2024年6月20日
2021年2月1日
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緊急事態宣言が再び発令され、
首都圏の鉄道各社では、終電時間が繰り上げられました。
コロナの影響は、まだまだ続きそうです。
街の中を歩いていると、
閉店したお店も増えていることに気づきます。
その一方で、客足が戻りつつあるお店もあります。
この先、生き残っていくためには、どうすればいいのか?
コスト削減、人材の問題、
スタッフに万が一のことがあった場合のリスクヘッジも想定して、
いま何ができるかを、まとめてみました。
家賃・光熱費・交通費など固定費を見直す
これまで補助金や給付金で、なんとかしのいできたものの
今後の資金繰りに頭を悩ませている経営者も多いかもしれません。
まず見直したいのが、固定費です。
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リモートワークが中心になり、
「そもそもオフィスって必要なのか?」と
考える人も、増えてきました。
大企業が本社ビルを売却して、
地方に移転するケースも出てきました。
とある知人の会社は、会議室事業から撤退して、
郊外にあるコンパクトなオフィスへ移転しました。
スタッフの自宅から近くなったので、
通勤時間も交通費などの負担も少なくなったとか。
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オフィスの面積が少なくなれば、それだけ
光熱費も抑えることができます。
家賃や光熱費、交通費など固定費を削減できるだけでなく、
スタッフにとっても、働きやすい環境になりました。
オフィスビルの賃貸契約の更新の時期に、
移転を検討するのも、一案です。
オンライン化に対応!
Zoomテクニカルキャストの活躍
実はスーパー秘書™の本部のある弊社オフィスも、
これまで2部屋借りていたオフィスを、
1部屋だけに集約して、リフォームしたんです。
スーパー秘書™は、もともと完全リモートワークなので、
出勤する必要もありませんし。
動画撮影の仕事なども、
会議室は一つあれば、十分ですから。
最近は、オンライン研修が増えてきたので、
パソコンやWEBカメラを新しく購入して、
オンライン対応の設備を整えている研修会社もあります。
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Zoomテクニカルキャストとして
活躍する秘書スタッフも、増えてきました。
オンライン化の波は、今後も続きそうなので、
世の中のニーズに合わせて、
環境を整えることも、大切です。
人件費は削減と採用コスト
時短営業に伴うアルバイトの休業手当を支給しない
飲食チェーン店のニュースも、記憶に新しいです。
営業時間短縮に係る感染拡大防止協力金は一律で、
スタッフが複数存在する店舗では、十分とはいえない補償額です。
年度末を区切りに、契約期間を更新しない
いわゆる「派遣切り」する会社もあるでしょう。
非正規雇用のスタッフを減らすことによって、
たしかに人件費の負担は、軽減できるかもしれません。
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しかしながら、オンラインで面接を実施している現在、
また新しいスタッフを採用するのも大変です。
採用コストがかかることも考慮に入れ、
柔軟に対応できるチーム作りを考える必要があります。
いま一緒に仕事しているスタッフが、
長く働き続けられる環境を整えることも大切です。
オンラインで、仕事の話以外もできる場づくり
コロナがいつ収束するかが見えない社会状況の中で、
不安な気持ちで過ごしている方も多いでしょう。
自宅にこもってのテレワーク生活では、
他の人と会話する機会が少なくなります。
「仕事の内容と直接関係ないから」と
不安や悩みについて話せる場がないのは、シンドイです。
テレワークのストレスがたまりにたまって、
ある日突然、辞めてしまう人もいるかもしれません。
オンラインだと、雑談がしにくい面があります。
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スーパー秘書™の秘書スタッフたちのオンラインミーティングでは、
「チェックイン」というのを、よくやります。
「最近、どんなことがあった?」
「今どんな気分?」
家族の出来事とか、ちょっとした雑談を
オンラインミーティングの前にするんです。
スーパー秘書™では、秘書スタッフの勉強会や
交流会も、定期的に開催しています。
仕事をする上で、人と人との
コミュニケーションって、大切だと思います。
オンラインでも、仕事以外の
会話をする場を作るのは、オススメです◎
スタッフが濃厚接触者になったら?
コロナで家族や知人が亡くなったという
SNS投稿を見ると、考えさせられるものがあります。
濃厚接触者であることが判明すると、
家族全員が、自宅待機になります。
少ないスタッフで回している会社の従業員に
濃厚接触者が出てしまったら、どうでしょう?
社内でそのスタッフの役割が大きいほど、
業務不能になった時のダメージは大きいでしょう。
新型コロナウィルスの変異種も出てきて、
ワクチン開発も、まだ時間がかかりそうです。
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テレワーク中心で仕事していて、
自宅とスーパーの往復程度しか外出していなくても、
新型コロナウィルスに感染したケースもあります。
あまり起こってほしくないことですが、
スタッフがPCR検査を受けたら陽性判定で、
自宅待機になる可能性もあるわけです。
万が一のことを想定して、
対処法を考えておく必要があります。
先行き不透明だからこそ、リスクヘッジ
新型コロナウィルス感染とか
PCR検査で陽性まではいかなかったとしても・・・
家族の介護や体調などを理由に
仕事が続けられなくなることはあります。
テレワークを導入していたとしても、
コミュニケーションが十分にとれなくて、
スタッフが定着しないケースも考えられます。
一人のスタッフの責任が大きければ大きいほど、
その人がいなくなった時の損失は、大きいです。
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状況によっては、引継ぎも十分にできないケースもあります。
先行き不透明な現在の社会状況では、リスクヘッジも必要です。
土日や夜間もチームで対応!
そんな中、チームで対応できるスーパー秘書™も、
リスクヘッジの一つになるかもしれません。
サービス業の経営者の方には、
「土日や夜間も対応してほしい」という要望があります。
これ、一人でやると、大変ですよね!
スーパー秘書™では、案件のボリュームによって
複数の秘書スタッフのチームで対応しています。
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スーパー秘書™は、もともと完全リモートのワークスタイルです。
平日昼間に対応できる秘書スタッフもいますし、
土日や夜間に対応可能な秘書スタッフもいます。
それぞれ都合の良い時間帯に稼働できる
秘書スタッフがチームで対応するわけです。
チームで対応することで、
秘書スタッフも、無理なく仕事を続けることができます。
メンバー入れ替え時の引継ぎもスムーズ
もし秘書スタッフの一人が体調不良になったり、
家庭の事情があったとしても、
他の秘書スタッフが対応することができます。
チームのメンバーが入れ替わったとしても、
メンバー同士で業務内容を共有し
問題なく事業を継続することができます。
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会社で正社員やパートさんを雇っていたら、
新しい人に仕事を教えるのも大変ですが、
社員教育や業務の引継ぎも楽になります。
AIの英文翻訳チェック、
英語のビデオ会議アテンドも可能
海外渡航も制限されている現在、
海外とのやりとりも、オンライン中心です。
英語の資料が必要な時に
Google翻訳を使うこともありますよね。
でもAIの翻訳って、ネイティブの方が見ると、
「えっ?!」と思うような表現になってしまうことがあります。
やっぱりAIには限界があって、
人間の目でチェックする必要もあるんですよね。
スーパー秘書™の中には、
海外在住の秘書スタッフも何人かいます。
AIで翻訳したものをチェックして、
微妙なニュアンスを修正することも可能です。
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英語の通訳が必要なビデオ会議のアテンドも可能です。
英文に翻訳した資料作成や
英語の通訳が必要になった時にも、対応できますよ!
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時給制ではなく、稼働した分だけ!費用は必要最低限
同様のアウトソーシングサービスを提供している会社は、
時給制のところが、結構多いようです
スーパー秘書™では、実際に稼働した分だけ
負担すればよいので、費用を必要最低限に抑えることができます。
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領収書の束だけ、バサッと送っていただければ、
仕分けが得意な秘書スタッフが仕分けして、
エクセルに入力する作業も対応できます。
領収書整理作業も、
アウトソーシングすると、楽になりますよ!
毎月のルーチンワークは、
スーパー秘書™の得意分野です。
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領収書整理や見積書や請求書などの作成など、
全部一人でやっている一人社長さんへ。
人に任せられる作業を手放すと、
自分にしかできない仕事に集中できるようになりますよ!
ビジネスの業務効率化のために
先行き不透明な現在は、コストを抑えて効率化すると同時に
頭の中に余白を作っておくことも大切です。
いま目の前にある仕事や作業でいっぱいいっぱいだと、
先のことを考える余裕がなくなってしまうからです。
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仕事上の悩みって、話せる相手は少ないですよね。
経営者って、孤独な存在です。
かといって、悩んでいる同業者同士で話していても、
解決策は、見つかりにくいもの。
スーパー秘書™のコーディネーターはまずお話をお伺いして、
どんなふうに業務を効率化できるかを一緒に考えます。
第三者に話を聞いてもらうことで、
思わぬ突破口が見つかるきっかけになるかもしれません。
初回の相談は無料なので、気軽にご相談くださいね^^
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この記事の執筆者
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ウェルカムキャット合同会社代表 下川真由美
じぶんメディアコンサルタント/ライター
東京造形大学卒業。小劇場にてチラシ・当日パンフ作成・情報誌掲載など制作業務3年、DTP業務に12年間携わる。官公庁のマニュアル作成業務に9年間関わり、イラスト作成、編集、印刷、製本まで担当。印刷業の現場で身につけたノウハウをブログ化した「画像加工の便利帳」は、『週刊ダイヤモンド』の人気ブログリストに掲載。ネットスキルアップ塾「彩塾」ではSNSコミュニティのサポーターを2年間担当。
2013年よりライターとして活動。日経BPnetにて、藤巻幸大流「ニッポンの見方・面白がり方」取材・執筆担当。グルメポータルサイトのライティング案件では、新人ライターの原稿を添削して、納品することもある。ホームページ、ブログ、FacebookなどのWEBコンテンツを中心に、雑誌や会報誌などのライティング業務を行っている。