できる在宅ワーカーは既に実践している!オンラインミーティングで失敗しないための秘訣

Skype、Zoom、LINEのビデオ電話など、オンラインで顔と顔を合わせながら打ち合わせをすることは、もはやフリーランスの在宅ワーカーにとっては日常のことになっていますね。

ただ、もしあなたが何も意識せずにオンラインミーティングをしているとしたら、それは大きな失敗(しかも、恥ずかしい)を引き起こす可能性があります。 また、単なる失敗で済めばいいのですが、時と場合によっては依頼の失注につながる可能性もあります。

今回は、SkypeやZoomを使ったオンラインミーティングで失敗しないための具体的な秘訣や明日からできる対処方法をお伝えします。

オンラインミーティングだけど部屋の片づけが終わっていない!そんなときにオススメなのは・・・

オンラインミーティング 部屋の片づけ 環境

フリーランスは自宅やカフェなど働く場所を問わないことが魅力の一つですよね。

前回は自宅やコワーキングスペース以外の働く場所として、キャンプ場やちょっと変わった施設のご紹介もさせていただきました。

ただ、そんなときに注意したいことは、SkypeやZoomなどオンラインでミーティングをしても相手にとって印象が良い環境になっているかどうかです。

オンラインミーティングで散らかっている部屋や見られたくないもの(たとえば、洗濯物や食べかけの食器など)が映ってしまい恥ずかしい思いをしたことがある…という話をよく聞きます。

たとえば、ものがデスクにたくさん置かれている状態でオンラインミーティングを実施し、 「仕事環境に煩雑な印象を受けたので、このままこの人に仕事を任せてよいのか心配になった」というクライアントからのお声をいただくというケースも。

また、自宅で仕事をしている場合、子供が突然部屋に入ってきてしまうといったアクシデントも。

もちろん、自分専用の作業部屋があるのか一番の理想ですが、なかなか思うようなスペースが取れないフリーランスも多くいます。

社内のミーティングならばお互いにラフな雰囲気で問題ない場合もありますが、対クライアントの場合は「この人にお仕事を任せたい!」と思ってもらうためにも、オンラインミーティング時の部屋の背景などの働く環境は意識したほうがよいでしょう。

そのような時にオススメしたいのがオンライン会議ツールZoomの「バーチャル背景(仮想背景)」機能です。

名前の通り仮想の背景を自分で設定できるのが魅力で、仮にZoomのアカウントをもっていない場合でも「 バーチャル背景(仮想背景) 」は設定できるので、お部屋を映したくないときに活用してみてください。

「バーチャル背景(仮想背景)」の設定はZoomのルームURLに入ると一番下に表示される「ビデオの表示/停止」をクリックし、「バーチャル背景(仮想背景)」を選ぶことだけで可能です

※Zoomの「バーチャル背景(仮想背景)」機能は、 お使いのパソコンが要件をみたしていなければ設定ができないことがあるようです。(たとえば、きれいに仮想背景が設定できない、顔の一部が仮想背景になってしまうなど) 予めご自身のパソコン状況をご確認ください。

また、デフォルトで入っている「バーチャル背景(仮想背景)」以外にも自分でお気に入りの画像をアップロードできます。

クライアントとの打ち合わせではしっかりした印象のオフィスの画像、社内の打ち合わせではバカンスの画像で遊び心を…。なんて、相手や気分にあわせて変更できるのも楽しいですね。

ちなみに、「バーチャル背景(仮想背景)」を設定するとこんな感じになります。どうでしょうか?まったく違和感ないですよね。

在宅ワーク大辞典Zoom仮想背景

話すときに相手の目を見るのは基本中の基本!オンラインミーティングではカメラ位置に注意

話すときに相手の目を見るのは基本中の基本!オンラインミーティングではカメラ位置に注意

オンラインミーティングをする際、ほとんどの人が画面をみることを集中してしまいがち。カメラに目線をもっていけている人は少数だと感じます。

相手の表情を見ることも大切ですが、自分の意見を相手に伝えたいときはカメラ目線を意識しましょう。

対面で話をするときでも、「相手の目をみる」というのは基本中の基本ですよね。 オンラインミーティングで「相手の目」をみる際は画面を見ざるをえないものの、相手からすると「目線が不思議な方向を見ている・・・」と思われてしまいます。

また、オンライン上で謝罪する際にも、画面を見ながらの謝罪はご法度です。 必ず目線をカメラに映し、相手に目が合っている感覚を持たせましょう。誠実さが伝わります。

リアクション、しっかりとっていますか?

在宅ワーク大辞典オンラインミーティングリアクション、しっかりとっていますか?

複数メンバーでのミーティングやディスカッションの場合、話している人以外は、何かしらのリアクションをしないと、ただ聞いているだけに見えてしまいがちで、印象が悪くなることもあります。 また、オンラインは対面ならではの空気感が伝わらず、不機嫌に見えてしまうこともあります。

実際、Zoomミーティングをしていた際、ずっとうつむいた感じの人がいたので「Aさんはこの意見に賛同していていないのかな」と思い本人に直接確認すると「え、全然そんなことないです!」と言われるケースも。リアクションのない対応は相手を不安にさせるのです。

・話しに納得しているなら、大きくうなずく
・OKサインを出す(大人数の場合に有効です)
・笑顔

など、相手を不安にさせないコミュニケーションの取り方を意識することはとても大事です。

早く入りすぎるのもダメ、遅刻はもっとダメ!5分前にアクセスしよう

在宅ワーク大辞典オンラインミーティング5分前アクセス

Zoomの場合、ミーティング用のルームURLを事前に共有され開始時間よりずいぶん早くルームに入ってしまう方もいます。それはご法度です。

ZoomのルームURLを個人で使っているのではなく、社内で共有しているケースもあるので、もし早くルームURLに入ってしまったら、あなたの知らない人たちが別の打ち合わせの真っ最中の可能性もあります。

対面でクライアントのオフィスを訪問する際に、30分早く受付をしますか?

基本的には5分前の受付がマナーですよね。

オンラインミーティングも同様で、接続を試したい気持ちは分かりますが、早く入るのではなく5分前にアクセスをするよう心掛けましょう

もし、接続を試したい場合はクライアントに「◯分前に入って接続テストをしてよろしいですか?」といった確認をするとよいでしょう。

最後に…

在宅ワーク大辞典 できる在宅ワーカーは既に実践している!オンラインミーティングで失敗しないための秘訣

老若男女、誰しもがスマートフォンやタブレットを持ち運びビデオ電話ができる時代になってきたからこそ、オンラインミーティングの作法を理解したフリーランスになりましょう。

気持ちの良いコミュニケーションがとれるフリーランスになって、自宅で働きながら安定的な報酬につなげていきましょう。