2024年6月20日
2020年6月1日
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緊急事態宣言中は、テレワークが推奨され、
店舗は、休業せざるを得ませんでした。
全国で緊急事態宣言が解除され、
外出する人が、増えつつあります。
今後も、生き残っていくために
給付金や補助金、助成金などの申請のため
いろいろ書類をそろえている方も、多いです。
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弁護士や社会保険労務士、中小企業診断士など、
士業の方は、こうしたお金に関する
相談や問い合わせが増えているようです。
申請業務自体は、有資格者でないと、対応できません。
「自分にしかできない仕事」に集中することができれば、
より多くの方を、サポートすることが可能になります。
士業の方は、専門性の高い業務を行うプロフェッショナルですが、
「こまごまとした事務作業は、苦手」という方も、おられるのでは?
たとえば、現在急増している
電話やメールの問い合わせの一次受付だけでも、
アウトソーシングするだけで、だいぶ楽になります。
返信しなければならないメールがたまっていると、
それだけでも、気になってしまいますよね。
「やらなくちゃいけないこと」から解放されると、
脳に隙間ができて、本当にやりたいことに集中できます。
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たとえばスーパー秘書は、
電話やメールでの対応以外にも、
こんな業務のサポートが可能です。
スケジュール管理
納期やスケジュール管理も含めて、
秘書業務を、まるっと代行いたします。
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あれもこれも「やらなくちゃ」と思っていると、
時間を勘違いしてしまったり、
ダブルブッキングしたりしまいがちです。
スケジュール管理をアウトソーシングすることで、
こうしたミスを防ぎ、業務に集中できるようになります。
経理データの入力
たまりにたまった領収書やレシートの山を
レターパックで送るだけでOK。
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仕分けになれた秘書スタッフが領収書整理をして、
エクセルや経理ソフトに、データ入力します。
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請求書や領収書の作成
見積書や請求書、領収書などの書類を作成します。
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メール送付や郵送も、代行することができます。
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毎月の顧問料の支払いを銀行引き落としに変更
毎月の顧問料の請求書を作成して、
振込を依頼して、入金を確認して、領収書を送付。
この顧問料の支払い、銀行引き落としに
変更する手続きも、代行することができます。
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毎月のルーチンワークを
効率化するお手伝いも可能です。
提案書などの資料作成
この時期、いろんなお客様から
相談を受ける機会も多いでしょう。
それぞれのお客様の困りごとを
解決する提案をする、提案書。
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表やグラフ、写真やイラストを使用して、
よりビジュアルで伝わりやすい提案書を作成できます。
YouTube動画の撮影、編集
最近は、YouTubeを視聴している人が
非常に増えているので、利用しない手はありません。
お客様の声をインタビューした動画を
YouTubeにアップして、自社サイトに
動画を埋め込んで投稿することも可能です。
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わざわざスタジオを借りたり、
特別な機材をそろえなくても、大丈夫です!
ZOOMの録画機能を使えば、
自宅やオフィスのパソコンの前で話をするだけで、
動画を録画することも、可能なのです!
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動画で話している様子を見ることで、
人柄が伝わり、相性も事前に確認できます。
お客様にインタビューした対談動画を、
YouTubeにアップするのも、効果的です。
お客様の声のブログ投稿
「この先生にお願いしてよかった」というお客様の声を
ブログなどで情報発信していくと、それを見て、
また仕事の依頼につながることも多いです。
お客様にインタビューした音声を、
テキスト化することもできます。
ZOOMの録画機能を使えば、
YouTube用の動画だけでなく、
文字起こししたブログ原稿も作成可能です。
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顔出しOKのお客様だったら、
動画の画面の画面キャプチャーをとって
ベストショットの写真を選ぶこともできますよ!
ホームページやLPの制作
このコロナ渦の影響で、新しいサービスメニューを
作った経営者や士業の方も、いらっしゃるでしょう。
今はみんな情報を、スマホで検索して調べます。
新しいサービスメニューを掲載した
スマートフォン対応のホームページにすれば、
ネット経由での問い合わせにも、つながります。
ホームページのリニューアルまでは手が回らなくても、
新サービスに特化したLPを作ることも可能です。
サービス内容を紹介する小冊子を作って、
PDFファイルでダウンロードできれば、
メルマガ登録者数を増やすこともできます。
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こうしてネットで、ある程度、
情報が伝わる仕組みを作っておけば・・・
ある程度、サービスについて
理解したお客さんが、集まってきます。
メールや電話で問い合わせがあった時も、
PDFの小冊子などを送るようにすれば、
対応時の負担を軽減することもできます。
Facebookページの更新やFB広告の運用
会社や事務所のFBページを作ったはいいけど、
「作りっぱなしで、なかなか更新できてない」
・・・という方も、結構いらっしゃいます。
FBページに、ブログ記事をシェアしたり、
お客様の声をのせると、ページが活性化します。
ビジネスユーザーは、結構
Facebookを利用しています。
顧客層や地域を限定して、
Facebook広告を出すこともできます。
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「FB広告、使ったことない」という方は、
設定方法など、わからないですよね。
広告ターゲットの設定も含めて、
予算に応じて、FB広告の運用を
まるっと依頼することもできますよ!
1,000万円の受注があった社労士さんの事例
実際にスーパー秘書を利用してくださっている
社会保険労務士のAさんの事例を紹介します。
Aさんは、社会保険労務士以外にも
コンサルティングの仕事もしておられます。
形の見えない「コンサルティング」というサービスで、
実際にどんな困りごとを解決することができるのか、
図表を使った、わかりやすい提案書作成の依頼がありました。
その結果、なんと1,000万円近くの受注があり、
前年比1.5倍の売上を達成したそうなんです!
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このように、提案書作成をアウトソーシングすることで、
売上アップを実現することも可能になります。
助成金の申請が通った経営者の事例
ある経営者の女性の事例を紹介します。
これまで全部、自分一人でやっていた
事務のルーティンワークを、
アウトソーシングすることにしました。
そうすることによって、これまで先延ばしにしていた
助成金の申請作業を進めることができるようになりました。
既に2件の助成金がもらえることが決まり、
あと1件は、承認待ちとのことです。
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この女性経営者の方は、ご自身で調べて、
いくつかの助成金に申請することにしたわけです。
新型コロナに関しては、
持続化給付金、助成金や補助金、融資など
さまざまな支援制度があります。
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本来、支援の対象になるはずなのに、
支援制度について、知らないがために
申請できないのは、もったいないですよね。
専門知識を持った士業の出番!
そんな時、専門知識をもったプロフェッショナルに
相談することができたとしたら・・・
コロナの影響で、困難な状態におかれている方々を
一人でも多く、救済することにつながります。
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税理士や社会保険労務士、中小企業診断士といった
士業の方の専門知識は、大きな助けになります。
だからこそ、今は士業の方にしかできない
業務に集中することが、大切です。
たまったメールの対応や電話での問い合わせ、
これを全部、自分でやるのは、大変ですよね。
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一次対応をスーパー秘書に任せて、
優先順位をクリアにしたうえで、
自分したできない業務にだけ集中できるとしたら・・・?
今、とても困っている経営者や個人事業主の方の相談に
一人でも多く、対応できるようになるのではないでしょうか。
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士業など、専門知識をもった方の
助けを必要としている人は、たくさんいます。
一人でも多くの人が、この時期を乗り越えて、
笑顔で未来を迎えることができるためにも・・・
他の人にできる業務は、アウトソーシングして、
「自分にしかできない業務」に集中する士業の方が
増えたらいいなと、願っています。
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「ちょっと、相談だけでもしてみようかな・・・」と思ったあなた、
気軽にお問合せくださいね^^
【6/30まで限定】士業の方へ無料プレゼント
税理士や社労士さんなど、
士業の方限定の特別なお知らせです。
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この記事の執筆者
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ウェルカムキャット合同会社代表 下川真由美
じぶんメディアコンサルタント/ライター
東京造形大学卒業。小劇場にてチラシ・当日パンフ作成・情報誌掲載など制作業務3年、DTP業務に12年間携わる。官公庁のマニュアル作成業務に9年間関わり、イラスト作成、編集、印刷、製本まで担当。印刷業の現場で身につけたノウハウをブログ化した「画像加工の便利帳」は、『週刊ダイヤモンド』の人気ブログリストに掲載。ネットスキルアップ塾「彩塾」ではSNSコミュニティのサポーターを2年間担当。
2013年よりライターとして活動。日経BPnetにて、藤巻幸大流「ニッポンの見方・面白がり方」取材・執筆担当。グルメポータルサイトのライティング案件では、新人ライターの原稿を添削して、納品することもある。ホームページ、ブログ、FacebookなどのWEBコンテンツを中心に、雑誌や会報誌などのライティング業務を行っている。