1. メッセージの送信時間に配慮をする

深夜早朝は避けビジネス時間内（8:00～20:00くらい）での送信を意識しましょう。

皆さんも良く使われるChatworkでは「予約送信機能」で、日時を指定してメッセージを送信できます。 
例えば夜にメッセージを作成した場合、翌日の朝に送信できるよう予約投稿しておくと、送り忘れもなくて安心です。

2. レスは早ければ良いわけではない

レスが遅いのは勿論NGですが、早ければ良いというわけではなく適切なタイミングで行うことが大切です。 

ただし、最低でも24時間以内に「一次返信」をしましょう。
こちらについては③で詳しく説明しますね！ 

なお、「即レス」にこだわりすぎるのは危険です。

・レスばかりしていて業務が滞おる 
・整理されていない情報や文章が相手を混乱させる
・誤字脱字が増えて仕事のできない印象を与える 

といったケースも多々発生しています。 
メッセージを送る前に一呼吸おくことを意識してくださいね。

3. レスが遅くなりそうなときは「一次返信」をする

なるべく早いレスが良いのは事実ですが、タスクに追われているときや、内容を整理してから返事をしたいときもありますよね。
そんなときは、「明日までにお返事します」などの一次返信を必ずしましょう。

4.「スタンプ」などのリアクションを有効活用する

ChatworkやMessengerなどのコミュニケーションツールでは「気持ち」や「行動」を伝えるスタンプが利用できます。 

「了解」「ありがとう」などのスタンプがついていると、メッセージが届いていないのでは？という不安を相手は抱かなくてすみます。 
また、スタンプなどのリアクションは、相手に安心感を与えますし、距離感を近づけるためにも有効です。

5. メッセージに雑談をとりいれ距離感を縮める 

オフィスで会話しているときを意識してみるといいかなと思います。

「業務のこと以外連絡いれないほうがいい」と思っている人が多いのですが、ちょっとした雑談を通してお互いを知っていきながら関係性を構築した方が、お仕事もしやすくなりますよね。

雑談のネタは最近の時事ニュースやトピックなどで良いのですが、日ごろから相手のSNSなどで情報を収集しておくことをおススメします。 
「自分のことを知っていてくれる」というのは純粋に嬉しいことですよね。 
また、SNSで相手の予定の把握にもつながるので「この日●●さんは出張だから連絡は控えよう」など実業務に活かすことができます。 

6. 相手のテンションに合わせて「！」「絵文字」「スタンプ」を活用

絵文字やびっくりマークは相手のテンションに合わせて、適宜判断して使用していきましょう。 
例えば、テンション高いメッセージを自分が送っているのに、相手から妙にかしこまったビジネスライクなメッセージがきたらどう思いますか？ 

メッセージには心や気分が現れますので、できるリモートワーカーはその変化を察知して、相手のテンションに合わせた対応をしています。 

7. 「改行」「間」「ひらがな」の活用でやわらかい文章へ

ぎっしり文字のつまった文章や読みにくいだけではなく、堅苦しい印象を与えます。 
行間の入れすぎはポエムのようになるので注意が必要ですが、読み手のことを考えて全体のバランスをみて送信しましょう。 
また、ひらがなは文章にやわらかい印象を充てる効果もあるので、適宜活用すると良いでしょう。 

▼例▼ 

有難う御座います。→ありがとうございます。 

8. 箇条書きや【】などの装飾を駆使して読みやすさを重視する

まず、大前提として1メッセージ、1トピックにしましょう。

複数の話題を1つのメッセージに詰め込まず、話題ごとに区切ります。 
それでも内容量が多いメッセージを送らないといけない場合は、 
最初に要件を書いたうえで、箇条書きや装飾を活用した文章にしましょう。 

▼例▼ 
お疲れ様です。 
以下の通り、5月の定例会議を開催いたします。 

【会議概要】 

■日時：5月10日（金）14:00～15:30 
■場所：第1会議室（3F） 
■参加者：〇〇部全員 
■議題： 
・上半期の進捗状況報告 
・次期プロジェクトの方向性について
・その他連絡事項例：

9. 「自分の理解度」を伝えてから質問する

何でもかんでも質問をすると、仕事ができない印象を相手に与えてしまいます。

まずは自分で調べてみて、それでも分からないときに質問をするようにしましょう。

その際、自分の理解している範囲や考え、調べた状況を示してから質問すると「ここまでは分かってくれているんだな。じゃあ説明はここからにしよう」とコミュニケーションコストを軽減することにもつながります。

10. 曖昧な表現をできるだけ避ける

人によってとらえ方が違う内容は誤解を生むのでより具体的に書きましょう。

×　後で対応します 
「後で」っていつだろうってなりますよね？ 
↓ 
〇　本日17時までに対応します。 

不要な略語を控えると、読み手に安心感を与えます。 

×　了解しました。 
本当に分かっているのかな？と不安に… 
↓ 
〇　～の件、了解しました。

11. テキストにこだわりすぎずZoomや電話も駆使する

テキストコミュニケーションにこだわりすぎると失敗することもあります。 
必要によってZoomや電話を駆使していきましょう。 

・複雑な業務フローやシステム操作の確認 
・相手の反応をみながら伝えたいこと 
・メッセージだと角がたちそうなこと 

 ただし、テキストではない場合一つ注意があります。 
それは、言った/言わない問題に発展することです。 
認識合わせのためにも後⽇Zoomや電話で話したい内容はテキストで送ると安⼼です。

12. 相手のキャラ別コミュニケーションで信頼を築く

リモートワーカーは複数のクライアントのサポートをするケースがほとんどです。 
一人社長やスタートアップといった社員を雇うことは難しいけれど、自分一人で業務を抱えるには限界がきている小規模事業者が多いです。 

クライアントのビジネス、人柄、仕事のやり方は千差万別です。 

誰に対しても同じコミュニケーション方法をとるのではなく、相手の個性に合わせてコミュニケーションの仕方を変えていきましょう。

13. 【番外編】ここからはデータ送付時のお約束です！

機密情報にはパスワードをつける 

名簿などの機密性の高い情報のやりとりをする際は、パスワードをかけた添付ファイルでやりとりをしましょう。 
ファイルにかけたパスワードは添付ファイルのメールとは別のメールで送付しましょう。 

PDFにする 

Officeソフトバージョンの違いでレイアウトが崩れることがあるので、できるだけPDFを利用しましょう。 
請求書など編集されては困るファイルの場合もPDFを利用するのが一般的です。 

タイトルも分かりやすく 

データのタイトルも相手にとって何のデータなのか一目で分かりやすくすると良いです。 
具体的には、ファイル名に日付やタイトルなどの情報を含めることが望ましいです。 

▼例▼ 
リモニティ交流会イベント写真（2025年3月開催）.png 

2メガ以上のデータを送るときはファイル転送サービスを利用する 

メールに添付する容量は2MBがマナーと言われています。 
容量が大きいファイルについては、ファイル転送サービスを利用します。