2024年4月16日
2021年6月1日
筆者の私自身も、講師のコミュニティに所属しており、いろんな困りごとについて耳にすることがあります。
講師として登壇するだけではなく、スライド資料や提案書の作成、ブログやＳＮＳでの情報発信から経理事務まで、全部一人でこなすのは大変です。
講師業の方が手放したい仕事には、どんなものがあるでしょうか？
アンケート結果の困りごとトップ３と、スーパー秘書™でお手伝いできる業務についてまとめてみました。
講師業の方だけでなく、スモールビジネスの経営者や個人事業主の方の業務効率化のため、参考にしていただければ幸いです。
【第３位】資料作成を代わりにやってもらいたい
講師業の方が手放したい業務の第３位は、「資料作成」です。
企画書や提案書、研修資料やクライアントに提出する報告書など、さまざまな資料を作成する必要があります。
企業研修に登壇した後、すぐ次の研修の準備もしなければなりません。同時進行で企画が進んでいると、複数の資料が積みあがってしまいます。
他の人にお願いできる部分は任せて、登壇することに集中できれば理想的ですよね。
資料作成に関して、スーパー秘書™だったら、こんなことができます。
ワードにテキストだけ入力したものや、メモ書きなどを手渡していただければ、それを元に図解にしたり、画像を入れたりして、パッと見ただけで見やすい資料に仕上げることができます。
コーポレートカラーなど、イメージカラーに合わせたデザインも可能です。
ざっくりした内容が決まっているなら、それをより効果的に伝えることのできる、見栄えのよい資料作りのお手伝いが可能です。
【第２位】請求書や領収書などの経理事務が大変
講師業の方が手放したい業務の第２位は、経理事務です。
いつの間にかたまったレシートや領収書、請求書などの紙の書類を、分類整理してデータ入力するのは、手間がかかるものです。
経理事務も全部一人でやっている講師業の方は、月末になると請求書の作成や発行もしなくてはなりません。
朝から研修に登壇して、夜間や週末に事務作業をやっておられる方も結構いらっしゃるようです。
もしスーパー秘書™を活用していただければ、毎月のルーチン作業は、こんなふうに効率化できます。
たまったレシートや領収書は、バサッとまとめて送るだけでＯＫです。
仕分けが得意な秘書スタッフが分類して、エクセルや経理ソフトに入力します。
請求書の発行や作成を依頼することも可能です。
【第１位】ブログやＳＮＳ、ホームページ更新や動画編集
講師業の方が手放したい業務の第１位は、ブログやホームページ、ＳＮＳなど、インターネットを使った情報発信です。
その中でも特に多いのが、ホームページの更新とFacebook投稿です。
「原稿はあるんだけど、ワードプレスやアメブロなどに入力してもらいたい」とのニーズもあります。
「ブログ記事だけでなく、画像も作成してほしい」との声もありました。
動画の不要な部分をカットしたり、テロップを入れたりする、簡単な動画編集を依頼したいという方も増えてきています。
最近はインスタグラムやLINE公式アカウントを始める方も増えてきているので、こうした新しいツールの投稿もアウトソーシングできればとの声もありました。
原稿があれば、ブログやFacebookに更新代行可能
様々なニーズが見えてきましたが・・・「スーパー秘書™だったら、この困りごと、全部対応できるのに！」と思います。
「元ネタはあるけど、ブログやFacebookに投稿するのを頼みたい」との声も結構ありました。
内容をある程度まとめたメモやテキストデータがあれば、それをリライトして読みやすくすることもできます。
ブログやＳＮＳの情報発信は、画像のインパクトも反応を左右します。
画像データを共有していただければ、文字入れして加工するなどして、オリジナル画像の作成も可能です。
手持ちの画像やメモ、原稿があれば、それを有効活用して加工することで、効果的な情報発信もできますよ！
話すのは得意だけど、書くのが苦手な講師業の方へ
「話をするのは得意だけど、パソコンに向かって文章を書いたり、情報発信したりするのは苦手」とおっしゃる講師の方も結構多いです。
逆にいえば、得意なことを生かして、楽にできる仕組みが作れるといいと思うんですよね。
たとえば最近は、Zoomで打ち合わせする機会も増えてきました。Zoomでインタビューしたものを録画しておけば、それを元に文字起こしすることも可能です。
文字起こしした内容をブログやホームページの記事にしたり、LINE公式やメルマガ配信に活用したりすることもできます。
しゃべるだけで記事ができるんだったら、すごく楽だと思いませんか？
「書くのが苦手」な方には、音声をテキスト化する方法がオススメです◎
動画のカットやテロップ作成もお任せ！
講師業の方は発音が明瞭で聞き取りやすいので、ＡＩで音声変換したものの修正が少なくて済む傾向があります。
録画した動画があれば、音声を文字に変換することもできますし、テロップを作成することもできます。
最近、動画に力を入れる方は増えていますが・・・不要な部分をカットしたり、テロップを作成したりする作業って、まとまった時間が必要です。
データだけ送っていただければ、秘書スタッフが動画のカットやテロップ作成などの編集作業を行います。
YouTubeチャンネル開設のサポートや、YouTube用の動画編集も可能です。
「動画にもチャレンジしてみたいけど、技術的な壁があって」という方は、気軽にご相談くださいね。
セミナーの事務局業務、Zoomテクニカルサポートも対応
企業研修だけでなく、Ｂ to Ｃのセミナーを開催するケースが増えています。告知ページを作成し、参加者の申込や受講料の入金管理、メールでの対応もする必要があります。
スーパー秘書™なら、セミナーの事務局業務をまるっとアウトソーシングすることも可能です。
最近、Zoomテクニカルキャストへの問い合わせも増えています。オンライン講座でのブレイクアウトルームの設定やZoomホストなども対応できます。
講座の運営に関する業務を手放すことができれば、それだけ登壇内容に集中できますよね！
初回の相談は無料！寄り添ったアドバイス
スーパー秘書™に依頼しようかどうか迷っておられる方、初回の導入相談は無料です。
まずは営業担当が、じっくりお話をおうかがいします。
話を聞いてもらって思考整理できるだけでも、前に進むきっかけになるかもしれません。
「今は自力で何とかなりそう」とおっしゃるなら、無理にはおすすめしませんのでご安心ください。
「やっぱりこの部分はアウトソーシングした方が時間が有効に使える」との判断に至った場合は、専門スキルを持った秘書スタッフがチームで対応いたします。
月に１回はオンラインでミーティングしますので、今後の方向性について相談することもできます。
個人事業主や一人社長など、講師の方はピンで活動している方が多いです。
講師仲間の集まりや、異業種の方が集まるコミュニティ内では、前向きな発言はわりとしやすいですよね。しかしながら仕事上の悩みごとについて話せる相手は、あまりいないのではないでしょうか。
「経営者って、孤独」とよく言われます。
時代の流れが大きく変わっている今日この頃。先が見えないと思うこともあるかもしれません。そんな中、スーパー秘書™では、寄り添ったサポートを心がけています。
「一人じゃないと思えて、心強い」と、嬉しいお声をいただくこともあります。
オンライン化の対応が求められている一方、「知識やスキルが足りなくて、手を出せない」との声も耳にします。
対応できる専門技術を持った人を一人で探すのは大変ですが、スーパー秘書™なら、対応できるスキルを持った秘書スタッフが、チームを組んで対応することができます。
一人では手が回り切れず、「猫の手も借りたい」と思った時には・・・スーパー秘書™の存在を思い出していただければ嬉しいです。
スモールビジネスの経営者や、講師業など個人事業主のみなさまが本業により集中できるようになるための、お手伝いができれば幸いです。
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この記事の執筆者
ウェルカムキャット合同会社代表 下川真由美
じぶんメディアコンサルタント／ライター
東京造形大学卒業。小劇場にてチラシ・当日パンフ作成・情報誌掲載など制作業務３年、ＤＴＰ業務に12年間携わる。官公庁のマニュアル作成業務に９年間関わり、イラスト作成、編集、印刷、製本まで担当。印刷業の現場で身につけたノウハウをブログ化した「画像加工の便利帳」は、『週刊ダイヤモンド』の人気ブログリストに掲載。ネットスキルアップ塾「彩塾」ではＳＮＳコミュニティのサポーターを２年間担当。
2013年よりライターとして活動。日経ＢＰnetにて、藤巻幸大流「ニッポンの見方・面白がり方」取材・執筆担当。グルメポータルサイトのライティング案件では、新人ライターの原稿を添削して、納品することもある。ホームページ、ブログ、FacebookなどのWEBコンテンツを中心に、雑誌や会報誌などのライティング業務を行っている。