2024年4月18日
2018年8月9日
事業が軌道にのってきた事業主や経営者の方は皆一様に「庶務業務に追われている。誰かサポートして欲しい…。」とSOSを発信されているように思います。
そんな忙しい事業主や経営者を支える救世主として、オンライン秘書が昨今注目されています。
ここでは、オンライン秘書とはどんなものがあるのかをご紹介していきます。
事業主や中小企業の経営者が抱える3つの悩み
いつの時代も事業主や経営者の悩みは、この3つにつきるように思います。
「時間」がない
利益を生み出す「本業」や「重要だが緊急ではないこと」に集中したいのに、目の前の雑務や庶務といった業務に追われている。
「予算」がない
新しい事業、ずっとやりたいと考えていることが沢山あるのにも関わらず、人を直接雇用できないためそのままになってしまっている。
「人」がいない、もしくは定着しない
提案書の作成やデータ分析、コピーライティングやウェブ周りの作業など今の従業員では対応できない仕事があるが、どこに発注したらいいのかがわからない。
また、従業員を採用してもなかなか定着せず、採用や育成に疲れてしまった。
人材ビジネス市場の変化
さて、上述した悩みは従業員を「雇用」したら解決するのでしょうか？
ここ数年で、「テレワーク」や「副業解禁」などの働き方が多様化し、人材ビジネス市場はめまぐるしい変化を遂げています。
「事業を拡大させたい」「人に手伝ってほしい」と思ったときは、このような人材ビジネス市場の流れも押さえておく必要があります。
「テレワーク」の普及
パソコン1台とインターネット環境があれば、時間や場所を選ばず仕事ができる「テレワーク」が普及しています。その背景には、育児・介護・治療などによる離職者が、自宅にいながら仕事ができるというメリットから「テレワーク」の働き方を選ぶケースが増えていることが挙げられます。
働き方の多様化
「副業解禁」する企業がでてきたり、「テレワーク」の普及により、雇用関係がある「正社員」「パート」「派遣社員」以外で、働き方の選択肢が増えました。中でも特定の企業に帰属せず、自ら案件ごとに契約を取り交わす「フリーランス」という働き方が注目されています。
中小企業の正社員採用の難局化
皆さんは「人手不足倒産」という言葉を知っていますか？
働き方が多様化し、「雇用」以外の選択肢を選ぶ人が増えてきた結果、労働者の奪い合いがより一層激しくなっています。その結果、必要な人材を確保できず倒産を余儀なくされる中小企業が増え、人手不足が原因の倒産件数は4年前の2.9倍に増加しています。
参照元：東洋経済ONLINE 中小企業の「人手不足倒産」が広がりつつある
業務をアウトソーシングする事業主・経営者が増加
そんな中、事業主や経営者の業務をサポートするサービスとして注目されつつあるのが、「クラウドソーシング」「オンライン秘書」です。
両者の違いを正しく知って、賢く使い分けることが、「3つの悩み」を解決する近道かもしれません。
クラウドソーシング
クラウドワークスやランサーズといった「クラウドソーシング」は、仕事を依頼したい企業とその仕事を受けたい個人をオンライン上でマッチングするサービスです。
依頼できる仕事内容やコストも幅広く、特にロゴやWEB制作といったクリエイティブな業務にも対応しているので、専門業務に対応できる従業員がいない企業や個人事業主の需要が高いと考えます。
またあくまで企業と個人間のやりとりなので、仕事を依頼したい企業は、依頼する個人の選定・コスト調整・契約締結・納期管理などを行う必要があります。
オンライン秘書
スーパー秘書のようなオンライン秘書は、仕事を依頼したい企業と仕事を受ける個人（以下、オンラインアシスタント）の間に、両者のニーズをマッチングさせる仲介機関として存在します。
実際の業務では、企業とオンラインアシスタントでコミュニケーションをとっていただきますが、オンライン秘書のクライアント担当窓口が企業側の依頼内容に合うオンライン秘書の選定やコストの調整などを行いますので、企業はクライアント担当窓口に依頼をして成果物を確認するだけでOKです。
上記より、オンライン秘書は、庶務的な手間を回避して、本業に注力したい方に適したサービスだと言えます。
では、スーパー秘書のようなオンライン秘書とはいったいどんなサービスなのでしょうか？
「クラウドソーシングと何が違うの？」というご質問もよく受けますので、オンライン秘書の仕組みや魅力を、スーパー秘書を事例にご紹介します。
オンライン秘書の仕組み
オンライン秘書とは領収書の整理や入力作業から、専門的な知識やスキルの必要とする広告デザインやWEBサイトの作成まで、様々な業務を代行する外注サービスです。
仕組みから分かる「クラウドソーシング」との違い
クライアントとオンラインスタッフの間に、サービスの「クライアント担当窓口」がいます。
このクライアント担当窓口に依頼をすることで、業務に発生するコストや稼働を算出し、適切なオンラインアシスタントを選定、業務の引き継ぎ、成果物の質の担保などを行います。
依頼をするだけで、あとの細かい調整はすべてクライアント担当窓口が行ってくれる点が「クラウドソーシング」との一番の違いであると言えますね。
また、クライアント担当窓口がオンラインアシスタントのフォローや案件の管理を行いますので、例えば事務局業務や毎週発行するSNSへの記事投稿業務などの継続的な業務にも強いのが特徴です。
コミュニケーションの取り方
「クライアント担当窓口の人とだけのやりとりで希望の成果物はできるの？」とよく聞かれます。
実際に業務がスタートしたら、クライアントとオンラインアシスタントは直接メールや電話、その他SNSツールを使ってオンラインでのやりとりをしていただけます。
オンラインアシスタントとコミュニケーションを丁寧にとりながら成果物を完成させていくので、外部にアウトソーシングするのが初めての方でも安心してご依頼いただけます。
契約形態
各サービスにもよりますが、クライアントとオンライン秘書が「業務委託契約」を結ぶのが一般的です。
オンライン秘書の魅力
続いて、オンライン秘書の魅力についても詳しく説明します。
コストを圧倒的に抑えることができる
報酬は「時間固定」ではなく、「成果物に対しての設定」もしくは「稼働した分」だけの請求となります。
例として、毎日の対応が必要な「事務局業務」を依頼した際のコストを比べてみましょう。
事務局業務は、「顧客から質問が来たとき」や「セミナーの開始前日・開始後日」に稼働するケースが多く、1日長時間の稼働を拘束するより、その都度の対応が求められる業務になります。
正社員やパートを雇用すると勤務した拘束時間で給与が発生しますが、オンライン秘書は必要なときに必要な稼働分の報酬しか発生しないのでコストを抑えることができるのです。
採用・育成の悩みから解放
「せっかく育ったスタッフがいきなり辞めてしまった」
「スタッフのマネージメントや評価が苦手」
スモールビジネス経営者の方で「人（従業員）にまつわる問題」が一番苦手だという声はよく聞かれます。
オンライン秘書は前任のオンライン秘書が辞めても、社内で後任を探し引継ぎを行いますので、採用や育成の悩みから解消されるのです。
幅広い業務に対応
従業員を1名雇ってもその人のできることは限られていますが、オンライン秘書は各業務に精通したオンラインアシスタントがチームで構成されているので、幅広い業務に対応できます。
「WEBもライティングも経理も全部お願いしたい！」という要望も、それぞれの担当者を選定するオンライン秘書なら叶えることができるのです。
オンライン秘書に依頼できる業務
オンライン秘書に依頼できる業務は多岐にわたりますが、中でも、スーパー秘書で代表的なものをいくつかピックアップしてご紹介します。
各オンライン秘書にはそれぞれ特色があるので、「どんな業務に強いのか？」を運営会社に確認すると良いでしょう。
オンライン秘書で代表的な業務-事務系-
ライティング関連業務
SNSで企業の情報を発信することが当たり前になっている現在、メールマガジン、ブログ、Facebookの記事の作成から投稿に関わる業務の依頼はとても多いです。
過去の投稿記事やご自身の著書から記事を作成する「リライト」が主ですが、ご担当者に都度お電話やZoomで記事へ落とし込みたい内容をヒアリングさせていただき、ゼロから記事を作成するケースもあります。
事務局関連業務
セミナーの開催やコミュニティを運営する際には、「事務局」が必須となってきます。「事務局」では毎日コンスタントにメールをチェックし、顧客からの問い合わせに対応し、リマインドメールや御礼メールなどの細やかな対応を行います。
必要に応じては、入金確認や請求書の発行など、お金周りの対応をすることもあります。
データ入力業務
回収したアンケートの入力や名刺の入力といったデータ入力業務は、根強く依頼の絶えない業務です。特に名刺入力に関しては、名簿としてメールマガジン配信リストに運用できるので、ライティング業務とセットでご依頼いただくことも多いです。
オンライン秘書で代表的な業務-クリエイティブ系-
動画関連業務
セミナー時の様子を記録した動画の編集や、会社紹介用の動画制作などの業務にも対応できます。
動画に使用する写真や元動画などの必要素材やテロップとしていれる文章などをいただき、制作していくイメージです。
昨今、マーケティングの手段として動画のニーズが高まっていることもあり、スーパー秘書でも、様々な動画制作業務に対応できる体制をとっています。
WEB関連業務
HPの作成、LPの作成、バナー制作などがあげられます。尚、オンライン秘書はあくまで事務代行サービスなので、クライアントから使用するソフト・画像・文言などの詳細を事細かく教えていただき、作業として制作していく点でWEB制作会社とは立ち位置が異なります。
デザイン関連業務
チラシや名刺などの作成やFacebook広告の画像の作成など、AdobePhotoshopやIllustratorなどを使用するデザイン関連の業務もご依頼いただけます。
デザイン関連業務は、イメージを参考資料やデッサンなどでいただき、それを成果物にしていくようになります。
一般事務的な業務からクリエイティブな業務まで幅広く対応できるのがオンライン秘書の魅力です。
それは、一人のスキルに頼ることなく、チームで対応するからこそなせる業だと言えます。
スーパー秘書への問い合わせとサービスの紹介
スモールビジネス経営者が直面する時間、予算、人材の問題は、オンライン秘書を利用することで大幅に改善される可能性があります。
特に「クラウドソーシング」と「オンライン秘書」は、これらの悩みに対する有効な解決策を提供します。
クラウドソーシングは広範な業務と個人をマッチングし、オンライン秘書はより管理された形で、企業とフリーランスの間のコーディネートを行います。
これらのサービスを活用することで、コストの削減、人材管理の負担軽減、さまざまな専門業務への対応が可能になります。
事業の発展と効率化のために、これらのアウトソーシングの利用を検討することが、事業主にとって有益な戦略と言えるでしょう。
アウトソーシングはスーパー秘書へお任せください！
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