あなたの事務系在宅ワークの仕事の幅を広げる!オンラインツールを使いこなすポイント

自分のスキルを活かした起業、副業をしよう!という機運が高まっている昨今、「そうは言っても、これといったスキルもないし、私には無理かな・・・」そんな風にあきらめていませんか?

中小企業はもちろんのこと、社内起業や副業で本業以上に稼ぐ人が増加している中で、ホームページ等のWEB関連や経理業務といった「事務や管理業務を外注したい」という、個人事業主も増えています。

つまり、経理、総務等の事務スキルも、立派な在宅ワークのスキルの一つとしてニーズある、ということです。

特に今は、受注から納品までオンラインで行われることが多いため、在宅や副業でできる在宅ワークの幅も広がっています。

そこで今回は、在宅ワークの仕事の幅を広げるオンラインツールと、押さえておきたいポイントをご紹介します!

オンラインツール、抑えておきたい3つの使用目的

在宅ワークに関連するオンラインツールの使用目的は、大きく分けて以下の3つです。

  • 集客
  • コミュニケーション
  • 顧客対応

それぞれ詳しく見ていきましょう!

1.集客のためのオンラインツール
集客のためのオンラインツール

商品やサービスを提供している事業主にとって、「集客」は最も大事な業務の一つです。

顧客と接触する入口は一つでも多い方が売上につながるため、ほとんどの場合、複数のSNSやHP、メルマガ等を運用しています。

案件として多いのは、メルマガやブログの文章を各SNSに転用して発信したり、逆にSNSの発信をメルマガやHPに転用して掲載したりというSNSを活かした集客です。

以下、スーパー秘書™でも使用頻度の高いWEB集客に関するツールをご紹介しますね。

Facebook

BtoCに向けたサービスを展開している企業は「Facebookページ」でサービスをPRしたり、広告を配信することで、Facebookユーザーと接点がもてるので効果的だと言われています。

・LINE@

もはやLINEアプリをいれていないスマートフォンユーザーはいないのでは?と言われるほど、一般的なアプリとして老若男女幅広い世代に受け入れられています。様々な便利機能を活用しLINEを使用するユーザーへ集客のアプローチができます。

・Instagram

飲食店や美容系などの「魅せる業種」で宣伝効果が高いと言われています。流行に敏感な20代から30代がターゲットの商品やサービスを展開する際に取り入れている企業が多いです。

また、WEB知識がなくても操作できるWordpressやアメブロ、メルマガ配信スタンド、無料画像作成ツールのCanva、ランディングページ制作のペライチなどのITツールも使いこなせると、お仕事の幅はぐんと広がります。

以前の記事で、無料画像作成ツールCanvaの紹介をしていますので、参考にしてみてください。

すべてのツールを使いこなしている必要はありませんが、日頃から次の3つを意識した発信を心掛けることで、あなたのオンラインスキルは格段にアップします。

  • 一つの文章をツールに合わせて様々な文字数にアレンジする
  • 内容に合わせて画像を加工、作成する
  • 読み手を行動させる(商品購入やメルマガ登録など)文章力

また、最近ではクラウドソーシングを介さず、SNSのDM(ダイレクトメッセージ)に直接仕事の依頼が入ることも多いため、在宅ワーカー側の集客(クライアント獲得)という点でも、SNSを活用しない手はありません。

2. コミュニケーションのためのオンラインツール
在宅ワーカーのコミュニケーションのためのオンラインツールとは

在宅ワークでは、仕事のやり取りやミーディングは全てオンラインで行われます。

LINEやChatWork、Slackなどのコミュニケーションツールから、Zoom、Skypeといったオンライン会議ツールなどが有名ですね。

コミュニケーションツールは使いこなすというよりは、下記を意識して「相手の時間を奪わない気配り」ができると良いでしょう

  • なにはともあれ素早いレスポンス(少なくとも24時間に一次返信は必須)
  • 質問する前に自分で調べる
  • 相手が返答しやすいように内容や要点を完結にまとめる
  • 送信する時間や納期を守る

どれも当たり前のことですが、案外できていない在宅ワーカーも多いと感じます。

3.顧客対応のためのオンラインツール
事務局などの顧客対応でよく利用されるオンラインツール

セミナーや研修等を運営する事務局などの顧客対応業務は主に、参加者への連絡、入出金管理、会場手配、スケジュール管理などの対応が求められます。

その際は、下記のようなツールを利用することが多いです。

freee(フリー)

請求書の作成や経費入力ができるクラウド会計ソフトです。会計ソフト以外にもマイナンバーの管理や人事労務の管理など「管理系」業務へにも対応できるサービスが展開されています。

・Peatix(ピーティックス)

イベント告知が無料ででき、参加者とのやりとりも可能です。イベント当日の受付管理システムもあります。

・Googleカレンダー

スケジュール管理では、Googleアカウントさえあれば利用できるGoogleカレンダーがおすすめ。リマインド機能などもあるので、大切な打ち合わせの失念も防げます。

使用するツールは依頼主によって異なるため、最初からすべてのツールを使いこなす必要はありません。

  • 使ったことのないソフトでも自分で調べ、対応する応用力
  • スピーディーで正確な入力
  • 柔軟かつ丁寧な対応

ツールを使いこなすことができるかどうか、よりも、「わからないツールでも自分で調べ、前向きに取り入れる柔軟さ」や、「新しいツールやスキルへのアンテナの有無」の方が、事務系在宅ワークの仕事の幅を広げるために重要なのです。

厳しいようですが、ツールを使いこなしていることで差をつけられる、というよりは、ツールを使いこなすことは大前提で、本質的なスキルやコミュニケーション力で評価される、というのが本質的なことだと思っています。

最後に…

事務で在宅で活躍するために、まず一歩踏み出してみよう。

今の時代、新しいツールはどんどんリリースされ、機能もアップデートされていきますので、これさえ押さえておけば万全、ということはありません。

とはいえ、今回紹介したツールはかなり多くの企業で利用されているため、まだ利用したことがないツールがあったら、試してみるところから始めてみてはいかがでしょうか?