オンライン事務代行サービス活用ノウハウ

「オンライン事務代行サービス」の賢い利用方法

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「オンライ事務代行サービス」は一般的には「業務委託」ですので、できるだけ業務を委託できるかたちに切り出し、フローに落とし込み、詳細にご依頼いただくことが重要となってきます。
では、業務を委託する上で皆さんに知っておいていただきたいことをご紹介します。

「業務委託」に適した業務/適さない業務

1、「業務委託」に適した業務

一般的に業務委託に適した業務としては、「正社員に任せるまでもない定型的なルーティンワーク」「専門性が要求される業務」といったものがあげられます。「オンライン事務代行サービス」では特に前者が適しています。
尚、「オンライン事務代行サービス」でも自社で対応者がいないような専門性の高い業務(動画、WEB、デザインなど)にも対応していますが、コンサルティングサービスとは異なるため成果物は一般事務レベルとなります。

2、「業務委託」に適さない業務

一方、適していない業務としては、「会社の機密や重要なノウハウに関連する業務」「現場にいないと処理できない業務」「タイムリーな対応(緊急度高)を求める業務」です。

まとめると、以下の4つに該当するものから依頼をしていくと良いかと思います。
①超専門的なスキルがなくても対応できる
②業務がルーチン化され、かつ定型的に発生する
③業務のフロー自体が確立されている
④タイムリーな対応を求めるものではない

オンライン事務スタッフの働き方

「オンライン事務代行サービス」を賢く利用するには、オンライン事務スタッフの働き方や基本スキルをご理解いただくことが、とても大切だと考えています。

1、オンライン事務スタッフは常駐しているわけではない

オンライン事務スタッフは、様々な事情でフルタイムではなく在宅での働き方を選択しています。よって即時対応ができないことも多いですが、必要な時に必要な分だけの稼働で済むというメリットがあります。

2、自社の従業員とは違い、会社について深い知識を持ち合わせていない

オフィスで顔を合わせる自社の従業員とは違い、案件ごとにいただく断片的な情報で業務を遂行しています。よって、成果物を出すまでに想像より時間を要したり、沢山質問をさせていただくケースもでてきます。ただし、業務やビジネスにおける一定のスキルをもつ人材を厳選して採用していますので、長くパートナーシップを築くなかで、まるで右腕のような働きぶりを発揮してくれるという声も多くいただいています。

3、判断における権限をもちあわせていない

あくまで「業務委託」かつ事務をサポートする「秘書」という立ち位置ですので、コンサルティング的要素が含むご依頼には対応しておらず、すべての最終的な判断はクライアントにあると考えます。
また、依頼する内容についても、機密性が特に高いものはできるだけ避け、リスクの回避を意識することも重要です。

「オンライン事務代行サービス」を利用する際は、どの業務を切り出して依頼できるかを社内のメンバーで吟味するといいと思います。
しかし、初めて「オンライン事務代行サービス」を利用するときは、その切り出しが苦手だったりしますよね。
スーパー秘書™では、クライアント担当窓口が業務の切り出しからお手伝いをさせていただきます。
「これは依頼できるのかな?」がでてきたらまずはお気軽にご相談ください。

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