2024年4月5日
2023年7月4日
DXとは、結論からいえば「デジタルで変わること」です。
セルフレジに買い物かごを置くだけで会計が完結する自動レジを初めて使ったときは、あまりの速さと正確さに驚きました。
中には「IoTやHMIなどという言葉を聞いても難しくて…」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、スモールビジネス経営者が予算をかけなくても簡単に取り入れることができる身近なDXの事例をご紹介します。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、経営者目線から言えばデータとデジタル技術を活用して、他の会社よりも儲かる仕組みをつくることです。
2018年12月に経済産業省は「産業界におけるデジタルトランスフォーメーションの推進」を発表し、さらに2021年9月にデジタル改革を進める上で国がデジタル庁を設置しました。
急速なデジタル改革の背景には、日本企業がこのままデジタル化に取り組まないと2025年から2030年にかけて年間12兆円もの経済的損失を被るという予測があるからです。
DXの他にIT化やデジタル化という言葉もよく耳にします。
IT化もデジタル化もほぼ同じ意味と考えて間違いではありませんが、アナログ業務をデジタル化して便利にする意味合いが強いIT化より、デジタル化の範囲は広いでしょう。
例えば書店でおすすめの本に、紙媒体のポップの情報を画像やPDFなどのデータに変換することはデジタル化です。
このデータからの情報を自動で読み取って、手入力で行ってきた作業を自動化させることはIT化でデジタル化が元になっていることが分かります。
デジタル化でITツールを導入するなどの「戦術」に加えて、業務やビジネスモデルなどの変化をもたらすことで、DXは「戦略」と呼ばれることもあります。
参考HP：経済産業省「産業界におけるデジタルトランスフォーメーションの推進」
参考HP：経済産業省「DXレポート ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開」
スモールビジネス経営者が簡単に取り組める3つのDXは？
スモールビジネス経営者が予算をかけずに手早く簡単に取り組めるDXのうち、おすすめのものを以下にご紹介します。
Googleアプリ
身近にあるGoogleアプリですが、一部の機能にとどまらず徹底的に使いこなすことでビジネスは急速に加速すると考えます。
今回ご紹介するアプリやツールは既に利用している方も多いと思いますが、より効果的な使用方法をお伝えしますね。
1.Googleスプレッドシートで顧客管理
普段から使うことが多い人気のスプレッドシートですが、表計算ソフトのExcelとともに顧客管理におすすめです。
Googleスプレッドシートには、様々な無料のテンプレートが用意されています。
「顧客関係管理ツールレポート」のテンプレートでは、顧客の連絡先などの管理に使用できて、1日・週間・月間の目標設定も可能です。
スプレッドシートの便利な特徴として、［Ctrl］＋［H］キーを押すことで表の中から探したい数値や文字をすぐに見つけることができます。
（Windows OS／Chrome OSの場合。Mac OSの場合は［command］＋［H］キー）
2.Google スプレッドシートでプロジェクト管理
また、スプレッドシートでは、社内プロジェクト管理に使用することも可能です。
在宅ワークが増えると、添付ファイルのあるメールのやり取りが多くなります。
スプレッドシートを社内で共有すればファイルを同時に編集できて、プロジェクト管理の強力なツールとしてカレンダー代わりに使うことができます。
コメント機能もあり、共有した相手に納期や伝えたいことを入力するだけで、ファイル上でメッセージのやりとりができて、数多くのメールのやり取りからも開放されるでしょう。
結果としてできあがるファイルは1つだけのため、最新版の1つのファイルを社内で共有すればファイルを探す手間もなくなります。
長文で詳細な説明をしたいときには、スプレッドシートにGoogleドキュメントのリンクを貼ったり、参考にして欲しいホームページのリンクを貼れば、ワンクリックでアクセス可能です。
必要であれば得意先とも共有可能ですが、自社のデータが流出しないよう注意が必要といえます。
3. Google MeetとGoogle Chatの連携
コロナ禍以降は、在宅でのリモートワークが増加しています。
特にオンライン上では、テキストコミュニケーションは大切です。
おろそかにすると、自身の考えが相手に正しく伝わらず仕事にも支障が出てきます。
Google Chatを使うとダイレクトメッセージとチャットルームでのグループの会話ができます。
テキストコミュニケーションだけでは限界があるため、Gmail上でGoogle Meetと連携すれば、チャットだけでなくWeb会議でコミュニケーションを取ることが可能です。
Google Meetは、最長60分までの会議なら無料です。
電子印鑑ツール
2020年11月から原則として9割以上の行政手続きで押印の廃止が決定し、恩恵を受けている企業も多いのではないでしょうか。
ここでは契約書や社内書類の電子文書に押印可能な、データ化された電子印鑑ツールを3つご紹介します。
1.クラウドサイン
弁護士ドットコムにより改ざん性が担保されています。
弁護士ドットコムが、PDFファイルに誰がいつ同意したかを記録・表示するため安心できる点はメリットです。
無料プラン（フリープラン）では、登録可能なユーザー数が1名のみで、1カ月の送信件数は3件まで（2023年7月1日から）です。
2.GMOサイン
無料のお試しフリープランがあります。
本格的に導入するための仕様の確認ができ、基本料金無料で電子契約を無料で試せる点はメリットです。
クラウドサインと同様に登録可能なユーザー数が1名のみで、1カ月の送信件数は5件までです。
3.Shachihata Cloud
認印と日付印の両方が利用可能で利用人数が無制限です。
オペレーターによる無料サポートが付いている点もメリットです。
ただし、無料トライアル期間は30日間で終了し、その後標準機能を装備したエントリープラン（1利用者につき税込110円/月額）になります。
プロジェクト・タスク管理ツール
プロジェクト・タスク管理ツールとは、プロジェクトの進捗状況管理やスケジュール・案件の管理から個人のTODOリスト管理にいたるまで、管理業務用としてのツールです。
以下で比較的人気の高い管理ツールを3つご紹介します。
1.Trello（トレロ）
チームだけでなく個人の仕事管理としても使えるタスク管理ツールの1つです。
無料プランでも15ユーザーが登録できて、ドラック＆ドロップで直感的に操作が可能な点はメリットです。
大規模なプロジェクトを管理するというよりは、個人向けのツールだという印象です。
2.Notion（ノーション）
メモとしての使用だけではなく、ファイルを保存する機能、データベース機能、共有機能、タスク管理など数多くの機能があります。
これまでは英語表記でしたが、2022年11月に日本語版がリリースされたため使いやすくなり、Notion AIも使用して作業のスピードアップを期待できます。
3.Chatwork（チャットワーク）
中小企業向けのビジネスチャットができるツールとして、中小企業の方に比較的多く使われています。
無料のフリープランでも、ユーザー数の上限は100名で通常のプロジェクトツールとして使用するには問題ないレベルといえます。
直近40日以内のチャットは閲覧可能ですが、 40日より前のチャット履歴が見れなくなってしまう点は注意が必要です。
簡単に利用できるDXの3つの成功事例の紹介
弊社が運営するスーパー秘書™でお客様からの問い合わせ時に実際に取り入れている、QRコードや入力フォーム作成などのDX化の一部をご紹介します。
QRコードの作成
利用者側として読み取ることの多いQRコードは思っているより簡単に作成できます！
無料で作成できるものも多く、簡単に取り入れることができるDX化の代表例だと考えます。
1.QRコードメーカーは、世界で初めてQRコードを開発した株式会社デンソーウェーブが手がけています。
通常のQRコード作成に加え、対象サービスエリア内でQRコードを読むだけでWi-Fiに接続できるQR Wi-Fiを作成することが可能です。
QRコードの読み取り回数や読み取り場所をリアルタイムで計測できるWebサイトです。
2.Google Chromeでは、Google Chromeで開いているQRコードを作成したいWebページの画面を右クリックして表示されたメニューから「 このページのQRコードを作成 」をクリックします。
これだけの操作でQRコードを作成することができます。
3.クルクルマネージャーは、QRコードの作成からアクセス状況を確認する効果測定まで無料です。
QRコードで簡単Wi-Fiに接続できるようになります。
入力フォームを作る
スーパー秘書™ではフォームズというフォーム作成サービスを使用しています。
相談希望日時や連絡先などの項目に入力してもらう仕組みなので必要事項の確認漏れが発生することがありません。
さらに、フォームに入力した後は自動返信で御礼メールなどを配信することも可能です。
Googleフォームでも、さまざまな質問形式によりオンラインフォームやアンケートを作成することができます。
資料をPDF化する
サービス資料をURLすることで、共有された側もブックマークしたり管理がしやすくなります。
また、資料が常に最新の状態に保たれるのもメリットの1つかと思います。
スーパー秘書™のDX化の事例を見てみたい！と思ってくださった方は、是非一度下記から資料請求いただけると嬉しいです。
資料請求フォーム | スーパー秘書™ (super-hisho.jp)
まとめ：スモールビジネス経営者のための簡単DXガイド
スモールビジネス経営者は小回りが効くため、スムーズかつ臨機応変にDXを推進することができると考えます。
とは言え、1人でDX化を推進するのも大変です。
フォームやQRコードの作成、チャットボットの設定などスーパー秘書™のような事務代行サービスを活用するのもおすすめです。
スーパー秘書では、小規模企業のサポートに特化しています。
まずは以下の無料の窓口から、お気軽にご相談ください。