を無駄にしてしまいます。
年始は取引先も忙しいため、事前にご挨拶の時間のアポイントを取っておきたいですね。

また、新年は賀詞交歓会などのイベントも多いもの。
参加を予定していたのに行きそびれてしまうと、大事なビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

年始のスケジュール調整・管理についてもスーパー秘書にお任せください。
年始のご挨拶調整から賀詞交歓会等といったイベントまで、あなたの代わりに予定を調整します。
申込が必要なものは代理で行いますし、大事な予定の前にはリマインドをしますので、忘れることもありません。

最近はZoomでご挨拶をする機会も増えているでしょう。
ミーティングの設定、お相手へのリンク先の送付等もスーパー秘書が代行します。

年始のご挨拶をスムーズに行い、新年を気持ちよくスタートさせましょう。

7.年末年始休業の関係各所への連絡やHP、SNS更新

年末年始休業の日程が決まったら、早めに関係各所に連絡をしておきましょう。
一斉に連絡しておけば、個別の問合せに対応することを減らせます。

連絡方法はHPへ掲載、SNSの更新、取引先やお客様への一斉送信メールなど、さまざまです。

上記の各種更新・配信業務もスーパー秘書が行うことができますので、お気軽にご相談ください。

8.資料のフッターの2024年を2025年へ変更

意外と忘れがちな業務ですが、作業しそびれていると恥をかいたり、信頼度が下がってしまったりするため、重要な業務です。

複数の資料のフッターを年末年始の忙しい時期に更新するのは大変です。
思わぬミスや抜け漏れが発生するかもしれません。

誰でもできる単純な業務は、外注してしまうのが得策です。
スーパー秘書なら決められた資料を、決められた期日までにしっかりと修正します。

その際、フォーマットを変更したい、過去のファイル名を統一してほしい、フォルダ内の整理整頓をしてほしいなど、資料やフォルダの整理も併せて行うこともできます。
遠慮なくご希望をお伝えください。

9.緊急連絡先の整備

ビジネス上のトラブルや災害等が発生した時に必要な緊急連絡先。
BCP（事業継続計画）対策として既に整備しているかもしれませんが、長期休暇に入る前に改めて見直してみましょう。
まだ整備していないという企業は今すぐ始めてください。

緊急連絡先には電話、メール、SNSなど複数の連絡先を掲載しておくと良いでしょう。
特に災害時はシステムエラーが発生することが多いため、複数の連絡先が掲載されていれば連絡がとれないというリスクを減らすことができます。
ただ、緊急時に混乱しないよう、優先順位や運用ルールを設けておくことが必要です。
なお、従業員のプライベートの電話番号を記載する場合は、従業員の許可を取ることも忘れないでください。

スーパー秘書では、企業の運用ルールに合わせて、見やすい緊急連絡先の一覧を作成します。
緊急時にはパニックになっていることが多いため、「みやすい、わかりやすい」ことは非常に重要です。
もちろん、個人情報を漏洩することはありません。

またトラブルが起きた時の対応フローチャートの作成、従業員のみなさんへの周知、送信などもスーパー秘書が請け負います。

10.年末年始のメルマガ配信準備

年賀状同様、メルマガ会員の皆さんにも1年間のお礼と新年のご挨拶をしたいですね。
年末年始は慌ただしく、配信準備の時間がなかなかとれないもの。
にも関わらず、配信を忘れてしまったり、ミスがあったりすると信用がガタ落ちするという大きなデメリットがあります。

ミスを防ぐためにも、外注を上手に使いましょう。
外部の視点を入れることにより、ダブルチェックの意味合いが高まり、誤字・脱字をなくすこともできます。

メルマガ配信は外注しやすい業務です。
ぜひ年末年始だけでなく、通年のメルマガの外注も検討してみてください。
マーケティングやライティングが得意なスタッフがあなたのビジネスをサポートします。

まとめ

1年中発生するバックオフィス業務ですが、年賀状、お歳暮、大掃除など年末年始だけに発生する特別な業務があります。
ひとつひとつの業務は小さく、直接利益を生む業務ではありませんが、お客様の信頼度を維持、または高められる重要な業務です。

年末年始に発生するバックオフィス業務を外注することで、中小規模事業者はコア業務の見直し、新規ビジョンの作成など、企業を成長・拡大するための業務にいつも通りに取り組むことができます。

今は変化のスピードが速い時代です。
年末年始の雑務に追われ本業の力を抜いてしまったら、ライバル企業に追い抜かされてしまうかもしれません。

企業の成長・拡大のために、バックオフィス業務は積極的に外注しましょう。

スーパー秘書はバックオフィス業務を得意としています。
通年でバックオフィス業務を依頼し、年末年始だけ業務を増やしてほしいといったご要望にも柔軟に対応します。

1年を締めくくり、次の1年をスムーズにスタートするために、お気軽にスーパー秘書へお問い合わせください。