在宅ワーカーなら知っておきたい！テキストコミュニケーションのコツ

こんにちは、リモニティコラム担当の山田です！

今回は、仕事で必須となるテキストコミュニケーションについて考えたいと思います。

皆さんは、クライアントさんとテキストでやりとりをする際に意識していることはありますか？

在宅ワークでは顔を合わせて会話する機会が少なくなる分、「テキストの印象」＝「わたしの印象」になります。

伝え方ひとつで信頼関係が深まることもあれば、逆にすれ違ってしまうこともあるのです。

だからこそ、対面の時以上に相手の状況や気持ちを想像し、丁寧に言葉を紡ぐことが重要です。

ここでは、テキストコミュニケーションの「コツ」を4つご紹介します。

対面のコミュニケーションでも大切なクッション言葉。

文字情報しかないテキストコミュニケーションでは、さらに重要なものとなります。

例えば、

×「添付の資料を見てください」

◯「お手数ですが、添付の資料を見ていただけますでしょうか。」

といったように、クッション言葉を加えることで、“指示”から“お願いになり”、印象がぐっと柔らかくなります。

テキストでは最初に結論を伝えましょう。

意識しないと、ついつい最初に余分な文章をつけ加えてしまうもの。

私の場合、依頼をお断りしなければならないときなど、都合が悪いことを伝える際に、文頭にダラダラと言い訳を書いてしまいがちです。

しかし、「ご依頼を受けることができません」という結論を最初に書き、「なぜなら・・・」と理由を後に書く方が、相手に伝わりやすくなります。

その分、誤解も少なくなります。

ビジネスでのやり取りにおいては、相手の文体やトーンに合わせることも信頼構築のひとつです。

例えば、「いつも大変お世話になっております」と丁寧な文章を送ってくる相手にはこちらも同じように丁寧に。

一方で「お疲れ様です！」と短くカジュアルなやり取りをしている相手には、ややフランクな文体で返すなど、

相手のスタイルに合わせた対応ができると、やり取りもスムーズになります。

テキストは証拠として残るものです。

早く返そうと焦るあまり、誤字や誤解を招く表現をしてしまうと、かえって時間をロスしてしまうことに。

信頼関係に傷がつく可能性もあります。

そのため、送信前には一呼吸おいて読み直すことが大切です。

誤字脱字はないか（特に相手の社名や名前）、添付資料を忘れていないか、

相手が読んで不快に感じることはないか、しっかりと確認してから送信しましょう。

この4つを意識するだけでも、テキストの印象が変わります。

在宅ワーカーは、日々の信頼の積み重ねが大切。

だからからこそ、丁寧に、わかりやすく、そして思いやりを込めてやりとりをしたいものですね。