オンライン事務代行サービス活用ノウハウ

「オンライン事務代行サービス」とは

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では、スーパ―秘書™のような「オンライン事務代行サービス」とはいったいどんなサービスなのでしょうか?
「『クラウドソーシング』と何が違うの?」というご質問もよく受けますので、まだまだ謎が多い「オンライン事務代行サービス」の仕組みや魅力を、スーパ―秘書™を事例にご紹介します。

「オンライン事務代行サービス」の仕組み

「オンライン事務代行サービス」は仕事を依頼したい企業(以下、クライアント)と、在宅ワーカーの集団であるオンライン事務スタッフをつなぐ仲介機関です。

1、仕組みから分かる「クラウドソーシング」との違い

クライアントとオンライン事務スタッフの間にサービスの「クライアント担当窓口」がいます。このクライアント担当窓口に依頼をすることで、業務に発生するコストや稼働を算出し、適切なオンライン事務スタッフを選定、業務の引き継ぎ、成果物の質の担保などを行います。
依頼をするだけで、あとの細かい調整はすべてクライアント担当窓口が行ってくれる点が「クラウドソーシング」との一番の違いであると言えますね。
また、クライアント担当窓口がオンライン事務スタッフのフォローや案件の管理を行いますので、例えば事務局業務や毎週発行するSNSライティング業務などの継続的な事務業務にも強いのが特徴です。

2、コミュニケーションの取り方

「クライアント担当窓口の人とだけのやりとりで希望の成果物はできるの?」とよく聞かれます。実際に業務がスタートしたら、クライアントとオンライン事務スタッフは直接メールや電話、その他SNSツールを使ってオンラインでのやりとりをしていただけます。
オンライン事務スタッフとコミュニケーションを丁寧にとりながら成果物を完成させていくので、外部に委託するのが初めての方でも安心してご依頼いただけます。

3、契約形態

各サービスにもよりますが、クライアントと「オンライン事務代行サービス」が「業務委託契約」を結ぶのが一般的です。

「オンライン事務代行サービス」の魅力

続いて、「オンライン事務代行サービス」の魅力についても詳しく説明します。

1、コストを圧倒的に抑えることができる

報酬は「時間固定」ではなく、「成果物に対しての設定」もしくは「稼働した分」だけの請求となります。
例として、毎日の対応が必要な「事務局業務」を依頼した際のコストを比べてみましょう。
事務局業務は、「顧客から質問が来たとき」や「セミナーの開始前日・開始後日」に稼働するケースが多く、1日長時間の稼働を拘束するより、その都度の対応が求められる業務になります。
正社員やパートを雇用すると勤務した拘束時間で給与が発生しますが、「オンライン事務代行サービス」は必要なときに必要な稼働分の報酬しか発生しないのでコストを抑えることができるのです。

2、採用・育成の悩みから解放

「せっかく育ったスタッフがいきなり辞めてしまった」
「スタッフのマネージメントや評価が苦手」
事業主や経営者の方で「人(従業員)にまつわる問題」が一番苦手だという声はよく聞かれます。
「オンライン事務代行サービス」は前任のオンライン事務スタッフが辞めても、社内で後任を探し引継ぎを行いますので、採用や育成の悩みから解消されるのです。

3、幅広い事務業務に対応

従業員を1名雇ってもその人のできることは限られていますが、「オンライ事務代行サービス」は各業務に精通したオンライン事務スタッフがチームで構成されているので、幅広い事務業務に対応できます。
「WEBもライティングも経理も全部お願いしたい!」という要望も、それぞれの担当者を選定する「オンライン事務代行サービス」なら叶えることができるのです。

 

次回はどんな業務を依頼できるのか、ご説明します。

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